本站原创摘 要 ：随着信息技术的飞速发展和广泛应用,企业会计核算已从传统的手工记账发展到有一定功能的会计核算软件,使企业发生了重大变革.企业会计信息化提高了会计核算的准确性、会计数据的处理速度、会计信息的质量,最重要的是会计信息化的实现对企业内部控制产生了广泛而深远影响.内部控制是现代企业管理中的一项重要组成部分,保证企业管理决策的有效实施,确保企业内部管理的合理性、经济性、效率性.因此,建立适合会计信息系统内部控制制度就显得尤为重要.
关 键 词 ：会计信息化；内部控制；企业管理
企业实现内部控制是为了保证信息的正确和完整,保护企业资产安全,促进经营管理政策能够有效实施,防止舞弊行为和控制经营风险.研究企业会计信息化内部控制有利于提高经营效率和效果,促进企业实现发展.从会计信息化的主要特征着手,阐述会计信息化条件下信息化对企业对内部控制的主要影响,分析了内部控制面临的主要问题,提出了会计信息化条件下完善内部控制制度.
一、会计信息化的主要内容
“会计信息化”是指将会计信息作为管理信息资源,全面运用将计算机、网络通信为主的信息技术对其进行获取、加工、传输、应用等处理,为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息.会计信息化是信息社会的产物,是未来会计的发展方向.会计信息化不仅仅是将计算机、网络、通信等先进的信息技术引入会计学科.与传统的会计工作相融合,在业务核算、财务处理等方面发挥作用,它还包含有更深的内容,如会计基本理论信息化、会计实务信息化、会计教育的信息化、会计管理信息化等.
二、会计信息化的特征：
1.普遍性
会计的所有领域（包括会计理论、会计工作、会计管理、会计教育等）要全面运用现代信息技术.目前,在上述领域中,后三个方面有不同程度的运用,而且可以说是起步晚、发展快、成效大,只是还不能真正达到会计信息化的水平.而在会计理论方面却相对滞后.准确地讲.现阶段会计信息化赖以存在的还是传统的会计理论,既没有修正传统的会计理论体系,更没有构建起适应现代信息技术发展的完善的会计理论体系.从会计信息化的要求来看,首先就是现代信息技术在会计理论、会计工作、会计管理、会计教育诸领域的广泛应用,并形成完整的应用体系.
2.动态性
动态性,又名实时性或同步性.会计信息化在时间上的动态性表现为：首先,会计数据的采集是动态的.无论是企业组织部的数据（例如、订单）,还是企业组织内部的数据（例如入库单、产量记录）.也无论是局域数据.还是广域数据,一旦发生,都将存入相应的服务器,并及时送到会计信息系统中等待处理.其次,会计数据的处理是实时的.在会计信息系统中,会计数据一经输入系统,就会立即触发相应的处理模块.对数据进行分类、计算、汇总、更新、分析等一系列操作,以保证信息动态地反映企业组织的财务状况和经营成果.第三,会计数据采集和处理的实时化、动态化.使得会计信息的发布、传输和利用能够实时化、动态化,会计信息的使用者也就能够及时地做出管理决策.
三、会计信息化对企业内部控制的影响
计算机技术和网络技术的引入,使系统变得相对复杂,增加了会计工作的内容.同时,也相应地增加了内部控制的内容.会计信息化背景下,会计传统控制方式无法适应会计信息化数据处理,会计信息化内部控的制范围与重点发生变化,内部控制技术和手段发生了变化,企业的治理机制也相应的发生变化.
1.对内部控制环境的影响
控制环境居于内部控制中最重要的位置,是其他控制要素的基础.是对建立和实施企业内部控制具有重要影响的各种要素的总称,完善的控制环境才能使会计信息化条件下的控制制度得以贯彻实施.控制环境的构成要素是多方面的,主要包括：企业的治理机制、企业管理者的素质品行、管理哲学、企业文化、人力资源政策等.会计信息化促使企业的组织扁平化,在企业组织结构呈现扁平化的过程中,会计信息化起了很重要的作用.在扁平化的组织形态下,决策者和执行者能够快速地进行会计信息沟通,能够准确快速的为董事会、监事会以及小股东提供其履行其职能和维护其权益所需要的信息.同时,也要求企业通过良好的人力资源政策,对员工进行激励和约束,提高员工的整体素质和道德.此外,信息化也必然对企业的管理哲学和企业文化产生一定的影响.良好的内部控制环境对企业的完整性和企业的高效率发展提供了良好的条件.
2.对内部控制范围的影响
由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大,信息化内部控制包含了传统手工系统所没有的控制,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等.
3.对内部控制形势和手段的影响
会计信息化的引入使内部控制的手段多样化,使企业信息的采集、处理和运用更加依赖信息技术和信息系统的实施效果,使传统的由对人控制为重点转向对人及机器的控制为重点.传统的会计信息系统内部控制侧重于对企业内部的管理,而在会计信息化环境中,企业面对的不再是一个独立的、封闭的环境,它与众多企业进行频繁的电子交易活动,企业与企业之间,企业与客户之间,企业与国家之间可以共享对方所拥有的资源.会计信息化使内部控制的诸多步骤基本上是通过计算机程序自动进行的.因此,如何加强对信息系统的内部控制,利用良好的管理手段和技术方式,去降低信息化所带来的风险.
4.对企业治理机制的影响
信息化为内外部治理机制的完善提供了便利,而良好的治理机制将为内部控制提供良好的基础.对于企业来说,其生产经营以及销售等经济运行情况都能够在会计信息当中直接的体现出来,因此,高质量的会计信息能够为企业的决策部门提供良好的决策依据.企业建立自己的会计信息化平台,使会计信息能够得到企业内部各个部门的共享.从而为企业的经营决策提供相关的数据,有利于企业生产经营朝着正确的方向发展.同时企业的一些投资者可以方便的通过企业的会计信息平台获得企业的财务信息状况,根据这些会计信息对自己的投资进行相应的判断,保证投资者自身的经济效益.由于采用信息化的会计平台,能够有效的建设会计信息传递的层级,提高传递的效率,从而保证信息的质量,防止信息的失真.因此,信息化将有助于改善企业的治理机制. 此外,信息技术的浪潮冲击着各行各业,会计作为企业管理的重要手段,自然成为了信息化技术密集应用的行业.会计信息化技术的应用.对企业的管理产生了很大影响,改变了企业经营管理战略、企业控制的内部环境、企业控制范围、企业治理机制,在带给企业高效、便捷的同时,也使企业的内部控制出现了不少问题.
四、会计信息化背景下的内部控制存在的主要问题：
1.会计信息的安全不能得到保障
手工会计环境下,企业的经济业务由会计人员手工记录会计信息,不能轻易改变.而会计信息化条件下,由会计人员录入原始数据后,计算机完成其它程序,最后会计人员将数据存储在磁介质中,这种条件下人们修改或删除数据变得很容易,甚至能够不留痕迹,并且如果计算机遭到病毒感染、攻击,也容易使会计信息丢失或被删除,从而大大降低了会计信息的安全性.因此会计信息的安全性问题成为内部控制中的一个非常重要的问题.
2.新的授权方式危及内部控制的有效性
在手工业务处理系统中,每一项经济业务的每一个处理环节都要经过上一级管理层的授权,具体方式是签字或盖章,而在信息化环境下这种授权由人与人之间的关系部分转化为人与计算机之间的联系,签名或盖章转化为授权文件、授权指令或授权.这些授权文件或授权保管不善,被人盗用或就会非法获得某种权限或运行特定程序进行非法业务处理,或者有些人员为了私利而损害公司的利益,从而增加了公司的风险,使企业内部控制管理的效力受到威胁.
3.企业对会计信息化下的系统风险缺乏控制
在经济一体化日益加深的大背景下.企业面临的风险日益多样化和复杂化,企业在信息化下的系统风险也缺乏控制.当前我国企业所采用的信息化软件多由专门的软件公司为其开发,财务软件系统内部衔接性比较差,数据的兼容性、安全保密性不强,企业对信息化系统本身缺乏进行开发和技术维护的能力,一旦数据被窃取、修改或者系统程序发生损坏就会导致整个会计信息系统的瘫痪,给企业造成的损失将不可估量.由于企业在采用会计信息化系统之后,减少会计人员,同时一些实质上不相容的职能出现了一人担任的情况,导致组织机构、岗位之间相互制约、相互监督的控制机制失效,加上存储于计算机上的数据在安全保密性低,由此加大了信息化会计系统的内部控制的难度,系统风险缺乏控制.
五、会计信息化条件下内部控制制度的完善
1.建立严密的控制制度
严密的会计控制制度是推动企业内部控制建设的法律保障.财政部门作为会计工作的主管部门应依法推动内部控制的建设与实施,财政部门应协调企业的相关部门依法对企业内部控制实施监督检查.共同营造一个促进内部控制有效实施的良好环境.在信息环境下来构建与完善内部会计控制控制度不仅有利于保证企业会计信息的准确性、全面性、实时性,也有利于企业经济的健康发展,企业必须注重建立严密的控制制度.
2.加强系统内部控制
由于操作系统的用户较多和系统本身的缺陷,系统不得不面临着来自各方面的潜在威胁.为了保障会计信息系统的正常运行,必须对系统操作进行严格的控制,并对系统的硬件和软件进行检查和维护,定期对会计档案进行检查和备份,防止由于存储介质的损坏而使会计信息丢失.要明确规定好每个用户应被授予的权限,不能越权使用,要使用系统的人员进行登记和监控,系统运行过程中出现的故障及时进行维修并记录,定期对软件和硬件进行升级,以确保系统的安全和系统运行的效率,对系统运行过程中打印出的或者存在磁盘中的各种账簿、报表、凭证等必须被妥善保管,防止会计信息的泄漏或丢失.
3.加强外部监督机制
要加强审计的作用,对于审计部门的设置应高于其他职能部门,这样才能保证内部审计的独立性和权威性,否则职能是形同虚设.同时要把审计工作的主要职能从差错防弊转到对公司的管理做出分析、评价和提出管理建议上来.通过对企业财务活动进行分类,并根据经济活动的重要程度、风险大小决定是否引入审计部门进行全程监督,以此来加强内部控制的力量,从而提高内部控制的整体水平.
4.提高会计人员素质
会计人员素质是加强内部会计控制的关键,企业要通过科学合理的措施,提高财会人员整体素质.在聘用会计人员上,要制定严格的招聘程序,不仅要选择业务能力强的人,更要选择那些具有良好的道德观、价值观的人才.在培养人才上,不仅要定期进行业务培训,更要注意其职业道德及法制观念的培养.并定期对会计人员进行业绩、道德品质、思想操守等综合考核,以充分激发会计人员的积极性和责任感.
总之,会计信息系统将真正成为企业管理信息系统的一个子系统.企业发生的各项业务,能够自动从企业的内部和外部采集相关的会计核算资料,并汇集与企业的内部会计信息系统进行实时处理.会计将从传统的记账算账的局限中解脱出来,从而更大的发挥会计的管理控制职能,让企业经营者和信息使用者可随时利用企业的会计信息对企业的未来财务形势做出合理的预测,为企业的管理和发展做出正确的决策.对于会计假设中,特别是传统的会计主体不再是拥有实实在在的资金和厂房的企业,它还将包括一些网上的虚拟公司和网络公司,这些公司为了共同的目标,会在短时间结合在一起,当完成特定的目标后会很快解散,它的持续经营、会计分期和货币计量的基本前提都将会受到冲击.实现会计信息化后,企业网与外界网络实现了互联,会计信息的使用者可以随时获取有关的会计信息.由于信息技术的全面应用,极大地提高了信息的及时性,信息的预测价值和反馈价值也大大提高,信息的流速也大大加快,有利地促进了经济管理水平的提高.另外通过会计信息系统直接获取相关数据并进行分析,减少了人为的舞弊现象,从而也大大提高了会计信息的可靠性和信息的质量.