本站原创【摘 要】 以信息化和网络化为代表的新形势给档案管理工作带来了新的挑战,也为档案管理人员素质提出了新的要求.本文在认识面临挑战的基础上,如何加强对档案信息化管理提出几点见解.
【关 键 词 】 档案 信息化 重要性
档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”,这种记录就是一种信息.但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息.可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化.所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播,另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,在社会中传播,广泛地服务于社会.当然这两个方面的目标并不孤立的,而是相互联系,相互促进的.因为档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案资源信息化,必然与社会发生普遍的联系,必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成另外形式的信息,即广泛意义的档案信息化.
1. 事业单位的档案管理实现信息化的必要性
所谓“档案管理的信息化”,是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点,转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点.实现档案实体的信息化,可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工,能提高档案管理效益.与传统的档案资料相比较,电子档案更便于保存、修改和查询,并且,可以利用网络进行快速传递,从而提高档案管理的利用效率,降低档案管理成本.
但是,当前的事业单位在进行人事档案管理时,仍习惯于传统的手工操作.有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”,也会因为系统功能的限制,只把一些个人档案和信息输入计算机.在调阅档案和资料检索时,仍然只习惯于手工操作,所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施,档案管理不能适应时代的发展.新形势下,要求事业单位须改变这一传统模式,进行信息化建设.
2. 制定事业单位的档案管理信息化的总体规划
在档案管理信息化的总体规划制定之时,应服从服务于事业单位发展的战略.在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上,深入调查和科学论证,制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划,形成一个规模较大的网络管理模式,推动档案信息化协调发展.另外,还应注重系统实际应用的效果,重视系统对事业单位信息服务的目标支持,强调系统的可扩展性和灵活性,给未来发展留下扩展空间.
3. 建立起一个实用的档案信息网站
档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点,一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务,进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用.这是档案信息化的主要目的,同时,也是档案数字化的重要标志和重要手段.
在档案的信息化建设之中,应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统,构建一个一体化系统,把本单位各个部门的信息统筹考虑进去,实现资源共享,从而获得档案管理的综合效益和系统效益.
还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统,这是实现档案管理信息化的一种重要条件.软件适应了网络管理的需求,具有强大的检索功能,才能够充分发挥计算机网络的优势.建设信息档案的网站时,要选用标准化的设备.选用的产品应符合当前国内外的相关标准,最好是当前或未来的一些主流产品,能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持,以保证其升级换代,减少重新开发的成本.设备的设置应尽量合理化,要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度,等等.
4. 逐渐实现档案管理的信息资源的数字化
档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础,也是对档案原件进行保护的一个重要方式.档案数字化应该通过使用先进的信息手段,把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息,建立起档案全文数据库和档案目录数据库,并在网上发布,以提供服务.馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化,而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析,以突出重点,进而逐步解决.建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡,两者应长期共存,相互补充.
5. 档案信息化应做到规范化、标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志.事业单位在进行档案管理信息化时,应该按照国家推荐信息化管理的标准,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系,在实践中不断进行完善.档案目录数据库,应既符合国家的标准,又有利于实际的操作.应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范.使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享,解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题.
6. 档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求
档案人员应该更新观念,调整心态,不断学习并掌握必要的网络知识和技术,对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理,使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值,满足企事业单位的科研、管理和生产的最大需求.
对事业单位的档案进行数字化管理是当前科技与社会发展的必然要求.各个事业单位要重视其档案管理,根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划,建设好自己的档案信息网站,使档案信息化符合国内外的标准,并不断提高档案管理人员的素质,不断提高工作效率,适应时展.
（作者单位：大庆油田第八采油厂信息中心）