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关 键 词文书档案计算机管理存在问题应对方法
文书档案工作是医院综合档案工作的重要组成部分,是医院管理历程的重要凭据,它包括在业务活动中形成的各类收、发文件、年终总结、年初计划、医院领导班子例会、医院大事记,医院与其他单位签定的各类协议、合同,医院各个时期重大事件,重要活动的历史记载,对于医院的各项工作具有重要的利用价值,对于领导的科学决策具有重要的参考价值,科学有效的文书档案管理工作对医院的健康发展有很大的促进作用.随着信息时代的到来,计算机已经广泛普及到各个领域,为各个行业大大提高了工作效率,本文主要探讨利用计算机管理部分文书档案工作比照完全纸质手写方式管理的优点和存在的不足以及应对措施.
以往医院文书档案工作状况
由于医院多数是差额拨款单位,也就是说只能靠财政拨一部分钱,另一部分是要靠自己创收,还有的完全是民营医院,在当前充满竞争机制的时代,落后就意味着被淘汰,所以医院要想更好的生存、发展,就必须要把提高医疗技术服务水平、提供先进医疗设备,当做首要任务来抓,在资金紧张的情况下,相对行政方面的投入是有限的,文书档案工作在医院算是后勤工作,如果靠购买相应的软件才能去完成工作,成本会很高,给医院也会增加开支,又不能见明显经济效益,实现起来难度很大.以往收文登记的文卡是在印刷厂印制好的表格,然后再由文书在接收文件时一件件手工填写完成,由于受固定格式限制,遇到文件标题字数多时就会写出行,显得过于紧凑,在处理过程中要找相关领导拟办、签发,所以一个文件签下来会在处理单上体现出整个版面看上去不工整,整体感觉很杂乱；对于发文登记的文卡,由于责任科室不熟悉文书业务,表格填写上不能独立完成；收、发文登记本也是用手写完成,在手写过程中,由于登记本的格式是固定的,对于字数较少的标题还可以容纳,而对于字数较多的文件标题就很难处理,往往要写到格外,占用下一行,看上去很不工整,影响整体版面效果,容易把文号与标题错误对应.给归档以后的查阅带来不便；在发文登记工作中使用以往的方法更是不方便,由于责任科室或报送主管部门的原因,原来定的文号要有改动或不要了,而发文登记本一旦落笔后再改就会留下痕迹,给文书工作带来很多不便；手工登记收、发文会因时间久了出现字迹模糊、退色等现象,对于一部分需要长期保存的档案,在日后的查阅工作中带来不便.
自己动手利用计算机技术管理文书档案工作
医院文书档案工作要为医疗服务,在想医院之所想,不去购买软件,为医院节省开支的前提下,利用现有的计算机资源,自己动手编辑文件处理单模板、用Excel或用word编辑收、发文登记本模板,为医院节省开支同时也改变了传统的纸质、手工填写的方法,有效的提高了工作效率.
收文文卡是电子版形式,遇到文件标题字数太多时可以通过调整行间距,而不影响整个版面的效果.
收文登记本用电子版形式,可以根据文件标题字数的多少来调整行间距,不会出现同一文件的收文日期、责任单位、文件标题串行的现象.遇到重复登记被发现时也可以即时删除,充分体现出电子版的优势.
发文登记本实行电子版后,因为上报机关的原因或是其他原因,已经要好的文号或是已经打印出来的文件决定不再发时,可以轻松的处理,省去用纸质登记本管理时,要用小纸条黏的麻烦,再有年久后黏过的纸条上面所写的文字会不同程度的退色或模糊不清,而电子文件保存就具有其稳定性.
文书档案每年需要归档的文件目录除党口外（单独打印清册、上报报告）,都打印成电子版形式,一式两份,档案员和文书双方签字,交综合档案员1份,文书留1份,电子版的目录比照手写的目录,工整,清晰.
利用局域网,把需要相关领导传阅的文件通过扫描、上传的形式让领导知晓,并将批复回复给文书,文书催办、督办.这样既节约了时间、也提高了工作效率.此项工作在一些工厂早已经开展.
电子模板在应用中存在的问题及应对措施
文书档案办公自动化的应用,在发展过程中有利有弊,就其对现代文书档案工作的贡献来说,是利大于弊.
因为电子版的收文登记本是存储在电脑中的,如果遇到特殊情况不能使用电脑时,就没法进行收文登记,会影响到领导及时传阅文件,处理文件,这就要有一份纸质的比照,在平时用电子版收文登记的时候,定期将够整页的登记调出来1份,按来文单位分别装订成活页本,各单位来文所登的文号要另外记在1处本上,只记来文时间、收文号,停电等原因不能使用电脑时,以备连续,在每年归档时要再打印出一份完整的纸质收文目录给综合档案,以备查档时使用.
由于受电脑状况的影响,电子模板存储有不稳定性,要运用U盘、移动硬盘,多备份出两套,遭到电脑重装或其他不确定因素时,能够正常使用.
如何提高文书档案管理水平,以适应日趋发展的新形势,永远都是文书工作者的新课题,与时俱进、不断创新、不断钻研对于文书档案工作来说,将是一个永恒的主题.