档案工作的信息化

[摘 要]现如今社会是一个信息化的时代,信息化是现代管理的重要理念.随着技术的成熟,信息技术给档案工作带来了创新的先决条件.档案管理信息化即人机合一的利用现代科技的有层次的系统工程.档案工作信息化,有利于档案信息资源的整合以及利用.通过建立存储档案的数据库,将大量的信息资料通过云端储存,使档案数据真正成为一种信息资源,并及时维护和更新信息.从而更大的发挥档案信息的作用.

[关 键 词]档案管理；创新；信息化

一、档案工作创新的必然趋势

随着经济发展和公共需求的变化,档案工作的管理理念、运行体制和服务方式正面临着巨大的变革.档案工作的信息化创新指的就是档案职能部门适应当今信息化的高速发展,在条件成熟且有需求的情况下,形成新的结构、新的流程、新的服务方式、新的管理理念.创新是现代档案工作的必然选择.档案工作通过创新,可以更快地实现职能转变、观念转变以及运行机制和管理服务方式的建造设计结构的升级换代,充分提高档案资源的利用率.

二、档案管理信息化进程中所存在的问题

1、进行档案信息化建设,出现忽视档案信息安全工作的倾向

在档案信息安全保密工作中,政府应该起到带头示范的作用.档案信息化是国家信息化战略的重要组成部分,只有所有企业,各个部门的档案信息化发展成熟之后,政府才能够将这些相对独立的数据库进行串联连接,从而形成一个整体,网络状的发展结构,才可以进行有效的统一管理、安全监测.从而把安全化、整体化、标准化落实到实处.在对档案信息泄露原因的调查中,信息安全的问题绝大一部分并不来源于外部的主动入侵和攻击,主要是使用人员的操作疏忽,思想大意而造成的.一些使用人员缺乏对信息安全重要性的认识,造管理理念跟不上技术发展的步伐,再加上缺乏平日里对信息安全保护措施的训练,导致在出现安全问题时,束手无策,无法进行有效的维护,追查,防范措施不到位,进而使得档案信息安全成为空谈.因此深入开展档案信息安全宣传工作,进行档案信息安全的攻防演练,提高使用操作人员的信息安全意识势在必行.要有针对性地对不同应用层次的管理和使用人员开展培训,并且要让培训者认识到,培养安全保密意识是关系到他们切身利益的事.

2.档案信息化建设落后,基础配套设施不到位

随着信息化技术的迅速发展,档案管理工作也必将应对从思想观念上的相应配套.对于档案部门来说,档案管理信息化是一项全新的技术体系和管理服务系统,是多方面多组织的一次交融,是一个成体系的工程,而绝非孤立的单单是技术方面的革新.在这个档案信息化与传统档案交融的时期,有关部门需要投入大量的人力、物力和财力,面临着许多未知的困难.自身技术和信息化基础设施落后的问题也是阻碍档案信息化创新的一个重要因素.几乎所有档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品,硬件设施的保有量其实并不低.但网络设备的软件拥有率却很低,数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低.相当多的档案部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上.不论信息化基础设施建设、应用水平,还是互联网的思维模式、参与度等等都远远低于其它行业.

三、档案信息化管理创新的途经分析

1、要广泛计算机等高新技术产品、时代科技的产物对档案进行去纸化管理,从而提高档案工作效率；

2、借助系统本身的局域网络,建立区域化的档案信息数据库,开发网上档案业务,进行档案信息系统从纸到云端的整体迁移.从而才能实现档案信息资源共享.

首先,要有足够的技术力量支撑.对于档案信息系统的建立、日常的维护、安全工作的进行和突发问题的处理都需要高技术的支持.这就需要配备质量优秀、问题少相对稳定成熟的硬件设施,然后就要有优秀的设计人员设计开发出具有实用性管理档案信息的软件,最后要形成一体化的生态的网络系统.只有这样,档案管理信息系统才能有良好的独立纠错报错能力,才能长久的发展下去.档案信息网络平台建立以后,我们还要投入一定的技术力量去进行日常的维护.随着技术的不断变革,还要定期的对硬件、软件及时的更新和升级.从而是软件和硬件能够配合的更加流畅,减少出现问题的可能性.

其次,档案数据库也要相对的具有一定的规模.数据库数据太少就无法形成一个系统化的体系,无法形成一个整体,其使用价值也相应减弱.把各种依靠物质载体的档案信息转为数字化信息,进行去纸化,做好从纸到数据库云端的整体迁移,全面建立档案一体化系统.传统档案由于不能做到资源共享,大量的档案信息存于档案室内,想要寻找和查阅档案比较困难.数据库的规模和内容,决定着档案信息化建设的实用性.数据库的建立,要体现其便捷性,安全性和实用性.只有符合了这三点,才能称其为一个完整有效的档案信息数据库,也才能发挥档案信息数据库的作用.

最后,提高信息化设备的质量和管理人员的专业化水平.信息时代,首先管理人员的工作从繁重的手工劳动中解脱出来了,但是另一方面,他们的工作量和工作性质也发生了根本性的改变,他们需要接触的是相对更复杂的网络云端档案信息系统信息.因此,提高企业的信息化设备和提高管理人员的素质都是非常重要的事情.现如今以网络数据库技术为主的档案云端数字化已经或正在逐步引入到日常档案管理工作中,档案的形成、鉴定、整理、管理、使用、资源共享等都受到深刻影响.电子档案管理流程的科学化、规范化、标准化、专业化以及档案信息资源开发、利用、分享的一体化,也是当今档案信息系统工作创新重要性的体现.