本站原创在构建有中国特色的社会主义和谐社会中,民政工作发挥着重要的作用.利民之政,为民办事,这是民政工作的基本方针.政府在履行社会管理职责方面,应与民众的切身利益相关,随着公共服务项目的开展,民政工作的内容、任务及地位也愈加地重要起来,而民政工作中所形成的档案资料也日渐呈现类别繁多、涵盖面之广等特点,并真实可靠地记载着我国民政工作的发展历程,做好民政档案工作是开展民政工作的基础,它体现着政府为民服务的理念,对于国家在积极探索社会福利保障及基础建设进程方面的重大结果能够如实记载.民政档案工作不仅是民政工作开展的重要理论依据,而且也是国家信息收集及保管的重要部分.民政档案工作要如何开展才能更好地适应我国民政工作的持续发展需要,为此围绕这一问题进行如下深入探析.
一、我国民政档案工作的现状.
我国民政档案工作是以《中华人民共和国档案法》与《档案实施办法》为依据全面展开,为规范管理民政档案工作,为社会提供相关档案资料,能够服务于广大民政对象,必须加强对于档案工作人员的思想教育,加大档案基础建设的投入.现阶段我国民政档案工作是以部门为单位,由科室人员进行相关档案资料的收集、整理、保管与移交.
为了有效提高档案管理的水平,改善保管档案的条件,目前省地（市）级民政部门的档案按照类型的不同,可以分为文书、基建、财会、照片及声像档案等；按照登记类别不同可以分为收养、社团管理、涉外婚姻（含港澳台及涉华侨同胞）、地名及勘界档案等.我国的民政档案资料实行着统一化的管理制度,为便于在日后工作中能够快速便捷地查阅及利用,专职专柜、分开存放是目前档案资料保管的基本方式.
二、民政档案工作存在的问题.
随着我国民政工作的不断展开,民政档案资料日积月累,除了建立起相关的档案资料管理制度,严格执行档案资料分类大纲外,还需要对较规范、较专业的档案资料进行分门别类立卷归档.指定相关管理人员,对于较少使用、年限较长的档案资料进行定期整理与封存.虽然在全国民政档案工作的开展中也取得一定的成绩,但在工作进行中也存在着一些薄弱环节,现归纳如下：
1.上一级的民政部门疏于对相关档案部门的管理监督.目前全国民政部门虽有定期开展相关专业的档案检查,但只停留在提供指导性建议的层面上,而对于相关政策的实行还需要有硬性的要求.
2.对于专业化档案资料的管理制度有待加强.目前地方性民政部门只按照文件的归档制度来管理档案,对于档案的查找、借阅及保管没有更详细的管理制度.而专业化专门类的档案管理细则的缺乏,使得更多专业化的档案资料无法得到全面性地统一管理.
3.民政档案资料保管条件的不足及相关管理人员知识的欠缺.在我国大部分县级以下民政部门都无法提供专门的档案资料保管场地,只用一两间办公室来替代,无法做到档案管理的防潮、防虫、防火工作,不利于长期档案保管.而管理档案人员知识水平的欠缺,也直接影响着档案管理的水平.
4.档案管理信息化水平有待提高.为了能够全国联网方便查找相关档案资料,势必需要进行档案资料的信息化管理,而由于二三线城市无法建立起多媒体的档案信息,开发档案软件的水平有限,使得全国民政档案资料共享脱接,势必造成资源的浪费.
三、改进民政档案工作的方法.
虽然以上的问题存在着多方面的原因,既有民政部门对于档案工作的不够重视,也有相关档案管理制度的不健全,档案保管条件与管理人员知识不足,及档案管理信息化建设的欠缺等.倘若这些问题不采取措施予以改进,势必会对民政部门今后的各项工作展开,造成一定的影响.所以,我们应当正视目前存在的问题,积极采取相关措施,改进民政档案工作的方法.
1.加大对各级民政档案工作的监管力度,履行其管理职责.根据《档案法》的相关规定,档案管理工作遵循着统一管理、分级监督的原则.为此,各级相关民政部门应认真贯彻落实国家档案相关法律法规,在指定范围内对民政档案工作进行必要的监督与指导,加大对档案部门的监管力度,履行相应的管理职责.同时作为各级民政档案部门,应积极主动地配合其监管部门的工作,建立起相应的档案管理岗位责任制,实现目标管理化,保证档案管理工作有条不紊.为了更好地发挥其应有的作用与效益,应不断深化对民政档案工作重要性的认识,使档案管理工作步入制度化与规范化.
2.建立完善的专业化档案管理制度,提高其工作效率.只有建立完善的档案管理机制,才能更好地进行民政档案管理工作,制度的建立是根本.针对目前档案管理的方法,可以制定包括档案的收集、保管、归档、借阅、保密及销毁等制度,对于档案管理人员有相应的岗位责任制度,由此才能促进民政工作的开展.全国各级民政部门应针对档案的种类进行分类式管理,比如机关文书、财会档案等,就需要运用到专业化的知识进行档案管理,目前国家民政部门与档案局也已发布相关专业档案管理文件.而为了提高档案管理工作的效率,必须建立起档案管理考核机制,并同其它民政工作一并纳入考核项目中,只有如此科学地规范管理民政档案资料,才能让民政档案工作得到提高.
3.提高民政档案管理基础设施建设,提升管理人员素质.建设完备的档案管理设施,是做好档案管理工作的基础,而且也是长期落实档案信息化的根本.它包括档案管理人员的办公场所,存放档案的专用设备,配置相应的档案专柜以及标准的档案库房建立等.这就需要民政部门保证充足的基础设施配套经费,并有足够稳定的资金来源,定期对于档案管理设施进行检修备案等.与此同时需要提升档案管理人员的素质,通过不定期的业务知识培训来加强对档案管理工作效率的提高.需要把培训工作落实到细处,在民政档案专业化与创制上下足功夫,通过与邻省市区县间档案工作的交流与学习中,来达到共同提高的目的.
4.架构民政档案工作的网络平台,利于信息互通共享.随着信息时代的高速发展,利用计算机进行档案管理,已成为未来国内外信息化管理的目标之一.我国各级民政档案部门应把计算机管理档案信息作为本单位工作的重点,积极采取措施,利用信息化技术管理档案工作,保证资源的及时传递,便于互通互联.就目前我国的档案管理工作而言,若已有档案信息数据可以通过系统的集成与数据的备份实现其信息的共享.若重新开发的系统,则需确认整体信息框架,制定统一的数据标准,预留一定的扩展空间,从而促进民政档案信息资源的长久利用.