本站原创摘 要 ：随着高校教学和科研活动增加,以及高校管理工作进一步细化,目前需要归档的资料越来越多,包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等,档案资料成倍增加.同时面对快速发展的信息化和网络化,如何实现高校档案的高效、规范化管理成为档案管理部门需要解决的问题.本文简单介绍了高校档案管理的重要意义以及当前面临的问题,最后提出了一些档案管理工作的创新措施.
关 键 词 ：高校 档案管理 信息化 网络化
一、高校档案管理的重要意义
首先,高校档案是学校成立发展的一个记录,是最原始的文件.高校档案开始于学校的成立,经历了学校发展的各个过程,全面记录了学校的教学组织管理活动,对学校各部门的工作都有最原始的记录.学校的档案能够反映学校的成长经历,便于了解学校的管理水平,为学校的改进工作提供数据支持.通过对学校档案的分析,可以清楚地发现学校的特点和规律,对于总结学校管理的成败有重要意义.其次,学校档案记录了学校的管理记录,可以成为评价学校管理水平的重要依据.学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历,对档案的管理和总结,可以更好地发掘学校精神,也是学校自身形象的一种建设,形成一种集体观念.学校档案中包含了很多的教学经验和成果,是教师们辛勤劳动的成果,也是教学水平整体体现.总之,学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程,是学校组织管理水平,教学水平、教学经验、教学成果的客观记录,一方面便于对学校的总结,形成学校自己的精神和价值观.另一方面也为学校的改革提供信息支持,为学校更好的发展提供帮助.
随着课改的深入进行,高校档案在管理上呈现了很多新的特点.首先,高校档案的信息量越来越大,越来越复杂.主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多,除了正常的教学活动外,现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容,这些反映教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加.以往的档案更多的是教学记录,而现在的档案除了反映学校管理的档案以外,更多的关注了教学活动,包括各专业的建设、各专业辅导员的工作,以及一些学科的教学科研成果等等.高校档案信息内容越来越宽泛,越来越全面.其次,学校档案信息的应用更加多元化.以前学校的档案是独立出来的,主要是对档案的保存,档案信息的利用很少.现在由于学校各项教学活动的需要,档案信息占有非常重要的地位,需要对档案信息进行综合利用,尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时,往往需要多个部门紧密配合.现在学校开始走产学研结合的道路,需要更多与社会信息接触,学校资源的开发利用涉及大量的档案信息,也需要档案信息的支持.对于学校档案呈现的新特点,在档案管理上必然要采取对应的措施,保证档案信息的扩大,也要保障信息资源利用渠道的通畅.
二、高校档案管理存在的问题
(一)资料归档缺乏重视,网络安全有隐患
随着学校教学和科研活动增加,以及学校管理工作进一步细化,目前需要归档的资料越来越多,包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等,档案资料成倍增加.但是很多部门对资料归档不够重视,一些资料没有及时归档,甚至被遗漏,直到有需要的时候才发现没有归档.另外,目前高校办公自动化程度进一步提高,档案信息很大一部分都是电子文档,数字化的资料已经成为档案信息的重要组成部分.但是目前对于电子文件的管理还没有明确要求,数字化的档案管理工作没有被足够重视,很多先进的管理技术没有被采用,现在的数字化仅仅停留在电子版文件上.除此以外,网络安全也给档案信息管理留下了隐患.现在高校都有校园网,多数电子文件都会存储在个人计算机和学校服务器上,档案管理也是依托学校的服务器.但是校园网的安全却存在隐患,各种软件病毒经常会导致小范围的网络故障,一些集体性的校园活动,例如专业考试报名、评教活动等等,都有可能导致服务器瘫痪,这给档案资料带来了极大威胁,对学校管理、个人信息以及科研成果都是一种威胁.
(二)档案资料缺乏规范性,增加归档负担
目前对于纸质版文件的归档基本已经有了明确的规范,相对而言是比较成熟的.但是由于资料电子化和数字化速度非常快,而且各级办公单位都乐于办公自动化,极大减轻了工作量,导致档案资源进一步数字化.校园网的建设也是学校各级单位之间的信息通道更加通畅,也使学校与上级单位,例如教育厅等联系更加紧密与方便,现在很多文件的发布都是通过网络,文件下达和上传都是利用网络,这样也进一步促进信息交流数字化.但是无论是学校之间的文件交换还是上下级之间的下达上传,目前都没有明确的规范,很多文件在归档时也没有统一处理,而且对于电子文件也没有明确的标准,造成归档不规范.电子档案不仅仅包括了传统的电子版文件,还包括一些声音图片和视频文件,这些也都没有统一的标准.现在高校对于这些归档资料的处理有很大的随意性,造成很多文件在需要的时候无法使用,存档也就没有实际的意义.
(三)档案管理忽视档案的利用
目前高校的档案资料多是行政性的,基本上是为了上级的决策服务,档案资料作为一种信息资源被极大的浪费掉了.档案资源仅仅服务学校和政府机关,就限制了其社会功能的发挥.而档案管理部门长期坚持的上门才被服务的态度一直备受诟病.反观一些发达国家的学校档案,一部分作为公开文件对社会公布,作为监督内容.而一些学术性的资料在法律允许范围内无偿提供给学生,而且多数资料可以在指定的网络查看,或者在档案室轻松拿到.,而不像国内高校,查看档案还需要各级领导的批示.档案本身也是一种信息资源,仅仅保存在档案馆里是一种极大的资源浪费.除此以外,档案管理队伍建设一直都是老大难问题.
三、提升高校档案管理质量的措施
(一)加强领导的重视
档案管理部门一直是学校的一个独立部门,但是档案管理也长期不受重视,被认为是可有可无的部门.一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地,自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作,一般安排的都是老弱人员,也不受重视,很难得到提拔.这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的,因此,需要积极向学校阐述档案管理的重要性,争取领导的支持,积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理,发挥档案资源的优势,服务学校管理,并将档案管理设定为日常的工作项目. （二）完善管理的规章制度
任何工作都需要完善的规章制度作保障,档案管理更是如此,要通过完善规章制度,严格工作流程,保证档案管理的规范化、正规化和标准化.学校档案管理工作由于不受重视,很多工作没有严格的流程,也没有规章制度,导致一些资料存档出现问题.因此,今后要加强档案管理部门规章制度的完善,严格要求工作流程.可以与学校的其他部门进行沟通,集思广益,起草一些制度性的文件,在逐步的实施中进行完善,广泛听取各部门的意见,保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门.规章制度的建立和完善不是一日之功,需要循序渐进逐步完善,切勿一步到位,可以借鉴其他单位的,然后在广泛的意见之上进行完善.
(三)提高档案管理人员的业务素质
由于不被重视,档案管理人员在选拔上一直都是领导安排,而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求.由于部门没有激励机制,员工得不到升迁机会,很少有员工主动提高业务素质.因此,一方面尽快完善部门的激励机制,另一方面采取措施提高工作人员的业务素质.目前提高业务素质主要有两个措施,一是对员工进行培训,立竿见影；二是提高选拔要求,引进具有专业技能的人员,提高部门的管理水平.尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化,引进具有专业技术的人才成为必然选择.通过这些措施,努力打造一支业务精良,具有专业技能的高素质档案管理队伍.
(四)提高档案管理的系统设置和技术手段
高校档案资源要实现信息化管理,将档案资源和档案各项管理过程数字化,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享.这就要求必须使用计算机,实现计算机管理,而网络化是计算机管理档案信息的必由之路.现在高校都普遍配备了计算机等现代设备,但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理,至多著录一些档案的摘 要 、主题词等,不同学校各自编制了一些应用软件,这就造成了一些不容忽视的问题.许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用,对于用户来说仍需工作人员来检索,这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大,只能针对卷内目录、案卷目录来管理,这就限制了计算机的使用.我们要充分利用现代信息技术,加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡.应用现代化办公设备,为利用者提供远程服务.宽带互联网的开通,使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革,表现出强大的优势.联网出现的文档一体化,为拓宽利用渠道提供了广阔的空间.档案部门可将电子文件加工、整理,转化为电子档案,使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务.