开放教育档案工作

摘 要：开放教育档案工作是做好开放教育教学管理工作重要组成部分,如何让档案资源更好地为开放教育教学管理服务,为学生服务,使档案工作走上良性发展轨道,是每个档案工作者需要面对的挑战.

关 键 词：开放教育档案；思考

中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：1672-3198（2013）08-0139-01

1开放教育档案工作的特点

1.1开放教育的定义

国际上把开放教育有时也称作远程教育或远程开放教育,是指学生和教师、学生和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行系统教学和通信联系的教育形式.“广播电视大学人才培养模式改革和开放教育试点”项目,是依托全国广播电视大学系统由广播电视大学组织实施,普通高校、行业部委共同参与,全国多家省市级及县级电大、教学点负责具体实施.

1.2开放教育教学管理工作与普通高校教学管理工作的异同

与普通高校相比,开放教育教学管理工作体现在复杂性.开放教育的学生与普通高校学生相比有“三不同”：不同年龄层次、不同行业,不同学习条件,并且开放教育学籍是八年有效.在教学管理过程中,体现出任务重、战线长、头绪多、责任大等特点.

1.3从事开放教育档案工作的特点

档案工作在我校属于“学校大舞台”的“后台”,既无名也无利,地位不显赫又不能产生经济效益,它不是学校的主流.不管是专职档案员还是档案员,从事此项工作都需要有一个良好的心态.档案工作是一项既复杂又讲究科学,同时又是一项默默无闻的工作,利用者是看不到的.另外,档案工作还是个被人遗忘的角落,在别人眼里也没有别的岗位认同感高.因此,选择档案工作这个岗位时,要有充分的心理准备.

2我校档案管理工作的现状

2.1重复归档

当前我校档案管理工作多数情况下仅以保管为目的,其管理方式和档案利用程度远不能满足不同用户档案查阅检索的需求,也没有真正体现档案本身的利用价值.如针对教务管理起草的文件以鄂电大教字和鄂电大字编发文号,经校办审核通过,印制后到校办盖章,校办留存两份,原件处理签及盖校印的文件留存电大教务处.我以为原件处理签一定要留存校办,原因为在盖校章时,原件处理签绝对不会漏存或丢失,因为有盖章这一环节控制,而我们现在的管理模式中,原件由起草文件单位留存,有些科室发的什么文,档案员都不知道,有的挂网后,未印纸质的文件,到归档时,才发现有些文件根本没拿到处办归档,甚至原件处理签都丢失,原因在于没有行之有效的制度约束.笔者认为,校办应把原件处理签及盖印的红头文件保存两份后直接交到档案科去,因档案科本身就是校办下的一个科室,电大教务处无须保存原件处理签,只留存一份盖校章的红头文件以方便本部门人员查阅即可,无需教务处留两份,既保护所有发文的完整性,又节约了纸张.

又如导学中心经常起草与教学相关的文件,编的是教字号的文件,而编号审定是在校办完成,存档时就遇到很尴尬的问题,起草的文件单位是导学中心,编是文号是教字号,档案员年底整理归档时,缺文件,到校办文印室查找电子版的文件时,才发现是导学中心起草的.这个问题最合理的解决办法,还是校办盖印时文件处理签原件留存及红头文件盖印后留存两份,直接交由档案科.而导学中心和教务处只需要留存一份文件,以备本处室人员查询所用,否则重复归档不仅增加了工作量,降低了工作效率,也浪费了很多人力和物力.

2.2重视程度有待进一步提高

领导对档案工作重视程度有待于进一步提高.不能在关键时刻哪个重要文件丢失了方显档案工作的重要性.笔者以为要成立湖北电大档案管理工作领导小组,健全机构,加强每一级领导,把档案工作纳入考核.加大投入,强化软硬件建设,开放教育学籍档案多年来都没有一个规范的档案室和规范的档案柜,档案保管条件急需得到明显改善.建立健全制度,使档案工作有章可循.其次要提高档案工作人员的积极性,我校在评职称上给予一定的指标,让他们觉得从事这项工作有价值感、有盼头.

2.3重保管轻利用现象亟待解决

作为我们档案管理工作者要改变以往的工作模式,提高档案利用率.档案工作是一项服务性工作,其服务性是要通过档案的利用率来实现的.要打破“重管轻用”的工作模式,要改变由被动服务转变为主动服务的思想,要让档案工作和学校日常工作甚至整个系统工作紧密结合起来,赢得学校领导和教职员工的关心和重视,使我校档案工作步入良性循环发展的轨道上.

2.4档案管理工作人员的素质有待进一步提高

目前我校是一个班子二块牌子,即电大开放教育和科技职院,开放教育在校生就有104200余人,科技职院每年招收学生达9800余人,而我校专职档案员只有2名,其它都是分布在各系里或各单位的档案员,而我校又缺少对档案员的培训,学校召集开专档案人员工作会议10余年来仅二次,如想参加省档案馆组织的培训都需要自费.

我校要加大对专档案人员业务技术水平和工作能力的培养,提高档案工作者的综合素质,让这支队伍更加稳定.我校完全有这个条件开展档案专业继续教育培训,不定期的邀请档案管理专业方面的专家来我校指导,要经常组织专档案员参加培训和学习,不断提高他们业务水

平和管理能力.

3开放教育档案工作改进思路

3.1以服务学生为本,建全档案管理工作的有效机制

首先要树立一切为学生服务,一切服务为学生的思想,因为远程开放教育的特点是师生准分离等特点,在为学生提供学籍档案、考试成绩档案及毕业学生证书遗失补办等都需要无偿地为学生提供服务,开放教育的学生都是成人学生,有的学生毕业多年,出具明、书遗失补办等工作,在很多情况下,都是与学生未见面的状态下从事一些很琐碎的工作,在出具证明过程中要按档案工作有关规定,不能因为学生不在现场而搪塞甚至不回复.对不符合手续的出具明的,档案管理工作人员是绝不允许的.3.2以服务系统为核心,重视档案信息资源的开发和利用

电大办学的特殊性在于,是以系统依托而存在,从省级电大到市级电大延伸到县级电大、教学点,如何把档案信息资源这块大蛋糕让整个系统分享,需要档案管理工作者有合理的知识结构,还要有网络服务的能力和创新能力.如开放教育从招生到学籍到考务的每一个环节,从文件资料形成、收集、整理、归档、利用的所有过程中,都很明显地显露出档案所具有使用价值,作为我们做远程开放教育的电大,更有优势运用现代化信息技术手段,更有条件做好档案信息资源开发利用,针对开放教育在籍学生给一定权限,网上查询,这样减轻学籍及档案人员工作量,腾出更多时间去丰富我校馆藏内容,让整个电大系统教务管理人员、教师、开放教育本专科学生更好地利用档案信息资源.将反映电大特色的重大历史事件,重大科研项目、重大会议、反映电大办学特色、人物特色的各类声像、多媒体档案等让人感兴趣、丰富的档案资料进行开发,不断丰富校园文化,同时也为档案信息开发创造一个良好外部环境.

3.3以国家开放大学建设需求为目标,探索档案的开放和利用

电大从传统的广播电视教育发展到以互联网为基础的现代化远程教育,电大在全国的影响力之大,乃至全世界也具有广泛的影响力.我们可以借鉴国外先进档案管理体制,如图书、档案、资料一体化管理模式.首先,建立图书档案馆网页,设立湖北广播电视大学文件中心,文件中心是介于文件形成与档案馆之间的过渡性保管和提供利用的机构.我校每年发的所有红头文件,盖印后交由文件中心保管,如鄂电大字、教字、资字、人字、党字等都可以集中在文件中心保管、整理、利用并进行处理,筛选有价值的文件向档案管移交,目的就是使得档案馆能够尽可能地保存更具有价值的档案,这样提高了馆藏价值,而文件中心专门提供查询服务,到档案馆中保存的档案基本上 ;都需要永久保存,通过科学的工作方法来管理、开发发挥出来,让档案馆有更多精力更加细致精确的保护重要档案.以开放教育教师、管理人员及学生为服务对象,以电大库藏档案信息为服务内容,通过各种服务方式,实现档案信息资源共享最大化.最大限度的实现档案资源的开放和利用,促进我校档案工作现代化和科学化,为国家开放大学的发展、提供强有力的支撑.