本站原创摘 要 :水利工程档案管理的质量决定着水利工程的质量,因此,水利工程档案管理在水利工程建设申占有非常重要的作用.本文通过对水利工程档案管理、水利工程档案管理的重要性、水利工程档案管理存在的问题、水利工程档案管理的应对措施以及水利工程档案管理的现代化发展的分析来阐述水利工程档案管理.
关 键 词 :水利工程,档案管理,问题,措施
一、水利工程档案管理
水利工程档案管理是水利工作的主要内容.在水利工程建设活动中,水利工程档案管理是形成一种文件材料,即对国家和社会有保存价值的各种载体,它也是一种依据和凭证,它能够全面反映建设竣工的真实情况,是追查事故的主要依据,它在工程中起着监督的作用,水利工程档案管理的质量直接影响着工程质量.
在水利工程中,其技术含量是比较高的,质量要求也相对比较严格.水利是国民经济的基础.水利工程的基础设施基本上都属于地下工程.这就是它和别的工程不同的地方,正因为它的独特,如果出现质量问题,其追查原因比较困难和复杂,水利工程档案就是进行检查、管理、维护的重要依据.
《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》(水利部水办[1997]275号)明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时,要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量,并在验收后,及时整理归档.”这极大的说明了档案的重要性.
二、水利工程档案管理的重要性
水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料.水利工程档案是在水利施工的过程中形成的,它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程,也是检水利质量的重要依据,水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用,主要表现在以下几个方面:第一,在实际应用中,在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证,第二,档案在防汛抢险时起着很重要的作用,它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解,使得决策者作出更好的决策,第三,可以借助档案进行水利方面的学术研究,通过前人的真实的记载资料,得出更好的研究成果,第四,水利工程会随着实际的需要而变化,因此在对水利工程进行维护和扩建时,档案可以作为合理设计和施工的依据,既节省的时间,有节约了开支.总之有利于创造更多的经济价值,第五,档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据.
在水利工程建设中,水利工程档案管理是重要的工作环节之一,也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一,同时也是经济建设发展的重要催化剂.为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求,必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化.国家水利部在档案管理方面有明确的规定,只有在档案管理合格的情况下,才能进行竣工验收,否则,不可进行竣工验收,水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用,如果没有建立相应的水利工程档案管理工作,那么就无人管理水利工程档案,对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用,同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响.因此,建立水利工程档案管理工作是非常重要的,它为后人提供有效的、真实可靠的资料,促进水利工程顺利的发展.
三、水利工程档案管理存在的问题
(一)档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革
随着水利建设工程项目在投资、建设、管理等方面的变化,对工程档案的收集、管理、归档、验收提出了新的要求,尤其是计算机和网络的普及,越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输,面对无纸化办公产生的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的档案管理工作已表现出较大的滞后性和低效性,不能适应时代的要求.随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建没项目管理体制发生了重大变化,招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善,政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化.但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制.
(二)档案管理制度不健全,管理水平普遍较差
长期以来,水利工程建设单位和责任部门重工程轻档案、未就项目档案管理工作开展过专项整治,对此项工作的宣传、指导、监督检查和管理力度不足,造成水利档案管理工作处于被动和不利的局面.有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化.工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度.
(三)对档案管理的重视不足
随着工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查等制度逐渐完善,工程档案内容、形式等都发生相应变化,而相关的档案法律法规和管理制度未及时做相应调整和修改,如何尽快完善建设项目档案法规制度,目前缺乏相应的研究和应对措施.水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作,需要给予高度重视.但现实中一些水利工程项目的建设单位和水管单位忽视了档案资料管理的重要性,或不配专职档案工作人员,或虽有专职人员但管理责任制流于形式.这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档,由此给工程建设、管理造成重大负面影响.
(四)管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏
水利建设工程大都在比较偏僻、艰苦的农村,工程点多线长,且施工队伍流动性大,难以形成有效的档案组织管理网络,“四同步”工作难以真正落实.从近几年参与我市水利工程项目建设的施工单位档案管理情况来看,许多施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,造成档案收集不齐全、整理不规范、分散保管现象较为普遍,在水利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺.
四、水利工程档案管理的应对措施
(一)加强水利工程档案工作的管理,促进水利工程档案管理工作全面协调发展
加强对档案工作的集中统一管理,是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证,我们遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则. 成立档案工作领导小组,统一协调档案管理工作.由主要领导主管档案情报工作,成立档案情报室,设立专职档案员,在各业务部门指定专业技术人员担任或专职档案员,形成了全部的档案管理网络.同时.完善制度建设,修订岗位责任制及档案管理制度,做到职责分明,层层把关,无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门,都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作实现系统化、规范化、标准化.
(二)转变观念,勇于创新,加强实践,超前管理.要意识到档案工作不是临时性工作,制定一系列措施,对水利工程档案进行超前管理.
从实际情况看,水利工程建设是比较复杂的,从项目申报到工程竣工的阶段比较多,这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏忽,就可能遗漏.而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视.加之施工人员组成复杂,往往工程任务一完成,临时机构解散,档案材料也随之消失.为了保证档案资料收集齐全、完整,我们一反过去等人将档案送上门的做法,档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排,掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料,对每种资料的内容、数量做到心中有数.在此基础上采取以下收集方法:一是追踪收集,这种方法适用于短期工程,二是分阶段收集,这种方法适用于建设周期长的工程,三是强制性收集,这种方法对施工单位具有一定的约束力.可以保证档案资料不会由于人为因素而流失.
(三)重视档案人员的业务培训,提高档案管理水平
应对各专职或档案管理人员进行大量培训,讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值的档案,并讲解具体的归档范围,同时,按照档案整理要求,对文件的起草、书写要求和制成材料的规范需详细讲解.使大家对档案内容提前了解,注意积累资料,在工作中更好地发挥作用.这种培训使得档案管理工作和工程同步进行.
(四)通过开发利用档案信息,加强服务意识,促进档案管理工作的可持续发展
对于档案工作者来说,如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作.我们近几年实施信息化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为业务部门提供更全面的信息资源.每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档,从而保证了水利工程档案的完整性,促使了水利工程档案管理工作的有序进行.
五、水利工程档案管理的现代化发展
提高档案工作质量和效率的重要途径之一就是实现工程档案管理现代化,水利工程档案管理现代化的实现也是现今水利工程档案管理的发展方向.历年来水利档案的资料是非常多的,必须建立计算计检索系统.这样才能提高档案的查找速度,进而提高了工作效率以及资料的准确率,使得档案管理人员查找档案资料的时间大大减少,提高了水利工程档案的使用率,为水利工程建设提供了更好的服务.实现档案管理现代化,那么使得档案管理人员的工作条件发生的巨大的变化,主要表现在以下几个方面:(1)实行档案工作标准化.档案工作要想进行科学化管理,其中标准化是一个重要的手段,同时也促进和加快了档案管理现代化的实现,档案工作标准化既有利于档案工作管理水平的提高,又是档案工作科学管理的重要标准, (2)现代技术和传统的管理方法有效的结合,传统的管理方法虽说有一定的局限性,但是它毕竟使用了很多年了,也必有其优势所在,因此,实现档案管理现代化也和传统的管理方法结合使用,并不是完全弃传统的管理思想,档案管理实现现代化的前提就是要做好原有的档案管理工作.在实现档案管理现代化的时候,要传承传统的较好的管理方法,改善落后的管理方法,实现传统管理手段和现代化的有机结合,(3)档案管理现代化的实现的同时,现代化的管理队伍也是必不可少的.随着计算机的普遍应用,水利工程档案管理人员的专业素质、计算机水平、技术水平都要随着档案管理现代化的实现而不断提高,(4)加大投入,实现档案管理手段现代化,目前有很多的水利设计研究院都已经采用了现代化的档案管理系统,满足了水利工程建设者利用档案资料的需求,也就是说.为水利工程建设提供了更快捷的档案服务.