本站原创电子环境下,计算机是财务档案的重要工具,必须利用专业的软件和系统来保证管理的质量.电算化环境下财务档案需要重视的问题,主要有以下几个方面：
1.针对外部的管理问题.首先,在管理中因为计算机的网络化,应提高其传输与操作安全性,一方面应提高口令的安全性,不仅仅要设置开机也应对某些访问权限进行口令和安全的设置,以保证电子财务档案被访问时的安全.同时应建立多级权限制度,即在档案读、写权上设置多级权限,不同的工作人员对档案的访问与读写都有其特定的权限,不能越权对档案进行访问与改写等.还应建立电子表格对归档档案进行统计,进行系统化管理,方便外部对数据库访问并查询相关信息.其次,对电算化系统的安全性进行强化.网络的安全是保证数据传输的重要基础,电算化中财务档案已经与网络相结合,所以必须提高其数据的安全性.另外,还需借助计算机安全技术,如防火墙,隔离电子计算机系统与外部访问区,使电子档案系统相对独立.限制外部非法访问对电子档案的干扰.也需要对数据进行加密或者限制访问权限,对网络安全进行强化,以防止意外数据故障、恶意破坏对数据的影响,导致数据丢失或者错误.最后,是对病毒的控制措施.在计算机系统中病毒是影响计算机安全的重要形式.所以在电算化环境中为了保证计算机系统的安全与数据安全必须及时对杀毒软件病毒库进行升级,才能更好地进行全面防护.
2.内部管理的问题.第一,应强化归档制度.管理人员应充分地学习电算化的管理知识,使之明确管理特征.强化计算机会计档案的保管作用.对各种文件的归档应健全制度,明确各种档案与数据的归档要求,以及标准文件,让各种数据与文件归档都按照规范与标准执行,从而保证档案管理的规范性.同时相关部门也应配合档案管理的制度,设置管理规范,并严格对制度与规范的执行情况进行检查, 一旦出现问题应进行必要的责任追究.还要对管理规范在执行过程中出现的问题进行分析,动态化地对制度进行调适.第二,强化对数据备份的管理.在电算化环境下,数据往往是实时化出现的并被保存的,而因为计算机特性,如果出现故障则会导致数据丢失,所以在财务档案管理中应进行实时化的备份处理,在账务管理与报表系统中都应明确实时化备份的要求,即根据财务数据的不同性质进行备份,而整体数据的备份不应少于每年12次.经过备份的数据应存放在固定的硬盘中,并进行封存,并妥善保管,保证其不会受到外部环境的影响而出现物理性损坏.第三,档案的保存要求.财务电子档案在保存中应选择质量较高且稳定的存储介质,因为介质的质量会直接影响数据保存的质量,也会影响数据的调用与再处理,所以只有质量稳定的介质才能保证档案质量.管理人员也应对存放时间较长的“档案”进行定期的维护,及定期复制以保证档案的安全与完整.第四,在工作中也要对纸质档案进行妥善保存.在电算化环境下,所有的数据也是从纸质文件和凭证中获得的,所以每天要登记与打印的不仅仅是记账文件,也包括银行存款日记账,做到日清月结.如果因为打印或者条件限制,所形成的与银行账目可以利用活页为账册进行保存.而对于一般的账目应做到清楚分类并进行档案化管理,并按照月、季、年进行分类与汇总,并对其电子档案进行标记.第五,应培养和设置专门的档案管理人员和职位.前面分析电子化档案管理不仅仅需要人员具备财务知识也需要其具备一定的计算机知识,应注意的是不能由出纳人员.其岗位的责任有,按照制度与规范向会计电算化系统的各个岗位人员催收相关的电子数据与报表.进行归类与存档,并填写存档的记录表格；负责保存计算机档案与系统档案等,实现对电子数据的系统化管理,方便查询与处理；保证财务档案的安全性.不能擅自对数据进行导出与写入.系统管理制定明确的权限.限制管理人员的权限,保证直接管理人员对档案的安全性负责,不会因为自身的权限而导致内部出现舞弊问题.所有的档案读写过程都应进行备案,进行登记与记录,保证文件改动是在权限范围内.同时,在财务档案管理工作中,档案人员要提高专业素养,不断提升自身的档案管理水平.
（作者单位：云南省德宏州人民医院）