高校图书馆档案管理新思路

摘 要：图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的重要组成部分,本文首先阐述了高校图书馆档案的特点,其次分析了图书馆档案的作用,接着分析了当前高校图书馆档案管理工作中存在的问题,最后提出了优化档案管理的新思路.

关 键 词 ：高校图书馆；档案管理；新思路

高校图书馆档案管理是高校图书馆工作的一个重要组成部分,是保存高校图书馆各项工作和活动原始记录的载体,它从高校图书馆成立之日起就开始积累,随着图书馆的发展而发展,客观真实地记录着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹,对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值.

一、高校图书馆档案管理的作用

(一)对读者开展宣传和教育的重要教材

高校图书馆的档案资料来源于图书馆在教学、科研、管理以及服务等各项工作,广大读者可以通过这些档案信息了解整个图书馆的情况,是全面向读者推荐图书馆的第一手资料,也是向读者开展宣传教育活动的重要教材.

(二)领导决策的参考依据完整的档案资料可以为领导决策提供很多信息

高校图书馆领导在工作中需要了解馆内的工作情况和一些有关图书馆发展的数据时,可参考馆内保存的档案材料；其次,学校领导想要了解学生的读书喜好,掌握学生的学习动态,也可以通过参考图书馆保存的学生借阅方面的档案来获取一定的信息.同时,针对旧有管理制度的问题提出建议,不断完善图书馆各项规章制度.

(三)做好图书馆服务、提高工作效率的依据

随着时代的发展,高校图书馆的工作内容也发生着变化,其中,为广大读者提供优质的服务是当前图书馆工作的一项重要内容,也是未来高校图书馆的重点发展方向.其中,图书馆的档案管理对做好服务工作有非常重要的作用.档案管理工作的主要任务就是将图书馆的每一份重要文件、每一项重要工作和活动真实、完整地记录在案并妥善管理.在对高校图书馆服务工作的探索过程中,档案管理人员完整地收集并记录服务工作发展过程的重要文件资料,如服务工作思路、组织情况、经验和教训等.这些资料可以为图书馆改进服务质量提供可靠的信息价值.

(四)档案是高校文化建设的需要

档案是一个学校文化建设的历史记忆,是传承学校历史文明的重要载体.图书馆作为高校非常重要的一个部分,作为学校的文化发展和展示窗口,是信息和知识的集散地.因此,高校图书馆档案建设具有重要的文化价值,对高校文化建设发展有着很重要的意义,同时也是国家和民族文化建设的重要组成部分.

二、高校图书馆档案管理的新思路

(一)增强档案管理意识

一定程度上说,图书馆档案同馆藏文献资源一样也是一种宝贵的信息资源,对图书馆工作有很大的参考价值,因此,上至高校领导、图书馆领导,下至图书馆档案管理工作人员都应该重新认识档案管理工作,从思想上高度重视这项工作.在获得领导认同的基础上,逐步将图书馆档案管理工作规范化.笔者认为,确定固定的档案管理员编制负责全馆档案管理十分重要,这是做好图书馆档案管理工作的基础环节.

(二)健全档案管理制度

高校图书馆档案管理业务包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用等八个具体环节.如此众多的环节,如不制定具体的规章制度给予规范,将会使档案管理工作陷入混乱.因此,为了能使档案管理工作有序开展,就必须建立一套完整的行之有效的管理制度,这是图书馆做好档案管理工作的前提条件.

(三)提高档案管理人员的素质

选择优秀的档案管理人员.最好选用事业心强、并有较高学历的人才,具有档案专业学历的人才更好.档案人员一经落实,应保持相对稳定,不要随意变动,有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性.其次,为使管理水平跟上不断发展变化的档案管理工作新形势,应该不定期对档案管理人员进行必要的档案管理专业培训,让他们学习新知识、新技术.

(四)优化档案结构

高校图书馆应当重视历史性档案资料的收集与整理,这部分档案是以文字形式直接记录高校图书馆重要活动、重大事件的文字材料,对图书馆的发展具有十分重要的历史和纪念意义.这部分材料由于较为分散、零碎,较难收集和整理,容易被忽视,需要在日常工作中持续关注.图书馆档案工作还应重视非文字资料,如实物、音像、电子档案的收集与整理.这类档案资料较之文字资料更生动、更具体、更真实,是比较有价值的佐证资料.

(五)科学鉴定档案

对需要归档的档案进行逐一鉴定,区别不同档案的性质和价值,然后根据档案的重要程度和价值大小进行档案归档,这样才能使档案存放科学合理,节省存放空间,节约管理费用,同时也便于档案的查找、开发和利用.

(六)充分开发利用档案信息

档案的开发和利用是高校图书馆档案管理工作的最终目的和归属,只有让档案信息资源得到充分利用,图书馆档案才有存在的价值,档案管理工作才有意义.在开发利用方面,档案人员应做到以下几点：一是档案管理人员应积极配合高校及馆内领导决策,根据工作需要及时准确提供相应的档案资料,为图书馆发展做好服务,实现档案价值；二是做好宣传推广工作,提高档案信息利用率.传统的重藏轻用思想很大程度上制约着图书馆档案作用的有效发挥.因此,应该更新管理观念,加强对图书馆档案作用的宣传,使读者们正确认识到图书馆档案的价值和意义,提高档案的利用机会.

(七)大力推进管理手段的现代化

现代化的管理设备和管理手段是现代化图书馆档案管理工作所需,也是时展的要求.笔者认为,要实现档案管理手段的现代化,应该建立起开放档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、原文影像资源库以及史料汇编、专题文件汇编资料库等四大数据库,这是管理手段现代化的基础.

总之,档案是高校图书馆管理工作的基石,图书馆的许多工作都离不开档案管理工作的支持.不断优化高校图书馆档案管理水平,提高档案利用率,可以促进高校图书馆各项服务工作更好地发展.