本站原创【摘 要】财务档案管理是学校财务管理工作的重要组成部分.一个高校的财务管理水平常常可以从财务档案中反映出来.实现财务档案管理的科学化、现代化,是摆在高校财务档案管理人员面前的一项重要任务.
【关 键 词】高校；会计档案；档案管理
科学规范的会计档案管理有利于促进高校整体资金的运筹发挥最大效益.目前高校普遍存在对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄.高校财务档案借阅制度不完善,不规范,管理环节分散等问题,因此,加强高校会计档案的规范化和科学化管理,对现阶段高校的改革和发展具有极其重要的现实意义.
一、高校的财务会计档案管理的内容
《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括：①每年一次的数据库备份,②财务软件升级前的数据库备份,③打印输出的经过盖章签字的会计资料,④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本,⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件,⑥其他应该存档的有关资料或数据.
二、提高学校的财务档案管理
1.增强财务档案管理意识,建立高校财务档案领导体制
财务档案首先要得到学校领导的高度重视,把财务档案工作列入学校工作的议事日程,深入组织学习好《档案法》.校领导、财务负责人带头学习,通过学习与广泛宣传,使教职工增强财务档案意识,使教职工做贯彻落实《档案法》的先锋,形成每个人都重视财务档案,支持财务档案并自觉地维护学校财务档案工作的氛围.并结合学校实际情况,建立可行的档案工作与高校整体发展相适应的财务档案管理体系.
2.强化业务,提高能力
加强财务档案管理者自身业务素质,一方面积极参加财务档案业务培训,认真学习财务档案专业知识理论,另一方面选拔热爱档案事业、默默奉献财务档案管理工作的人担任学校专职档案管理员.
3.加强财务档案综合服务功能
高校财务部门应改变传统的档案管理观念,严格的做好档案开发利用工作,力争全面系统完善财务档案工作职能范围,这样才能为领导决策服务服务.目前档案存在着大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被搁置,相当一文不值的废纸,造成档案浪费；领导不能及时全面地了解学校财务运行情况,不能有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来,因此,健全档案的各种检索工具,汇编各种有利用价值的财务资料,使财务档案管理方法科学、管理机构高效、档案工作标准,不断增强档案部门的综合服务功能,让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务.
4.加强档案馆的安全与保密工作是财务档案管理的重中之重
要做还财务档案的保密工作应建立健全档案管理规章制度.规章制度中应把档案保密工作列入管理参与者的行为准则.促使人人都重视档案保密工作,在工作中坚持照章办事.再者,提高档案人员的安全防范意识,对财务凭证利用者和查阅人,谨防偷撕或涂改,还要杜绝火灾隐患.增加必备手提式灭火栓,并定期检查更换以确保长期有效利用.定期检查电气设备线路安全使用情况,对有安全隐患的做到及时维修,确保电器设备安全运转.还要注意档案的科学储藏保护,做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作.
5.做好财务档案的信息化建设
随着经济社会的不断发展,高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分,运用先进的管理知识和现代化技术设备,提高财务档案管理水平,财务档案信息网络化是实现档案信息利用效益最大化最佳途径.通过构建网上档案服务平台,把已有的档案目录数字化,建成目录查询系统为更多的用户提供服务.利用校园网络管理系统,实现档案的索引、统计、编集、检索,替代传统的手工抄写劳动,把部分纸质财务档案转化为数字档案信息,建成各类财务档案数据库和多媒体数据库.实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询.
尽管高校财务档案管理在建设上取得了一定的成就,但由于受到诸多客观性因素的影响,目前高校财务档案管理建设还存在诸多有待研究解决的问题,应抓紧对高校财务档案管理建设的全面探析.才能确保档案的质量,使学校档案工作保质保量限期完成.