本站原创[摘 要]文书档案是医院档案的重要组成部分,文书档案管理工作直接影响医院整体工作的服务质量和服务水平.因此,文书档案管理工作必须做好,认真分析医院文书档案的影响因素包括领导是决定因素,档案人员的素质是关键,软硬件环境至关重要,合理的激励机制是保证,以此采取相应措施就可以有效地做好医院文书档案管理工作.
[关 键 词]医院；文书档案；管理工作；思考
文书档案是医院档案重要组成部分,也是医院档案资源体系建设的重要构成部分,文书档案是保存医院历史发展真实轨迹的原始史料.文书档案工作做好了,医院整个发展历史可根据需要活生生地展示在人们的眼前,将重现历史发展的当时画面.没有文书档案的医院就是一所没有历史的医院.可见文书档案管理的好坏,对医院是否有其发展历史具有十分重要的作用,必须引起医院领导层的高度重视.采取有效措施改变医院目前文书档案管理存在的不足,提升管理水平..
一、文书档案管理现状
医院文书档案管理大多归属党办（院办）领导,不少医院已经建有档案室,也有些医院只设有档案人员工作岗位,主要负责文书档案的管理工作.据调查研究发现,医院档案除了文书档案外还有业务等档案,历来受到医院领导的重视.但是,要做好文书档案并不是一件容易的事情.据了解目前很多医院文书档案工作做得并不好.主要表现在,文书档案管理水平较低,利用计算机辅助档案管理程度不高,受条件限制,还达不到上级要求的规范化管理水平,文书档案的收集仍不齐全,不能满足医院对文书档案管理工作的真正要求.
二、文书档案管理工作分析
长期以来,医院文书档案基本上都是由办公室人员兼管,很少有专职档案人员.而且,文书档案工作相对办公室其他工作其重要性显得较弱,受重视程度相对不足,导致医院文书档案管理水平不高,表现在：文书档案管理经费不足,硬件条件较差,数字化水平较低,档案材料的收集不足,资源体系建设规模偏小等.这一现象必须得到有效遏抑,其可选择的有效途径为：
(一)领导重视是决定性因素
虽然办公室是文书档案管理部门,由于公办室事务繁杂,中心工作往往不是档案工作,而为领导服务、接待、文案和我、医院内外部的协调工作.在这种情况下,只有领导重视文书档案工作,文书档案管理不论从经费、设备、人员、保管环境等资源才能有效调配,工作才有保障,才能出成绩.基于此,上级档案业务部门必须加大档案工作重要性的宣传工作,制订单位归档文件规范化管理方案等法规性文献,定期组织力量对各单位归档文件开展年度检查.对检查合格、良好或优秀的单位进行通报表扬,对检查不合格的单位也要进行通报批评并定期整改,营造良好文书档案归范化管理制度化的良好氛围,并引导单位领导重视文书档案工作的开展.
(二)档案人员的素质是关键
文书档案要真正做好,最关键的因素是人,是从事文书档案工作的专档案人员.但是,如果档案人员的岗位素质差,从业能力弱,最终必然导致文书档案管理水平低下.随着科学技术的发展,利用计算机管理档案已经成为现实,从文书档案形成的原始文件的制作到形成正式归档文件,全部应用计算机完成,文书档案的载体也由单一的纸质档案变成现在的电子档案与纸质档案并存的状况,有的单位,还购置了档案管理软件,使文书档案的管理更加现代化,基于此,对档案人员的要求就相对更高,不仅要求档案人员懂得文书档案管理的知识,还要掌握现代化管理手段.如果档案人员不具备文书档案管理知识,也不懂策代化档案管理操作技术,是不可能做好文书档案工作的,可见档案人员的素质是做好文书档案工作的关键.为此,各单位要为档案工作人员创造条件在职进修,参加在岗继续教育学习和培训,其目的就是要熟练掌握归档文件的科学整理方法和熟练掌握现代化操作技能,能够按照上级档案业务部提出的归档文件归档整理规则,全面实现归档文件的规范化管理.
(三)配齐软硬件设备是条件
要顺利按照规范化要求做好医院文书档案工作,配备足够的软硬件设备是开展文书档案科学学管理工作的基本条件,按照上级档案业务部门提出的规范化档案管理要求,没有完备的软硬件工作环境是不可想象的.因此,为了将医院文书档案工作按照规范化要求做好,档案人员一定要争取单位领导和各方面的重视,配足文书档案所需要的软硬件设备条件,为做好文书档案工作奠定坚实的工作基础.
(四)制订科学的激励机制是保证
文书档案要真正做好,单位上制订出相关的制度很有必要,为了更好地激发档案人员的工作积极性,对工作做得好的能给予奖励,对工作责任心不强,工作不到位的档案人员也有一定的约束,最好的办法就是出台相应可行的激励机制才是做好文书档案工作的保证.
四、医院文书档案管理措施
要做好医院文书档案工作,必须采取有效措施,其一必须加大专职档案人员的培训力度,选择觉悟高,掌握现代管理技巧的专业技术人才,建设一支素质高,能力强的专档案员工作队伍；其二、医院要加入对文书档案管理经费的投入,确保文书档案管理软硬件齐全；第三,要严格按照归档文件整理规则对文书档案进行规范化整理工作,特别是要严格按照省档案局等业务部门制定的归档文件规范化年度检查提出的标准执行.对照标准一项一项过关,凡是不符合要求的要立马整改.值得注意的是,不论是开始整理时,还是整理过程中,必须注意请有经验的专家前来指导文书档案的整理工作,也可以到文书档案规范化整理工作做得好的单位取经,借鉴兄弟单位成功的经验,帮助本单位做好文书档案的整理工作.在归档文件整理工作完毕时,及时根据自查情况向省档案局申报或以上省级档案规范化单位.
五、结语
医院文书档管理工作近几年来得到较迅速的发展,也取得了较好的成绩,虽然医院的文书档案管理是常规基础性工作,但是也是一项复杂的工作.不仅需要做好文书档案工作,更要立足档案做好全院包括医院临床一线科室、医技室和职各职能部门的服务工作.