本站原创随着社会的进步和经济的发展,国家的标准化事业也在不断深入推进,《中华人民共和国标准化管理条例》中指出“标准化是组织现代化生产的重要手段,是科学管理的重要组成部分,在建设中国特色社会主义中推行标准化,是国家的一项重要政策,没有标准化,就没有专业化,就没有高质量,高标准建设.”这一论断阐明了标准化在当今社会发展中的地位和作用.标准化普遍存在于人类社会中,并以渗透到经济、科技、档案及城市建设等各个方面,正是由于标准化的存在,人们才能有秩序、科学合理地进行互相和组织生产,否则将会出现无章可循,重复繁杂的混乱局面.
近年来,城市建设档案工作正在进步完善和发展,城建档案是科技档案的组成部分,是城市建设各项活动的真实记录,它同其他工作一样,也需制定统一标准,作为开展工作的依据和准绳.本人通过学习和多年的档案工作实践,对城建档案工作标准化问题有了初步的认识,在此就城建档案工作标准化的重大意义及制定城建档案工作的标准需解决的几个问题做些粗浅的探讨.
一、城建档案工作标准化的意义
(一)城建档案设备和管理手段的实现和发展迫切需要标准化
档案工作标准化即：科学的制定、贯彻修订各项标准,使档案工作逐步走向规范化、统一化.城建档案工作要求城建档案馆各工作环节之间即有严密的分工,又有密切的合作,必须保持高度的统一和协调一致,标准化在这里就是不可缺少的纽带.假如没有统一的标准化作为依据,各自为政,各行其是,必然会出现互不协调,互不衔接、互不配套的混乱状况.例如：现代化建设使城建档案越积越多,为节省空间,保护元件,更好的开展咨询利用,档案缩微化已成为发展方向.缩微化使用的设备,要求生产者和使用者在技术、规格等方面互相衔接和一致.现在我们使用的器材等设备大都不是一个厂家生产的,如没有统一标准,则不能配套成龙,无法工作和交流.另外,现代化技术已进入到档案管理中,给档案管理提出了更高的要求.如：当前电子计算机在档案工作中广泛应用,软件的通用化、标准化也提到了议事日程.所以城建档案工作现代化程度越高,越需要标准化.而标准化的相应发展,又能促进现代化.从这个意义上说,没有标准化,就无法实现档案工作现代化.
(二)城建档案的科学管理需要标准化
城建档案科学管理要求做到：管理机构高效化、方法科学化、技术现代化,建立起符合城建档案规律特点的科学管理制度,制定一系列标准,使城建档案工作的各个环节都按标准化的要求来进行.所以科学管理制度的形成都要以标准化为基础.如：制定接收档案的标准,以确保进馆档案的质量；制订整理、鉴定等标准,使档案规范化.如果我们不搞标准化,不按标准去做,将会出现工作质量低劣、返工费时等现象.有的单位对档案工作不重视,由于不懂标准,各种档案杂乱无章的堆放在一起,谁要谁去拿,有的档案连管理人员都不知放在哪里,在急需档案的情况下找不出来,造成了人力物力的浪费.自有了标准化条例,档案工作都按标准执行,制定了各项制度,按档案标准化的要求逐类管理,现在如有人找档案,就能在很短的时间内,及时准确的满足用户要求.所以,标准化以统一的、科学的状况代替了混乱的、不合理的状况,要实现科学管理就要求城建档案工作必须实行标准化.
(三)标准化是档案管理质量的基础
档案工作中的组卷、分类、划分期限等工作,在档案工作中都是周而复始的进行着,虽然在具体对象和工作内容上有差异,但在质量要求上都是相同的.制定统一的标准,工作质量就能得到可靠地保证,标准化是质量管理的基础,而质量管理又利于标准化的贯彻,标准化贯穿于质量管理全过程.
(四)搞好标准化对节约人力物力有重要作用
以我们系统各单位整理档案为例：过去由于案卷质量没有统一标准,每个档案管理人员按照自己的认识和理解去组卷,在案卷的鉴定、装订、整理及规格尺寸没有统一标准可遵循,以致造成案卷质量低,每次检查验收档案进馆时,都有相当不符合规定要求,必须进行返工重新整理,即浪费了人力财力,有不利于档案的保护.再如：档案装具是管理档案的基本设备,也是一笔较大的开支.长期以来我们箱、柜、厨等,品种规格及式样即不统一,而且较贵,如能对装具进行统一,制定出科学先进、经济合理的标准,组织专业厂家按标准生产,将会降低造价,节约人力物力,并能加速装具现代化.
(五)标准化是提高档案管理效率的关键
目前,查找档案的效率是根据工作人员对档案的熟悉程度而定,但随着档案的增多,时间的延长,人员的更替,单靠熟悉是满足不了现代建设要求的,必须靠科学的分类和检索才能永久而可靠.另外,案卷的规格尺寸、目录的格式如没有统一标准,进馆后的档案就会杂乱而影响排列和利用.在立卷中也经常碰到有人用非标准重要纸条批写文件,在装订线以外修改文件,用铅笔批改文件等现象,我们不得不进行裱糊等技术处理,这样既费时又影响质量.所以,要提高工作效率,必须使档案工作标准化.
档案管理工作具有较强的实践性,在制定档案工作标准中,要以档案管理的理论和实践为基础,把成功的肯定下来,失败的加以否定,最后形成准则,这样的标准才具有先进性,科学合理性.可以预料,随着档案标准化的进行,将会推动城建档案管理的理论研究,促使城建档案事业获得新发展.
二、城市档案标准化工作中要解决的几个问题
建立一支专门的标准化研究队伍长期以来,由于标准化的重要性没能引起普遍重视,因此城建档案标准化尚无全面的规划,只限于应付工作的需要,所以必须建立一支专门的研究队伍,根据城建档案的特点,有计划有步骤的开展
工作.
(二)及时制定出科学的标准
制定标准必须深入档案工作中调查研究,摸准情况.如不下一番功夫,盲目制订出来,势必脱离客观实际,不便于贯彻实施,但拖拖拉拉制订过晚,也会使档案工作无章可循,必然给工作造成损失,赶不上城乡建设的新步伐.城建档案是城乡建设中形成的原始记录,不是事后另行编写的,其来源和形成有其自己的特点,管理方法独具特色.因此在制定标准时,对标准进行协调,使其内部之间既适应又
衔接.
加强宣传使城建系统的干部职工了解标准化及其标准化对城乡建设的重要作用,档案工作标准化是大家的事情,不只是档案工作人员才能做好的.只要城建干部职工人人重视档案工作标准化,城建档案管理一定会更适应新形势的发展和需用.
总之,城建档案工作标准化建设工作是为历史负责,为现实服务,为未来着想.全社会应该理解支持城建档案工作重视标准化工作,让城市建设有底可查,让城市的血管清晰明了.