会计档案的信息化管理概

摘 要:本文基于会计电算化的发展,分析了当前会计档案管理走向信息化的必然性,以及当前高校会计档案信息化管理中存在的问题,随后提出了高校会计档案信息化管理的几点建议.

关 键 词:高校会计档案信息化管理

一、会计档案走向信息化势在必行

(一)以纸质为媒介的传统会计管理存在诸多弊端

1、传统会计档案不易久存

于1999年1月1日生效的《会计档案管理办法》对会计档案的保管做了详细规定,比如保管期限分为定期和永久两类,其中定期又分为3年、5年、10年、15年和25年5类.传统会计档案通常是以纸质为媒介,再加之相关技术与工具的应用,容易造成会计档案纸质上的字迹不易保存.比如,使用彩色打印机机打的,上面的数字常常不是十分容易辨别,有些保存不足1年就变得模糊不清或淡化.作为很重要的原始凭证,上字迹的消退成为日后档案查询的一个很大的障碍.倘若别有用心之人利用了此欠缺性,那么将会给财务管理带来较大的风险.

2、传统会计档案日后查阅难度较大

随着高校办学规模的逐渐扩大,科研经费数量与金额也逐年上涨,每次面对各种专项经费检查和审计工作时,高校财务部门都需要查阅和复印大量会计档案,是档案管理人员不愿面对的一项头疼工作.甚至,省级或国家级课题经费检查时,常常需要查阅跨度在几年时间内的会计凭证、账本等档案资料,而这些资料一复印,就需要几十甚至上百页.为了应对一项经费审查,就需要耗费大量的人力物力.传统的纸质会计档案在每次查阅、调出时的便捷性过差.

3、传统会计档案的保管欠缺安全性

通常,高校会计档案涵盖各种原始凭证、账本、报表等专业性资料.在会计档案由生成、使用阶段转向保管阶段时,基本都是“按册移交”.与册内资料相比,人们更重视册子的数量.册内的原始凭证、账本、报表等在移交之后的漫长过程中,随着使用次数的增加,加之有限的人力物力,往往难以达到有效监管和保护.即使某一册会计档案中的某一张原始凭证被抽离,保管人员也很难发现.倘若借阅档案的人别有用心,那么不仅财务管理风险又在无形中被扩大,而且档案保管的安全性也无法保证.

(二)会计档案走向信息化的优势所在

1、会计档案走向信息化,能够使其保管更加规范化、标准化与保密化

会计档案走向信息化的另一种通俗的说法是“电算化会计档案”.较之于传统会计档案,电算化会计档案更易于修改,但同时也更易受磁性介质干扰和遭到破坏.这就要求电算化会计档案比传统会计档案具有更严格的保管要求.此外,随着信息化的普及,电算化会计档案比传统会计档案在手工填写、查阅、复印等方面更加规范化之外,同时也提出了对会计档案更高的保密性要求.不仅要确保纸质资料的安全和完整,还对电算化会计档案的操作权限、复制、拷贝等提出了更严格的保密要求.

2、会计档案走向信息化,能够使会计档案的存储形式更加丰富

在信息化背景下,会计档案的管理的过程中,将会产生大量的电子文件.电子文件通常在数字设备中生成,在磁盘、光盘等载体上以数码的形式存储,平时查阅时,基本依赖于计算机等数字设备,并且同时可在通信网络上进行传输.信息化的发展,使高校会计档案的载体不再局限于传统的纸质,而逐渐拓展到各种磁盘、光盘等现代存储工具.这些新手段和新工具的运用,使得会计档案的存储形式得到了丰富.

二、当前高校会计档案信息化管理中存在的问题

(一)相关工作人员并不理解“会计档案信息化建设”的内涵

当前,很多财务人员普遍认为信息化的会计档案管理其实就是由专业人员在单位电脑系统上安装一个软件系统,该系统可以节省会计档案管理的工作量.这种理解过于片面.信息化工作实际上具备很多内容,其基于广泛调查的基础之上,所建立的信息化建设方案也需要符合高校实际,而且这种建设离不开一定的人力、财力、物力的支持.方案在实施中,也需要很多基础性的准备工作.比如,IT技术人员需要进行软件开发、系统设计,以及系统的实施工作,这看起来貌似与会计档案管理人员无关,只是IT人员的事情.但是,现实中,无论是系统的设计、开发,还是实施的具体要求和目的实际都来自于档案管理者在实际管理中的业务需求.此外,系统的受益者和使用者也与会计档案管理的信息化建设密切相关.因此,数据的录入、查询、管理,以及维护等工作,实际都与IT技术人员的关系不大,基本还是档案管理者自身的事情.

(二)会计档案的信息化管理仍需要投入较多的人力、物力、财力

会计档案信息化管理中,通常会设置档案目录.目录信息是对会计档案内容的简要描述,方便使用者查找.一般情况下,目录所表述的信息越详细,人员查找起来就越方便,也越能减少调阅实体档案的次数.然而,很多档案使用者在查阅中依然需要查阅原件.因此,在会计档案的信息化管理中,不能仅依靠会计档案目录的机械存储,依然需要投入较多的人力、物力、财力,以用于对会计档案进行数字化扫描、进行数字识别和全面检索等工作.

(三)会计档案管理者职业技能匮乏,制约会计档案管理的信息化发展

会计档案的低效利用和被动的查档服务,以及档案工作的长期稳定性,使得会计档案管理者常常安于现状,缺乏主动学习的动力.而且工作所在行业内并没有一个全面的培训机构,即使是高校档案专业的教育对实际中的工作指导也依然有一定局限性.此外,会计档案管理工作的待遇不高,这也使的很多具有全面技能的人才“望而却步”.在这种情况下,会计档案管理的信息化建设,给会计档案管理者带来了巨大的挑战.会计档案管理者自身的职业技能和单一的知识结构,在一定程度上制约着会计档案管理的信息化发展进程.

三、高校会计档案信息化管理的几点建议

(一)从有形方面提升高效会计信息化管理

有形方面,主要指完善高校硬件设施建设.具体见表3-1.

(二)提高会计档案管理人员素质的技能水平

当前,会计工作基本依赖于电算化.对会计档案进行信息化管理从某种意义上来说,也是顺应了这一形势.而电算化会计,不仅要具备传统会计的功能,还要能够有效利用计算机的诸多特性,比如高速度计算和分析的能力.利用计算机的这些功能来提高高校的经济分析和管理水平.为了有效达到这一目的,必须增加相应的专业性人才,以加强对电子会计档案的使用和管理,同时也能为以后提供更加有效的会计信息打好基础.除此之外,由于会计电算化软件的安全系统和维护的要求较高,这就需要会计档案管理人员结合高校自身的实际使用需求的同时,对电算化软件的使用要不断的研究和学习.

(三)提高相关人员的思想重视程度

高校院处的各层领导和教职工都应对会计档案的信息化管理具有高度重视,要充分认识到对会计档案资料进行科学的信息化管理的重要性.同时,也要督促和监督相关制度的建立.目前,很多已经实现会计电算化的高校,在对会计档案资料管理的过程中,依旧局限于传统会计档案管理的经验.因此,应当进一步提高档案管理者对会计档案信息化管理的重视程度和自身素质,把磁性介质档案资料的管理落到实处.

总之,会计档案 0340;信息化管理实际是将计算机技术与会计档案管理相融合,具备高校经济管理和控制所需的信息数据应用程序,能够利用计算机技术快速进行会计信息加工和提供所需要的会计信息,为高校的决策控制和经济管理提供更满意的服务.