如何做好财务档案管理工作

【摘 要】本文分析了单位财务档案管理工作的现状及存在的问题,提出做好财务档案管理工作的建议：强化财务档案管理意识；完善财务档案管理制度；定期培训,提升财务档案管理人员素质；创新财务档案管理方式.

【关 键 词】财务档案；管理；建议

财务档案,是指机关、企业单位、事业单位等在经济活动进行过程中,对于财务活动的真实反映和原始记录.是各个单位对于自身的经济业务过程的第一手重要资料和研究依据.也是单位发展的重要借鉴资源之一.而在这个健康发展的过程中,财务档案作为一个单位经营等各项经济活动的直接记述,对于其的管理、审计和应用也逐渐为各单位档案工作者们所重视.对于财务档案的管理,由于其是单位档案管理和经济活动的交叉工作.也逐渐成为了财务工作的一个重点难点.

一、现阶段财务档案管理工作的基本状况

随着经济社会和信息技术的发展,档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来,各个社会机构也对档案的管理更加重视.诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度.而在传统保存和管理的基础上,信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献.但是在实际情况中,财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作.除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外,大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的.这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时,对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费.

二、财务档案管理工作中普遍存在的问题

1.财务档案的保管分工职责不明确

据实践中的情况观察,有相当一部分的单位存在对于本单位财务档案的工作管理责任分配不明确的现象.就像上文曾经提到过的,财务档案管理是一种同时需要财务部门和档案部门协作的交叉性合作性工作,由于对其没有充分的重视,导致各个相关部门和人员对此互相推诿,档案乱堆乱放,甚至被卖作废纸或者直接丢弃,遑论利用.

2、财务档案的整理方式不成熟

对于经济工作中所使用的凭证、报表、账本等实物资料,通过财务部门流水作业的程序是很成熟的.但是在事后的整理归档工作中,这些有用的实物资料没有按照一定规律归类保存,导致了存放不当,对使用者造成了极大的不便.

3.财务档案的管理体制不完善

实践中可以得知,很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类,存放,利用制度和规章.有些单位觉得这些文件已经使用,不再具有利用价值.而且对档案学的最基本知识都毫不了解,凭直觉办事,使得很多常规的工作都有着很大的内耗.投入大,效率低.

4、从事财务档案管理的人员不专业

实际操作中,很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了.这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识.

三、对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见

首先,从单位领导到具体档案工作的操作人员,应该从财务档案保管意识上着手改变,来对财务档案管理工作的水平进行提高.财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用,重视单位财务档案管理的积极作用.进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识.由上而下对于档案意识有着较大提高,能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去.其次,财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时展潮流.认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用,而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用.把财务档案作为单位财务工作发展的晴雨表,通过对财务档案的审核和鉴定,来发挥档案部门的调查监督、情报获取和参谋的功能.

对财务档案管理工作的加强,首先应该遵守国家颁布的《会计法》和《档案法》等法律法规.依法建立财务档案管理工作的制度.而且要在整个单位的整体工作规划中纳入财务档案管理规划,指定具体工作目标.《财务档案保管制度》、《财务档案归档制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度应加以完善.以规范日常财务档案管理工作中的收集、整理、移交、归档、保管和利用等环节.

一个合格的财务档案管理工作者,应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格.只有具有这两方面的专业知识,才能真正做好财务和档案两方面的工作,才能了解工作重心,使财务档案的真正意义得到充分地挖掘.此外,财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升.定期参加技能培训.紧跟技术发展步伐.以对财务档案管理工作的日新月异有所适应.

新世纪以来,我国的经济、文化建设高速发展.在知识爆炸和财富大量创造的前景下,随着对于文化和战略的逐步重视,财务档案管理工作也必须适应社会对于其的严苛要求.这就需要财务档案管理方式的不断创新.首先,在技术层面上,跟从信息技术的发展,财务档案管理工作脱离传统的手动整理、录入和检索方式已经是势在必行.而顺应网络化和信息化潮流,对于财务信息管理工作的工作效率,透明程度和利用的简便性将是一个巨大进步.使档案真正能够走出保存架,发挥其对于文化建设和战略制定的重要作用.

另外,在管理理念上,应该积极学习西方一些成熟的财务档案管理制度.管理学在现代企业的发展中起到的积极作用是极其巨大的.配套于先进的生产力,先进的管理理念可以成倍地提高单位的工作效率.在财务档案管理工作中,对于先进经验的汲取也必不可少.如著名的美国的文件中心理论等管理方式,以使整个财务档案管理进程能够锦上添花.

四、财务档案管理工作的规划走向

随着信息技术的极大普及和人民对于政治生活关心程度的加强,社会信息也会变得更加公开透明.所以,单位的财务档案管理信息除了在单位内部公开和利用以外,也应针对社会开放,以接受社会查询和监督.一方面是社会制度的进步,一方面也是档案工作和财务工作的进步.在这种潮流的引领下,财务档案管理工作的制度化、信息化和公开化也必将走向一个新的高度.成为社会文明程度的一个指标.

总而言之,作为一个高度系统化的工作,现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善.随着市场经济改革的进一步深化,其中的隐性问题也将逐渐浮出水面.财务档案管理制度的加强,不仅对于单位档案的完善有着重要作用,对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障.做好财务档案的研究和分析工作,大到对单位发展大方向,大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督,都有着 不可忽略的重要作用.

【参考文献】

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