本站原创摘 要 ：电子注册是高校学籍管理工作的重要环节.高校学籍电子注册工作存在以下问题：相关的学籍管理制度不完善,学籍信息衔接不畅,并存在数据不规范、不准确现象,而且缺乏优秀的学籍管理人员.为了推进高校学籍电子注册制度建设,要加强学籍管理者和学生的法律观念,明确高校与学生的法律关系；依法建制,制定严密的学籍电子注册制度和管理程序；依制管理,将“强制性与灵活性”相结合,还要建立法律咨询中心和有效的申诉制度,对学生进行法律援助.
关 键 词 ：高校学籍管理 学籍电子注册制度
随着信息科学技术的迅猛发展,网络化和信息化已经成为普遍趋势,同时电子档案信息管理系统的广泛应用和普及有力地推动了高校学籍管理模式的全面创新.电子注册工作是学籍管理的重要环节,是维护书的公正性及保护高等学校毕业生合法权益的重要保证.电子注册制度是新形势下高校学籍管理的必然选择.[1]2001年2月5日,国家教育部印发《高等教育书电子注册管理暂行规定》[2],由此全国高校高等教育书电子注册制度开始实施.从2006年下半年开始,教育部实行高校学籍电子注册[4].2007年3月13日,教育部颁布《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》,新生学籍电子注册制度从2007级新生开始实施,2008年开始实行普通高校学籍学年电子注册.但由于起步晚,时间短,我国高校学籍电子注册制度还存在诸多问题亟需完善.本文拟对学籍电子注册制度建设进行初步探讨.
一、学籍电子注册制度
学籍电子注册包括新生学籍电子注册和学年电子注册.高等学校学籍电子注册是实现对普通高校学生在校期间全过程的规范化、信息化管理,建立完整的高校学生数据信息库.学籍电子注册与书电子注册相衔接,经过学籍电子注册的学生获得的书才能进行书电子注册.学籍电子注册工作是对新生名单核对工作的进一步规范和延伸,这样从高校招生网上录取,延伸到高校学籍电子注册、在校生管理,然后与书电子注册工作接轨,从而实现高校学生全程网络化管理.可见,高校学籍电子注册制度建设不仅是学校管理的需要,也是高等教育办学规范化的需要.
二、高校学籍电子注册工作存在的问题
1.相关的学籍管理制度不完善.
学籍电子注册有严格的时间、质量要求以及规范的格式标准,每个环节都不能出现丝毫差错.有的高校不够重视,未能及时建立与学籍电子注册相适应的学籍管理制度.在整理学籍材料的环节上一些高校还沿用以往的老办法,对学籍电子注册工作涉及的各部门、各阶段的职责、目标不明确,不能使此项工作规范化、制度化.
2.存在数据不规范、不准确现象.
在招生录取过程中,采集和录入考生报名信息时,可能出现个别信息与实际不符的情况,如与户口本信息不一致,错误,学生姓名中同音别字等.在省级招办将招生录取数据库信息报教育部时也可能有漏报错报现象.而在高校,招生录取数据库与学籍管理系统数据库结构不同,将学生信息录入学籍管理系统中时,需要人工输入,很可能出现失误,导致学生信息不准确.
3.缺乏优秀的学籍管理人员.
学籍电子注册的实施要求学籍管理人员应该有很强的责任感和服务意识,能够掌握并运用现代信息技术.学籍材料涉及全校学生,数据量多、更新速度快、工作量大.工作人员容易产生枯燥、厌烦情绪.而且有些领导不重视学籍管理队伍建设,一些学籍管理人员责任感不强,不能熟练掌握并运用计算机信息技术解决学籍电子注册中的问题.
三、推进高校学籍电子注册制度建设的建议
1.加强学籍管理者和学生的法律观念.
高校的学籍管理人员如果具有较强的法律意识,就能正确理解法律的本质,正确认识法律、制度的作用,在具体的工作中就能更好地把法律、制度适用于具体人、具体事,提高和增强依法办事的自觉性,把管理工作纳入法治程序；大学生作为被管理者如果法律意识较强,就会用法律的观点来衡量学校的学生管理工作,并明确自己的义务与权力,减少与学校冲突的可能性.
2.明确高校与学生的法律关系.
高校与学生之间的关系,既不是普通的民事关系,也不是普通的行政关系.学校与学生之间的法律关系是教育法律关系,是由教育法律规范对学校与学生之间的社会关系进行调整后的产物[4].调整学校与学生之间的法律关系的法律规范应主要是教育法律规范.在具体的教育法律规范不完整、不具体的情况下,可以适用教育法律原则或借鉴与之类似的情况的法律规范.
3.依法建制,制定严密的电子注册制度和管理程序.
所谓“依法建制”是指高校必须依照国家的相关法律法规,通过法定的程序,结合本校实际制定出具有针对性、实用性、可操作性的学籍电子注册制度.高等学校有权制定自己的学籍电子注册管理制度,这是由高校的法律地位决定的.比如,《普通高等学校学生管理规定》中有关学籍管理制度的部分有五处直接明确为“由学校规定”,有十三处明确为“按学校规定执行”.
学籍电子注册制度可视为高校法规管理的一部分,是法律授权的在职权范围内根据具体情况和自己的意志,自行判断、自行选择最合适的行为方式和内容的一种权力[5].
高校要根据2005年9月1日施行的《普通高等学校学生管理规定》制定严密的学籍电子注册的规章制度,建立严谨的学籍管理程序,明确相关部门的职责范围,按照法规的要求进行规范和协调,并使学校的学籍管理行为有法可依、有章可循,有效避免违规招生、行为失范和权力失控.
4.依制管理,将“强制性与灵活性”相结合.
所谓依制管理,指要按照规章制度办事,树立规章制度的绝对权威性和严肃性,让学生自觉遵守.“强制性”意味着管理者要坚持原则,秉公办事,决不能敷衍马虎,也不能因人而异,因情废制,随意变通.“灵活性”则要求管理者在处理与学籍管理制度相关的人和事时,必须通过调查研究,弄清事实,并做到材料充分、处理有据,根据当事学生的具体情况做出学生无异议的决定.只有强制与灵活有机结合,高校才能制定并实施便于操作的制度内容.
5.建立法律咨询中心和有效的申诉制度,对学生进行法律援助.
法律咨询中心可以由具有法律知识的教师、各学院学生管理的副书记、辅导员或法学院的教师、学生组成,他们的主要任务是了解、发现、解决学生管理中的棘手问题,帮助学生了解和维护自己的合法权益.
应该建立起简捷、顺畅、有效的申诉制度,为维护学生的合法权益提供制度保障.目前这项制度要么不很完善没能发挥其应有的作用,要么有制度但没有执行.今后应将该项制度予以规范化,使其具有更强的可操作性.