新时期预防医学档案管理的

【中图分类号】R1【文献标识码】A【文章编号】1672-3783(2010)07-0184-01

【摘 要】[目的]探讨预防医学档案管理的新思路,更好地服务于疾病预防控制事业.[方法]对预防医学档案管理的现状进行分析并提出建议.[结果]预防医学档案管理仍存在问题,需进一步改善.[结论]须建立健全预防医学档案管理体系,加快预防医学档案管理的信息化建设,及时反馈预防医学档案信息,提高预防医学档案管理人员的综合素质.

关 键 词:新时期,预防医学,档案管理,思考

英文标题:FileManagementPreventiveMedicineNewThoughts

预防医学档案是人类社会医疗群体在疾病预防控制实践活动中形成的文字、图表、录像等各种形式的有保存价值的真实记录,是人类与疾病抗争的原始凭证,是重要的医学科技信息资源.新时期,尤其是SARS、甲型H1N1流感等重大疫情在全国甚至是全世界范围传播以来,如何加强预防医学档案管理,开发利用预防医学档案信息资源,实现资源共享,更好地为疾病预防控制工作服务,是值得档案管理员思考的新课题.

1新时期预防医学档案管理现状

近几年随着预防医学事业和计算机网络技术的不断发展,国家疾控体系的建立和不断完善,预防医学档案管理工作发生了前所未有的深刻变化.

1.1预防医学档案种类繁多、归档复杂

随着现代医学的发展,预防医学已经涉及到医学的各个领域,形成了多层次、多边缘的综合性学科,因此预防医学档案的内涵也十分丰富,包括传染病的流行病学调查报告、监测数据、预防措施和控制方案、各种疫情报告及疫情统计资料,实验室原始记录、检测报告、质量控制及效果评价资料,传染病防治宣传教育资料,免疫规划方案、专题调查、工作总结、接种率报表、免疫效果监测资料等.因此,预防医学档案名目种类繁多,收集、整理、归档较为复杂.

1.2预防医学档案管理的信息化要求

目前预防医学工作已经全面实现信息化、网络化,传染病疫情网络直报、儿童计划免疫系统、流感网络实验室等工作全部由计算机管理,预防医学工作形成的档案已经由纸质载体转变为数字载体,过去传统的手工收集纸质文件不再适应工作需要,互联网或数码设备直接收集电子文件成为了档案管理员的一项日常工作.传统的档案管理模式已经与工作实际脱轨,迫切需要启用新的管理模式.惟有使用计算机进行预防医学档案管理,实现档案管理的信息化,才能满足疾病预防控制工作对预防医学档案信息资源的需求.因此,预防医学档案管理的信息化建设势在必行.

2新时期预防医学档案管理的思考

2.1建立健全预防医学档案管理体系

首先,要充分认识到建立健全预防医学档案管理体系的重要性.疾病预防控制中心是根据国家疾病预防控制和卫生监督体制改革精神组建成立,前身是卫生防疫站,承担着疾病预防控制、突发公共卫生事件应急处理、疫情报告等与人民身体健康和社会安全稳定息息相关的重要工作,这些工作形成的预防医学档案的管理工作显得尤为重要.其次,要建立建全档案管理体系,分解任务,明确职责.在制定疾病预防控制中心的制度、工作手册时明确中心档案室和各业务科室档案收集、整理、归档范围以及各自的职责,各业务科室确定一名档案员负责收集本科室业务工作形成的预防医学档案移交到综合档案室,综合档案室档案员负责收集、整理、归档中心所有预防医学档案.健全的档案管理体系才能保持预防医学档案的连续性、完整性和真实性,才能保证预防医学档案记录完整、整理规范、归档及时.再次,预防医学档案管理员要经常主动地与业务科室沟通交流,及时给予档案业务指导,提高其参与档案工作的积极性.

2.2加快预防医学档案管理的信息化建设

首先,要添置和改善档案管理所需的硬件设施.根据单位的实际情况,按照经济适用、功能齐全、安全保密原则添置档案管理工作专用的计算机、打印机、复印机等数码设备,夯实预防医学档案信息化建设的硬件基础.其次,要在专用计算机上安装档案管理软件,将预防医学档案按照业务科室分类,设定最佳查询方式,以保证准确、迅速、全面地查找档案,实现预防医学档案信息资源的快速利用,提高工作效率.再次要构建预防医学档案管理局域网并接入互联网,各业务科室与中心档案室建立预防医学档案管理局域网,电子文档的收集整理、数据的查询都通过局域网完成.实现预防医学档案信息资源共享,以满足疾病预防控制工作的需要.

2.3及时反馈预防医学档案信息

重大传染病疫情的发生不但会对人民群众的身体健康造成巨大威胁,而且会给社会经济和稳定带来不可估量的损失.处置疫情所形成的文字、照片、光盘等档案信息真实地记录了这一历史过程,是独一无二的珍贵的预防医学档案.它为当前领导科学决策提供科学依据,为今后应对疫情积累经验,为预防医学科学研究提供原始数据,具有重要的参考利用价值.一旦重大传染病疫情发生,上至各级领导,下至各业务科室专业人员都全力以赴处理疫情,这时预防医学档案管理员就应当全程主动收集档案资料,利用计算机、复印机等设备备份电子、纸质资料,做到疫情处理工作进展到哪一步,相关档案资料收集到哪一步,疫情处理工作结束时,档案收集工作也跟着完成.档案管理员还要根据收集到的最新资料及时更新数据,并对数据做出统计分析,标引出有价值的信息,编研出疫情处理的综合资料,提供疫情的最新动态,为领导的科学决策及疾病预防控制工作的开展提供科学依据.

2.4提高预防医学档案管理人员的综合素质

现代预防医学事业在蓬勃发展,预防医学工作者对预防医学档案信息资源的需求不断增多.档案管理员只有提高自身的综合素质,才能以良好的专业技能服务于疾病预防控制工作.一方面要通过在职学习、业务培训等方式,提高自身的理论素养和业务水平,成为既懂档案知识又懂预防医学知识的复合型人才.另一方面要成为单位的档案知识宣传员,通过会议、专栏、图片展览等方式提高单位领导和全体职工的档案意识,使档案工作深入人心.

综上所述,预防医学档案是贯彻预防为主的卫生工作方针,制定卫生法律法规、卫生标准的重要决策依据.预防医学档案管理工作是疾病预防控制工作的重要组成部分,加强预防医学档案管理对传染病的预防控制具有深远的历史意义和重要的现实意义.

作者单位:413000湖南益阳市疾病预防控制中心