工会档案的信息化管理

摘 要 ：随着社会发展及科技进步,传统的工会档案管理方法已经无法满足工作的需要.本文在分析当期不足的前提下,对工会档案管理的信息化建设进行了深入的分析.关 键 词 ：工会档案 信息化建设 管理工会档案是工会工作的原始记录,也为未来的工作提供很多可参考系信息.然而由于对工会档案的管理不力,严重消弱了对档案的利用效率,最要体现在对档案的管理认识不够,档案管理的手段匮乏.下面就我国工会档案当前所面临的问题进行分析,并对实施信息化建设的意义及步骤进行深入的探讨.一、我国工会管理面临的问题首先是对档案管理的重要性认识不足,对于档案管理工作的投入可以说是少之又少,至少我国工会的档案管理工作很难有效的进行下去,如在硬件上基本还停留在手工操作的阶段；在人员配备上,仍有少量工会还没有配置专业的档案管理人员；在对档案的归档上,仍然存在漏收,错收等现象；在对档案的开发利用上,仍然存在着“你查我找”的传统的管理办法.现在的管理办法已经很难适应我国工会的快速发展,应该适应时代的潮流,建立起信息化的档案管理系统.二、工会档案信息化管理的意义随着科技的快速发展,不少工会都建立了信息化的档案管理系统,显示了及其优越的性能,主要体现在：建立信息化的工会档案管理系统是工会自身发展的需要,随着社会的进步,市场经济的发展,社会的组织形式,就业的岗位和就业的方式越来越多,工会服务的对象、重点,以及其工作的方法等都发生了很大的改变,给工会在档案信息的归档、保管和开发利用上带来了新的挑战.而信息化系统的建立则可以更有效的对档案进行归档、开发和利用,更好的为自身的工作和社会各界服务；建立信息化的工会档案管理系统是工会工作社会化的需要.工会的服务对象是广大的职工群众,本身具有广泛的群众性和社会性,在其运行过程中,必然会有大量的档案资料,同时对大量信息的处理又是一件非常艰难的工作.其次,在收集到大量的资料后,还要进一步的进行开发利用,更好的为工会下一步的工作及社会各界服务.而建立信息化的档案管理系统则可以实现工会档案信息资源的共享,使工会的工作更加的开放、公开、透明,进一步的促进工会的工作朝着社会化的方向发展.三、工会档案信息化的实现途径无数实践证明实施工会档案信息化是工会工作发展的需要,也是当前提高工会档案管理水平的最有效途径.那么如何有效实施工会档案的信息化管理呢?（一）提高工会档案管理人员的职业技能要想有效的实施工会档案管理的信息化,首先就是要培养一批拥有信息化管理的档案管理人员,特别是注重对他们信息化管理技能的培训,才能使他们在各种各样的信息中,有效的进行鉴别、收集、整理、保管和开发利用,才能确保档案管理信息化的顺利进行.（二）注重工会管理基础设施的建设基础设施是实现工会档案管理的物质保障,如计算机已经成为档案管理必不可少硬件设施之一,具有运算速度快,精确度高,存储量大、逻辑判断能力强等优点,在工会档案的信息化管理过程中,可以有效、快速的对资料进行整理、归档、编目和编制检索工具等.其次,对于档案管理系统也应该建立和完善局域网,使档案管理的各项工作都实现网络化,避免的纸质文档当来来的不变要的错误；同时当前市场上已经出现了大量的档案管理软件,对于优化管理过程,提高管理质量、节省人力资源具有及其重要的意义.因此,在工会档案信息化建设的过程中,应该积极的进行引进,加快工会档案管理的规范化、信息化.他们是实现工会档案管理信息化的重要保证.（三）提升工会档案管理人员的职业素养工会是为广大劳工群众服务的,具有着特别突出的服务功能,也是工会档案实施信息化管理的根本目的.作为一个服务性的部门,就要求其管理人员具有着较高的职业素养.因此,在工会档案的信息化过程中,档案管理人员应该树立起档案信息意识、服务意识、能够积极主动的去收集和整理文件档案信息,进一步的丰富档案信息资源,始终把为人民服务作为自己工作的出发点和落脚点.同时,在工作过程中还有不断的扩展服务内容,创新服务的形式,提高服务的质量,充分发挥出工会档案管理工作的服务功能,更好的为工会组织和广大的劳工群众服务.（四）建立完善的管理制度档案信息化管理制度是实现工会档案信息化管理的制度保证,所以,在信息化建设过程中,必须要加强信息化方面的制度建设,确保工会档案管理信息化建设的健康发展,也是工会档案信息化管理工作实现规范化、科学化和标准化的前提.主要内容包括：归档的范围、时间、及实施方法；档案的保管,以及档案信息的利用等各个方面的规则制度；档案的收集、管理及呈报制度；档案管理岗位的职责以及对能力的要求,使制度成为工会制度信息化的有力保障.工会档案管理的信息化建设是历史发展的必然,是提高工会档案管理质量的重要保证,更是实现档案资源共享的有效途径.因此,应在条件允许的情况下,大力发展我国工会档案管理的信息化,为工会组织和广大劳工提高更好的服务.