本站原创摘 要财务档案是档案的重要组成部分,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.本文通过对财务档案管理现状的分析,提出合理化建议,意在促使财务档案更好的为改革发展提供服务.
关 键 词财务档案管理对策
中图分类号：F232文献标识码：A
一、目前财务档案管理存在的问题
传统的财务档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财务部门在经济活动中直接形成的并按统一规律保存起来的备查的会计凭证、会计账簿、会计报表等财务核算材料.财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,是各单位的重要档案之一.
1、财务档案管理人员整体素质偏低.一是学历方面,具有大专以上学历的为少数.档案人员学历低,也在一定程度上制约着队伍的发展.另外,取得会计专业技术资格的人数少之又少.二就业务方面来说,对于财务档案管理人员,严格的讲,不仅要具备财务人员从业资格,还要具备档案人员从业资格.有些单位没有配备专职的财务档案人员,只是由会计人员,他们对于档案知识缺乏,没有受过正规培新,墨守陈规,不懂业务,更就谈不上科学管理财务档案了.但是随着我国经济飞速发展,档案数量也逐年增加.所以,配备专人管理财务档案,并且提高档案管理队伍素质尤其显得至关重要了.
2、财务档案管理及销毁不规范.有些单位在财务档案管理过程中,不能按照相关的规定对财务档案进行销毁.比如,一些单位在档案库房用房紧张时会提前销毁一部分实际上没有超过保管期限的财务档案.有的单位在财务档案到期后,并没有履行必须的手续,在没有经过财务人员签字的情况下就擅自销毁.另外,一些单位一直保存着到期该销毁的财务档案,不能保证及时销毁.这样的做法不仅占用了大量的档案库房,而且为日后的档案保管、调整、查找利用等工作增加了难度,究其原因,是由于财务档案数量大,进行鉴定需要花费比较大的人力物力,而且鉴定销毁也缺乏可操作性规定,有些领导怕担责任,造成没人敢销的局面.
3、财务档案开发利用不充分,档案编研水平有待提高.当前,由于档案队伍整体素质偏低,也造成了财务档案编研成果少的现象.普遍认为财务档案仅仅需要收集整理归档,服务意识差,只是单纯的为了保管而保管.而对于档案的开发利用来说,它是档案价值集中体现,其成果可谓微乎其微.由于编研产品少,档案开发利用不充分,直接影响人们对财务档案重要性的认识,档案的价值也不能充分体现出来,从长远来看,也不利于财务档案的有效管理.
4、档案信息化程度不高.目前很多单位初期的财务档案信息化也主要是工作中配备了一定的计算机,将传统的、手工管理过程中产生的以及机打的档案目录信息输入计算机以便查找检索,提高了单位的调卷效率.但是对于数字化扫描、提供全面检索等信息化工作,仍存在着投入人力、财力、物力不足的现象,必须全方位的加大信息化程度.针对以上问题,我们要相应的采取合理的措施,不断完善现行的财务档案管理方法.
二、如何加强财务档案管理
1、提高档案管理人员的素质.其次,当今社会正处在知识、信息大爆炸的时代,这就给我们提出了新的要求,我们要熟悉掌握计算机、网络技术、信息检索和现公自动化设备的使用技术.在思想上,档案管理者要改变传统的固步自封的思想,不断的更新观念,并树立终身学习的思想,不断掌握新知识、新技术.
2、做好财务档案的编研究工作,加大开发力度.财务档案是档案重要的组成部分,也是财务档案工作人员首先要根据市场经济的需要,大力开发和利用本单位财务档案信息资源,为单位的经济增长方式的根本转变服务.首先要转变思想.我们要全面树立起财务档案工作为单位经济发展服务的观念,变被动变主动,实现服务范围、对象逐步向经济、技术方面转变.比如：通过对近年来本所财务档案资源进行的对比,特别是对收入来源、固定资产增减变动以及成本费用情况进行对比分析,可以一目了然地为领导改革方案的实施提供了详实有力地依据,同时增加了财务档案资源的透明度,提高了广大群众的工作积极性.
3、建立和完善财务档案信息管理系统.随着计算机及互联网在档案管理领域的应用日益广泛,建立完善的财务档案信息管理系统也是现代信息管理系统、提高经济主体档案管理和档案服务水平的必然选择.传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变.建立完善的财务档案信息系统,可降低重复性劳动,保证档案信息的完整性.另外,在财务档案利用方面,也可以采取多种途径实行光盘远程检索服务、联机公共目录查询,通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询,不断拓宽财务档案信息可充分利用空间.
4、不断健全、完善档案鉴定销毁制度.财务档案的鉴定销毁是财务档案管理中重要的一环,我们要遵照《财务档案管理办法》规定,制定符合自己实际情况的鉴定销毁制度,由档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并在销毁清册上签署责任人名称等内容,真正做到档案鉴定销毁工作有法可依、有法必依,不断规范销毁程序.
总之,各级部门及单位应高度重视财务档案的管理工作,为更好地做好财务档案管理工作,应加大投资力度,明确专人管理,建立健全各项规章制度,同时加强档案信息化建设,逐渐实现财务档案的规范化管理.
（作者单位：河北联合大学）