本站原创摘 要：如何能够对银行票据实行有效管理,减少财务人员工作量,确保账户资金安全,降低手工填制票据带来的安全风险,业内人士普遍认为,除加强内控制度落实外,使用票据打印管理软件,是比较理想的解决方案之一.文章对广州军区联勤部财务部经过调研论证,成功研发出的“银行票据管理系统”进行了分析、探讨,指出这是实现票据书写规范化、票据打印普通化、票据管理信息化、票据查询简单化等要求,实时记录开票信息,对银行票据实行有效监管,使办公电脑和打印设备与银行票据打印达到完美结合的良策.
关 键 词 ：银行票据 票据打印管理软件 电脑 打印设备 完美结合
中图分类号：F830.4 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2014）02-165-02
银行票据有支票（支票、转账支票）、银行本票（定额本票、不定额本票）和汇票（银行汇票、商业汇票）,结算凭证包括汇兑（信汇、电汇）、托收承付和委托收款.传统银行转账支付以纸质为载体进行传递、清算,其填制方法多为手工填写.为堵塞漏洞,预防经济犯罪,银行对票据书写要求越来越严格规范,旧的填制习惯已经不适应实际工作需求.下面,笔者主要就银行票据使用管理存在问题及解决方案进行探析.
一、存在的问题
一是效率慢.现行财务规定,付款多要求通过银行或在规定限额内用公务卡结算,POS机使用不普遍的地区,多采用支票转账方式结算.手工填制银行票据,效率慢,对于银行业务较多的单位,就会占用财务人员大量时间,工作效率不高.二是易出错.央行规定,填制银行票据一定要用正楷字体书写,但在实际工作中,财务人员多采用自己熟悉的字体书写,字迹潦草,难辨认,给银行工作带来了不便,而票面一旦出现涂改、擦写等印记,银行也一律拒付,既降低了效率,又浪费了资源.三是存隐患.现行财务规定,填制银行票据,收款人、用途、票据存根等要素要据实填写,而在实际工作中,有些财务人员往往除了填写金额外,其它要素都“忽略”了.资金被“背书转让”,资金被挪用的现象也偶有发生,给资金安全造成巨大威胁.四是难查询.手工填制的银行票据,开票信息无登记,如有所需,查询起来非常不方便,尤其是查询金额相同或支付时间较久的业务.有的单位对银行票据往往轻于管理,财务部门从银行购买的银行票据大多没有登记,已用数量、作废数量及明细往往是一笔笼统账,银行票据管理存在安全漏洞.
二、对策研究
如何能够对银行票据实行有效管理,减少财务人员工作量,确保账户资金安全,降低手工填制票据带来的安全风险,业内人士普遍认为,除加强内控制度落实外,使用票据打印管理软件,是比较理想的解决方案之一.
目前,国内市场上各种类型的票据打印机,型号各不相同、质量参差不一.普通票据打印机功能有限,只能填写支票的大写日期和大小写金额等,无法完成支票的、收款人、存根及背书的填写；软件和打印设备对票据不能一次定位,操作不便.专业票据打印机功能相对较全,但配套软件要付费才能使用,且需不断更新升级,一旦损坏要专业人员才能维护,成本较高.2012年,广州军区联勤部财务部经过调研论证,成功研发了“银行票据管理系统”,实现了票据书写规范化、票据打印普通化、票据管理信息化、票据查询简单化等要求,实时记录开票信息,对银行票据实行有效监管,使办公电脑和打印设备与银行票据打印达到完美结合,降低成本.
三、功能简介
银行票据管理系统主要由票据设计、票据填写、票据打印以及票据管理四大功能模块构成.
票据设计：用户可根据需求,自行设计所需要的任何票据模板.对票据模板进行设计时,只需将支票进行扫描,获取扫描文件后,导入系统,添加组件后保存,几分钟之内就能完成.再次打印同一式样票据时,即可使用模板进行打印,不需重新设计.使用其他式样票据时,按此方法操作即可.初始系统中,已对常用的几种票据模板进行了设计,财务人员不需重新设计,直接使用即可.
票据填写：导入票据模板后,系统中即可显示与现实支票相同的界面,用户在界面上采用选择填写的方式填写所需的票面信息,系统在填写过程中严格审核,自动提示输入有误的项目.用户不需一一填写所有票据信息,有关联的信息项,系统会自动生成.如金额项,只需在大写金额栏填入所需的金额小写,系统会自动转化成大写金额,并在小写金额栏与存根栏自动填列.
票据打印：系统以A4纸作为打印模板,实现了自适应模板打印技术,根据打印机实际参数自动调整票据内容的打印坐标,使其始终位于A4纸靠进纸边位置,不管用户使用何种打印机,只需将票据放置在打印机进纸口位置即可.系统还采用了智能排版技术,可自动获取打印机的硬件参数,根据可打印范围和页边距计算出坐标偏移量,逐一调整票据组件的打印坐标,根据内容调整字体大小,从而实现对银行票据的精确打印.
票据管理：系统可实时记录所有银行票据打印信息,通过此功能,可及时对开票信息进行查询、统计,查看已打印票据图像,有效管理作废票据.系统采用无驱数据库技术进行数据存储,无需进行额外安装；采用数字技术进行加密,数据安全可靠；开票信息按年度进行管理,便于备份、恢复及查询统计.
四、系统优势
相对于手工填写及使用传统票据打印系统,使用银行票据管理系统具有四大优势：一是系统操作更简便.系统简单易用,打印效果所见即所得.设计票据时,用户只需提供票据扫描图,简单设定后即可完成票据模板的设计；打印票据时,系统以实际的票据样式为基本界面,用户如同在正式票据上填写内容,只需简单的几步填写,数秒内即可完成打印.二是业务更高效.系统为填写人提供科学性辅助,可实现存根和主票自动关联、自动审查填写内容、自动调整文字大小、自动完成时间和金额的大小写转换,节省业务时间,达到事半功倍的效果.同时系统具备记录、统计、查询、作废等管理功能,便于财务部门及时对银行票据实施监管.三是适用范围更广泛.系统支持模板自定义,适应于所有套打票据和文件.使用单位也可自行设计相应的票据模板,有效消除银行票据样式的地区性差异所带来的不通用难题.四是经济成本更低廉.系统无需专业票据打印机,采用自适应票据打印技术,只需普通打印机即可达到专业级的打印效果.同时,摆脱了配套软件需不断收费维护的限制,节省了设备购置和维护费用,极大地降低了经济成本.
五、应用前景
从推广应用层面来看,系统集票据打印、模板设计、信息管理等功能于一身,支持在普通打印机上进行打印,界面简洁易懂,操作简便易行,过程简单易用,稍懂电脑常识的人就能操作,不需专门组织培训.
根据试点单位试用反馈,该系统通用性强,操作简单,易于上手；界面友好美观,功能完备,自主性好,可兼容各家银行票据；系统性能稳定,设计严密,使用方便,可极大地提高财务人员的工作效率,易于在各级财务部门推广使用.
从经济效益层面来看,目前国内市场上所使用的配置方案主要有三种,将各种方案的成本开销、功能支持及系统性能共13项指标进行对比分析后可得到如下结果：
从上表可以看出,使用普通打印机和本系统相结合作为配置方案最为实用.相对其他配置方案,本方案具有较高的精确性与保密性、较强的操作性和扩展性,支持模板设计和系统,容错能力好,且成本最低.以五年为计算基数,其他方案开销需万元以上,而本方案则利用现有办公设备无需投入.若推广使用,经济效益十分可观.
（作者单位：广州军区联勤部财务部 广东广州 510000；广西百色军分区 广西百色 533000）
（责编：若佳）