加强财务档案管理

【摘 要】企业会计档案是记录和反映企业经济活动的重要史料,是企业档案全宗中的重要组成部分.对会计档案的重视程度如何,也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法.会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面,具有十分重要的利用价值.随着理论和技术的进步,全面加强财务档案管理工作,有效提升了财务档案管理工作的信息化和规范化水平已显得尤为重要.本文对企业会计档案管理的探讨,意在促使企业会计档案更好地为企业的改革发展提供服务.

【关 键 词】会计；财务档案；管理

会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案之一.它在为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥着积极的作用.会计档案是在会计活动中形成的、反映经济业务的历史记录,是反映各单位的经济活动的原始凭证和依据.会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计专业材料.随着社会主义市场经济的发展和档案管理工作的加强,会计档案管理工作正在逐步走向规范化、标准化.

一、财务档案管理方存在各方面的问题

随着社会的发展和科技的进步,档案管理越来越得到各部门的重视,而财务档案管理方面却相对较差,存在各方面的问题,现归纳以下几点：

1.财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实,承上启下的一项重要工作,但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下,对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想.档案资料的收集、整理往往被忽视,以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走.

2.财务档案没有专人负责

除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外,大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识,对于财务档案的管理责任不明晰,该归档案部门管理还是财务部门管理不明确,出现了乱堆乱放的现象.归财务部门存放的,年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的,分类不明确,没有按会计流程编号,查找费时费力.

3.会计档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表,还应包括纳税申报表及税务的其他材料,各种票据的领用使用登记簿,财务人员移交清单及交接登记簿,会计电算化磁盘拷贝及光盘,各种经济合同、资产评估报告,借款合同及抵押合同,验资报告、审计报告及各种内部审计报告等.而大部分单位只将凭证账表等归档,对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理,以致多年后查无实据.

4.档案室的设施不完善

有的企业没有设专门的档案室,有的企业将财务档案与其他档案混放同柜,还有一些企业档案室条件差,以致有些档案潮湿、污损,也没有配备一些专用设备,国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远.

5.管理制度不健全

多数财务档案管理部门没有系统的规章制度,日常工作无章可循,基本上凭经验办事,可随便借阅,有些档案保管期限不明确.会计档案销毁也不及时,到期该销毁的不销毁,销毁过程有的也不规范.

二、做好会计档案管理工作的几点建议

1.强化档案管理意识

要提高财务档案管理水平,首先应从意识上着手,必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性,让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响,提高档案意识,能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上.

从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识,明白财务档案不仅是对企业提供信息保障,还是对财务工作的监督检查.不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证,也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库.

2.财务档案管理由专人负责

对于一些小型企业可由一名财务人员专或财务档案的管理工作,但出纳人员不得兼任此项工作.由财务人员做这项工作,能很好的把握财务档案工作中的细节,能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册,不易造成编号混乱,利于查找.如企业档案不是很多,也可由财务人员将财务档案整理归档后,统一交由档案室分别归柜存放.

负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外,还应学习档案管理知识,参加上一些档案部门组织的业务培训,这样才能不断提高自身水平,将财务档案管理工作做得更好.

3.做好财务档案的分类,提高现代化管理水平

财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势.科学划分财务档案手续,充分利用档案管理信息系统,按照档案分类标准,将档案划分为会计凭证、会计帐簿、财务报告、预决算管理、票据管理、资产管理、重要合同、其他财务会计资料等八大类,对整理好的所有档案资料进行分类录入.

只有在档案细分类的基础上,我们才能逐步建立财务档案数据库,并探索积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划,探索利用统一的网络平台整合档案信息资源,最大限度实现信息资源共享的有效途径,实现财务档案数据化,网络化.

4.加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入,配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备,原则上应有专门的财务档案室,如企业规模小可统一归入一个档案室,档案室应由专人管理,外人不得入内,档案室内应通风好,保持干燥整洁,这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础,为提高财务档案管理水平的提高提供保障.

5.完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规,依法加强财务档案管理工作,首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度,将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来,制定财务档案管理的工作目标,建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度,规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节,使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循.研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,并制定电子档案管理办法.

总之,加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作,高度重视、积极行动,从基础工作做起,切实提高财务管理工作水平,加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益.