本站原创城乡居民社会养老保险档案是指在城乡居民参保业务过程中直接形成的具有法律效力和保存利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录.可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况,是国家档案资源的重要组成部分.如何做好城乡居民社会养老保险档案工作,已成为城乡居民社会养老保险经办部门的一项重要任务.
一、城乡居民社会养老保险档案管理工作的意义
1、事关城乡居民社会养老保险制度改革进程.虽然我们河北省城乡居民养老保险制度已经提前并轨,但随着全国统一并轨制度的推行,城乡居民社会养老保险制度又增添了新的内容和新的要求.我们城乡居民社会养老保险部门不但要履行社会保障的责任,同时还要承担起对60岁以上老人的社会化服务与管理职能,如此庞大的社会系统工程,若无完整准确的个人资料记载,即安全有序的城乡居民社会养老保险档案管理,我们整个居民社会养老保险部门的工作就会陷入困境,就会影响到下一步城乡居民社会养老保险制度改革的进程.
2、事关城乡居民的切身利益.一个参保人从参保手续到离退休享受社会养老保险待遇,要经过诸多环节.在参保手续时,首先要采集,并作为最原始的资料存入个人档案,其后要不断缴纳保险费、划拨个人帐户、计算利息等.当新老农保制度进行衔接及居民与职工养老保险进行流动时,还要保险关系转移和基金的转入转出等手续,这些详细资料的个人档案记载,就成了今后支付社会保险待遇的重要依据.城乡居民社会养老保险档案管理的好坏,将直接关系到参保人的切身利益.
3、事关经办部门的工作质量和办事效率.档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳.对已完成的业务工作进行回顾整理、总结,从中找出经验教训,将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动.可以为决策者提供准确的各项统计数据,为领导科学决策提供服务,提高办事效率.
二、城乡居民社会养老保险档案管理工作的特点
1.涉及面广.从数量上看,作为世界人口大国,我国有2/3的人口分布在农村,加上城镇居民,我国城乡居民社会养老保险涉及的对象群体之庞大,是其它保险所无法比拟的.从内容上看,城乡居民社会养老保险档案涉及符合参保条件居民的参保登记、保险费收缴、基金划拨、个人账户管理、待遇支付、基金管理、保险关系转移接续等诸多工作环节.而由此产生的城乡居民养老保险业务档案资料必定是构成复杂,数量巨大,涉及到方方面面的群体,涉及到方方面面的内容.
2、变动性大.城乡居民社会养老保险的服务对象为农村居民和城镇居民,他们一般没有固定的单位,工作变动较大,户籍流动性强（特别是女性群体因结婚迁移户口）.特别是近几年大批农村劳动力向城市转移,很多农民进城务工,常年离家在外,且工作单位又经常处于变化之中.城乡居民的这种工作及户籍的流动性使其养老保险的建立和缴纳问题也始终处于变化之中,因此居民养老保险档案从建立到利用也就经常处在变动之中.
3、政策性强.我国城乡居民社会养老保险的基本原则是：保基本、广覆盖、有弹性、可持续,自愿参保,自由选择参保档次和缴费水平.与之对应的城乡居民社会养老保险档案必须适应、尊重不同参保群体的多样性、差异性和流动性.其参保人基本信息、参保时限、缴费水平、待遇水平、待遇发放等内容,与每个参保人的切身利益息息有关,与党的惠民政策落实密不可分.
三、城乡居民社会养老保险档案管理工作存在的问题
1、档案管理意识薄弱.个别基层领导对档案工作没有给予足够重视,认为档案管理不能给单位带来效益,对居民保险档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,在各地普遍存在.有些乡镇社区没有专门的档案室,该归档的档案没有归档,档案随意保存,防火、防盗、防潮等安全防范措施缺失,存在比较严重的安全隐患.同时部分经办业务人员也存在概念不清,认识不高的问题,认为当前的工作都忙不过来,没有时间去整理那些数量巨大、工作环节繁琐的城乡居民社会养老保险档案.
2、档案管理工作人员的素质偏低.基层城乡居民社会养老保险的档案管理人员有相当一部分是,即使专职的档案管理人员,大多数也是从其它专业改行的.他们没有经过系统的专业知识培训,缺乏档案管理的专业知识和现代档案管理技能,档案管理手段和方式落后,档案工作质量不能得到保证.
3、缺乏专业的管理标准和规范.城乡居民社会养老保险档案由于刚刚起步,且因管理的对象不同与其它社会保险档案,所以管理上缺乏统一标准,造成各地管理办法不统一,管理的规范和水平也不一致.哪些资料需要整理归档,如何进行整理归档；哪些资料不需要归档,如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理,如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序,亟需建立标准化、规范化的管理制度和管理程序.
4、手段落后,管理水平偏低.近年来,随着城乡居民社会养老保险的全面启动和业务量的逐步加大,有的经办机构实施了档案的微机化管理,但由于软件、硬件、人员没有实现有机结合,有的缺乏相应软件,有的缺乏专业人才,因而未能发挥出应有的效能.大部分城乡居民社会养老保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式,效率十分低下,查找资料费时费力,搞数据统计更为艰难,直接影响了工作的进展.
四、加强城乡居民社会养老保险档案管理工作的建议
1、广泛宣传,强化管理意识.利用各种宣传手段和宣传渠道,提高每一位公民特别是领导干部的社会保障意识,加大对城乡居民社会养老保险档案工作的重视程度,积极争取各级党委、政府领导对这项工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善城乡居民社会养老保险档案工作创造良好氛围和有利条件.积极组织经办工作人员学习档案知识,提高档案意识,树立依法管档的观念,增强做好档案管理工作的自觉性和责任感.
2、健全制度,规范管理程序.依据《档案法》和新出台的《社会保险法》等法规政策,制定城乡居民社会养老保险档案分类大纲和保管期限.对每一类档案制定出相应的管理制度,从而构建一个完整的制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档.对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序,做到既符合工作进程,又符合档案管理要求.平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等,要及时立卷归档.
3、加大投入,提升管理水平.各级特别是乡镇一级城乡居民社会养老保险部门应克服资金紧张的困难,购置先进的微机设备,装备档案室.要尽力做到统一标准,以便计算机联网及共享社会保险档案数据.同时应着力进行档案管理的软件开发工作,由上级城乡居民社会养老保险部门统一组织实施.软件功能应包括：档案的自动快速编目,及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速查询统计.
（作者单位：海兴县城乡居民社会养老保险管理中心）