本站原创摘 要 ：由于全球经济水平的提高,使得我国市场经济也有了较大的发展,这在较大程度上获益于我国的医疗行业,而医院会计档案管理的地位也随之提高.对于医院的管理工作而言,会计档案管理是非常重要的一环,它记载了医院的主要经济活动,属于医院经济发展的重要表现.所以,强化医院会计档案的管理,对医院扩大规模和提升效益非常关键.
关 键 词 ：医院；会计；档案管理
随着社会的不断发展,百姓的生活质量有了明显的提高,健康问题成为了很多人重视的问题.持续壮大的医疗团体创造出十分惊人的医学档案信息,而医院会计档案则显得非常引人注目.医院会计档案记载和体现了医院经济业务的真实情况,也成为了审核医院财政制度以及财政执法的主要证据,成为了医院平时管理生活中非常重要的部分.
1.医院会计档案的重要性
①医院会计档案能够预算出医院的财务支出,针对医疗成本费用进行细致、合理的控制,体现出医务人员的工作状况,分析并构成一整套会计档案,而且通过会计档案的记载和分析,医院的管理人员可以给医院制定真实可行的规章制度与管理方法,进而有利于管理医院的内部人员.②对于上级部门莅临审查时,医院的会计档案就变成了较好展现医院内部财务情况的主要方式.透过会计档案,可以非常清楚的看出医院在每个时期的经营情况以及运转状况,对医院此后的管理政策在修改和拟定方面有了较大的助益.③会计档案在记载方面还能够给以后的管理人员以及上级管理部门提供查询的记录,也体现出医院经济活动以及遵纪守法的重要表现,面对医院此后的发展以及规模的扩大,有着非常重要的影响.
2.当前医院会计档案管理存在的问题
2.1会计档案管理工作欠缺重要性意识 有的医院,领导以及财务人员并没有加强会计档案的工作,通常只关注平时的财务工作,忽略会计档案管理.面对会计档案的理论,尤其是关于档案规范化知识的了解过少,并且不存在专业的会计档案人员,通常整理出来的会计档案并不能符合要求,也无法实现科学化的管理.
2.2会计档案的案卷质量较差 会计档案指的是会计凭证、财务会计报告、会计账本等关于会计核算专业的材料.它记载并体现出经济业务的主要资料及证据.会计档案作为国家档案最为关键的构成部分,也成为了各个单位的主要档案.它是对一个单位经济活动的体现和记载.透过会计档案,可以非常熟悉每项经济业务的情况,可以审核一个单位是否按照财经纪律进行工作,对于会计资料里是否存在弄虚作假、违法乱纪的行为[1].会计档案还能够给国家、单位供应非常详尽的经济资料,给我国制定的宏观经济政策和单位制定的信息提供决定策略,所以会计档案的质量体现在会计人员收集和审查、监督会计资料等方面.
可是在真实的工作当中会因为会计职能不强,使得会计的监督职能无法较好的体现出来,无法体现出会计资料的合法性以及真实性,或者会使得合法的会计资料将非法经济行为进行掩盖.并且,因为装订是会计人员进行完成,通常由收集方进行装订,无法确保统一的整齐性.
2.3财务部门没有及时将会计档案移交到档案部门 通过《会计档案管理办法》的制度建立档案部门,早期的会计档案,在会计年度总结后,可以暂时通过会计机构进行保管,一年期满之后,原则上要通过机构编制清册移交单位的档案部门进行保管.会计机构一定要按时把会计档案进行归档,从整体上转移到档案部门.可是在实际的工作当中,会计机构为了有利于查询,或者因为装订归档不及时,就会将会计档案长时间放置在财务部门,不是没有按时移交到档案部,就是没有向档案部进行移交[2].
2.4会计档案查阅环节有些薄弱 会计档案只能在本单位进行使用,是不可以进行外借,如果有特殊需要就要通过主管单位或者单位的领导、会计主管人员进行审批.单位的内部人员在对会计档案进行借阅时,应当通过会计主管人员以及单位领导进行审批后,进行借阅手续的.借阅方应当将档案借阅登记簿仔细填写,把借阅人的姓名、单位、时间、数额、内容、归期等状况掌握清楚.可是在实际工作当中,对于节约会计档案来讲,因为档案人员工作十分繁重,无法将工作进一步精细化划分.因为查询过于频繁,档案人员无法分身,只能任随科室内部人员进行查阅,并不进行任何登记,直接借出会计档案,会令监督以及管理具有很多薄弱的环节.
3.医院会计档案管理的对策
3.1强化操作技能培训,加强审核、监督工作 对于不同的档案收集装订问题,通过专人负责是解决问题最好的方式.因为会计人员身为会计档案整理的第一负责人,会计人员面对会计档案的规范化管理更加熟练,也令会计档案案卷质量随之提升或降低.所以,财务部门一定要强化会计人员的培训工作,时常进行审核、监督与考评,把档案规范化内容融入到平时的管理当中,由源头把会计档案管理工作做好,提升案卷的质量.
3.2设置专人管理会计档案 大部分医院的会计档案工作都没有专门的负责人员,而有些环节因为会计的,使得有些方面根本没有人执行,也就涉及不到会计的管理.医院会计档案和人事档案、病历档案都非常关键,对于医院扩大规模、改善就医环境、提高生活水平、确保意识持续提升下,档案数量也随之增加,所以,创建独立的档案部门,分配专人进行管理显得非常重要.
3.3强化往来款项的管理,及时将债权、债务结清,降低账务查询 财务部门本身查询便利是由于没有及时将档案及时上交的原因,而最重要的原因是没有将债权、债务缴清.所以,财务部门要具备加强往来款的管理,及时清理债务,尽可能降低账务的查询[3].
3.4积极运用当前管理方式来管理会计档案 会计档案已经从过去的纸张档案转变成当前的电子式、磁质式,因为电子系统数据容易被更改,因此,要对计算机的授权及审批制度进行严格管理,强化安全保密措施,创建会计软件,及时将数据进行维护并备份,以防有人进行恶意篡改、病毒入侵等令信息受到损失.
对于电算化会计的资料在分类、归档、整理等方面,有效运用优质的磁带、磁盘、光盘以及微缩胶带等方法进行保存,并且进行编号,注明时间和内容.分开管理,做到压缩储存空间,降低储存成本的效果,对于信息化会计强大的核算能力,成为了会计发展的必经之路.
3.5会计档案管理人才要具备复合型知识体系 强化对会计档案管理工作的重视,一个主要方式就是有效发挥档案的价值,只有意识到档案不仅有用,并且有价值,才可以提升人们对档案的重视程度,才可以提高人们对档案管理的力度,所以,会计档案管理人才一定要具备复合型的知识体系.
3.6理性对待会计档案的鉴定销毁 依照《会计档案管理办法》来看,医院必须制定出积极可行的会计档案鉴定销毁制度,因为档案机构可以向会计机构给予销毁意见,编制会计档案销毁名册,并且要在名册上签写责任人名称等.将往来款项的债权债务理清,已经超出规定期限的无法进行追款,要提前做好对独立卷的管理.强化审计部门的审计工作,来及时对发现的问题进行改正.
4.结语
医院会计档案管理成为了医院财政规划、经济监督、决定的主要证据.所以,所有医院都会对会计档案管理加强重视,从底层做起,努力提升工作能力,可以较好的让会计档案管理有效的服务于社会主义市场经济.