本站原创前言：在高速发展的现代社会,工会会计电算化在帮助工会财务提高效率、加强管理和控制方面起到了重要作用,也成为当前工会会计工作的主要工具.但是,当前工会会计电算化工作中也仍然存在诸多问题,阻碍了工会会计电算化的进一步发展.
一、当前工会会计电算化工作中存在的问题
随着计算机技术的飞速发展,电算化在财务工作中的地位越来越重要.因此,全国总工会发出通知在各级工会大力推广会计电算化工作.但是,随着财务电算化的快速发展,实践中出现了诸多问题,阻碍了电算化事业的快速发展.解决这些问题成为电算化发展历程上必不可少的一个课题.
1.电算化软件平台的开发不同,导致数据的兼容性差
电算化软件都是在不同的操作平台上自行开发的,数据格式、结构、类型千差万别.FoxPro和VB 是软件编程的常用工具,它们对数据库的管理功能较强,界面美观,其数据可以兼容,早期的财务软件多用这两种工具开发.随着互联网技术的发展,PowerBuilder和Visual J++也得到广泛发展.当前工会内部基本统一了软件工具.但是,当工会与外界其他单位发生业务时,由于软件的开发平台的生产商不同,在此平台上开发出的各种财务软件的数据也可能不与其他软件的数据兼容,不利于会计网络化的发展.
2.电算化工作过分重视会计核算功能,而轻视管理职能
我国各工会（也包括其他单位）的会计电算化工作总体还处于一个比较低的水平,目前仅仅是模仿手工会计的流程,由计算机代完成会计核算中的一部分工作,更多侧重于会计的核算部分.管理职能则体现得不够,也影响了会计电算化发展的进程.
3.对内部控制有不利影响
会计电算化对各级工会内部控制带来的风险主要表现为以下一个方面：1、电算化系统授权口令化,业务员可能利用特殊的授权文件和口令,获得某种权利或运行某中程序进行业务处理.2、内部控制依赖计算机程序,内部控制的程序化使内部控制具有不定期的依赖性并增加错误反复发生的可能性 .3、电算化的会计系统缺乏交易处理痕迹,原始凭证数字化,易于伪造.4、会计信息存储在系统的磁性介质上,容易遭到损坏或被病毒侵袭.5、计算机的自动高效,容易使会计业务缺乏有效牵制.手工记账方式下,会计工作的分工体制以会计业务的不同性质为依据,各业务责任人之间通过传递各种票据、凭证来建立联系,互相制衡,实现整体的会计职能.会计电算化却是输入记账凭证后,系统自动生成账簿和报表,缺乏有效牵制.而且一旦开始输入的凭证有误,后面的账簿和报表就都是错误的.
二、进一步加强会计电算化工作的几点建议
1.针对电算化软件平台的开发不同,导致数据的兼容性差的情况,全总1999年发出通知,指定了各级工会和工会所属事业单位的专用软件,以规范软件使用问题.但仅此仍然不够.会计的网络化发展已经是一种趋势,要想把工会的工作做好,还需要从外部获得大量的信息.然而各软件公司技术保密,相互缺乏交流和沟通,没有业界的协议,自然就没有统一的数据接口,很难实现数据共享,信息交流.建议建立通用的财务数据传输协议,使不同平台下发出的软件能够顺利的传导数据.
2.加强电算化软件的多模块开发,使其核算向管理型、决策性发展.具体可以从收入、支出、资金管理、财务指标分析、评价等几个方面进行.决策在对以上目标分析的基础上作出.
3.在会计电算化系统下建立严密的内部控制制度
会计电算化改变了会计工作的操作方式,引起了会计业务工作流程、人员组织方式的一系列变革,从而对会计管理制度提出了新的要求.
（1）应加强操作管理制度.从各级工会来说,在实行电算化的单位应当对操作人员的口令和会计岗位使用权限进行严格的控制管理,确定相应的工作职责.首先,要设置电算化主管及系统管理员,这一职位一般由会计主管人员担任,其职责是对所有操作员设定工作权限.其次,设置一般操作员,其职责是编制记账凭证、审核记账凭证、登记账簿等.每个操作员一定要有权限分割 .
（2）计算机的软、硬件要求.微机用于财务处理,未经主管批准,不准外来人员使用操作.会计数据和软件要进行安全保密控制,在进入系统时不仅仅增加用户口令,还可以增加一些诸如声音监测、指纹识别等检测手段,另外还可以考虑硬件加密、软件加密或在芯片等机器上加保密措施等.
4.更新观念,提高认识
笔者曾访问一些工会的领导和会计人员,他们总是自豪的提起本单位购买了多少微机开展会计电算化工作,但对于会计电算化的认识只停留在表面,认为其不外乎保证硬件的配置、采购或开发会计软件,即“会计电算化等于计算机+会计软件”.或认为会计电算化就是“手工账搬家”.
因此,应加强宣传,使各级工会的领导和会计人员认识到会计电算化不仅能带来轻松,更重要的是及时、系统、全面的反馈会计信息,有利于管理者掌握单位的经济信息.在此基础上才能重视会计电算化工作的培训、考核和继续教育.
工会的财务工作要想更快更好的发展,必须重视并推广会计电算化工作,并逐步解决其在发展过程中出现的一些问题.当然,这些工作不仅仅是工会自己的事情,更需要政府、主管部门、相关技术生产商与研发部门、财务人员、企业甚至高等院校的共同努力.除此以外,我们还要研究、预测甚至引导会计电算化的发展趋势,并为此做好准备.
（作者单位：中国劳动关系学院；北京 海淀 100048）