原材料采购的管理和控制概述

［摘 要］在激烈的市场竞争的大环境下,传统的采购管理模式已经难以适应新的形势,必须创新采购管理模式,大力加强原材料的管理和控制,才能变个体竞争资源为供应链集合竞争优势,提高整体竞争力.本文在阐述现代原材料采购模式的前提下,分析了传统采购模式的特点,在此基础上,提出了创新原材料采购管理的几点举措.

［关 键 词］原材料采购；传统采购模式；特点；措施

［中图分类号］F275［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2011）41-0131-02

现今社会,企业的市场竞争日趋白热化,原材料采购不仅影响到企业正常的生产经营活动,而且对企业各项经济指标的实现和提高具有至关重要的作用.实践证明,企业采购模式的科学性和先进性是市场竞争力的重要表现.由于企业经营环境不断地变化,企业管理的课题应该不断调整,采购模式也应该根据不断变化的企业竞争形势进行不断完善和进化.

1原材料采购概述

1.1采购的内涵

采购就是指购买生产和生活所需物资的过程,具体包括了采购需求的提出、供应商的比较选择、确定交货、签订合同以及完成货款收讫等各个过程.从上述定义可以看出,采购是一个获取资源的过程,但绝不是简单的商流过程,它同时还是一个物流过程.

1.2原材料采购模式分析

原材料的采购模式从过去到现在一直在发生变化.传统采购模式是针对库存不足而进行的采购,最早出现面向库存的采购策略是订货点法.在这种采购模式下,所有的物料均被认为是独立需求,按照既定的最大库存、最小库存以及订货点确定采购的原材料种类、数量以及时间.现代采购模式的特点在于直接面向需求的准时制采购,这种采购模式是建立在互信互利的基础上,以订单驱动,供求双方都围绕订单同步化运作.采购方制订采购计划,与此同时供应商就在准备物料.这样一来缩短了供应商的准备时间,采购订单一旦下达,就可以在短时间交货.当需求变化时,制造订单驱动采购订单的调整,实现采购的动态调整.准时制采购与传统的采购方式相比较,其供应链的柔性和敏捷性都得到了大幅提升,对于降低原材料的采购、大幅度减少原材料库存、提高生产率等方面作用明显.

1.3传统采购模式特点

（1）采购、供应双方在传统采购过程中信息不对称.采购的第一步就是选择恰当的供应商.在采购过程中,往往存在这样的困境：采购方要对自己的信息有所保留,才便于从众多供应商中选出最合适的一位.这是由于给供应商提供的信息越多,供应商的竞争筹码就越大,这样对采购一方就越不利.因此采购一方尽量保留私有信息,而供应商也在和其他的供应商竞争中对采购商隐瞒自己的信息.若采购方不太了解情况,有可能获得超预期利润,造成了采购、供应双方都不进行有效的信息沟通,这就形成了非信息对称的博弈过程.

（2）采购物资质量验收滞后,效率低下.众所周知,质量与交货期是采购一方要考虑的重要因素,但是在过去传统的采购模式下,这种质量和交货期的控制是在生产后进行把关的.因为采购一方很难参与供应商生产组织过程和有关质量控制活动,相互的工作是不透明的.因此每一次采购,一般需要通过订单或合同约定质量规格、验收标准、交货时间等,到货后需进行复检验收.缺乏合作的质量控制,会导致采购方对采购物资质量控制的难度增加、效率降低.

（3）供需双方竞争大于合作.在传统的采购模式中,供应与需求之间的关系是临时性的,或者是短时性的合作,供应商对能否获得长期订单没把握,采购方对供应商也没有太多的扶持,竞争多于合作.由于缺乏合作与协调,采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多,很多时间消耗在解决日常问题上,没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作,供应与需求之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性.

（4）供应方响应时间较长.由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈,通常采购方会保持一定的存货,这就易产生牛鞭效应.在市场需求发生变化的情况下,采购一方也不能随意改变供应一方已有的订货合同,因此采购一方在需求少时库存增加,需求增加时,出现供不应求.重新订货需要增加谈判过程,因此供应商之间对用户需求的响应没有同步进行,缺乏应付需求变化的能力,同时采购方平时库存也占用了资金和增加仓储管理成本.

2采购管理的概念

采购管理就是指为保障企业物资供应,降低采购成本而对企业采购环节进行的管理活动.包括对企业采购或供货过程进行的计划、组织与控制.通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动,合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点,以有限的资金保证经营活动的有效开展,在降低企业成本、加速资金周转和提高企业经营质量等方面发挥着积极作用.因此,采购管理是企业管理的重要职能,也是企业专业管理的重要领域之一.采购管理的总目标是为了保证企业的物资供应,通过采购管理达到在确保适当质量下,能够以适当的,在适当的时间,从适当的供应商那里采购到适当数量的物资的目标.

3原材料采购管理措施初探

3.1管理理念重塑

新型原材料采购理念应重新界定：在组织任务和利益方面,应强调顾客利益和自身的发展平衡；必须明确企业对相关组织及个人的责任；管理的价值道德观,这是管理理念的核心内容.主要表现在以人为本、平等、发挥职工潜力、弹性管理等.管理理念是一整套的沉淀于企业管理者的心智模式,一旦形成,就不易改变.在管理理念再造时,必须重塑共同前景.包括聘请咨询专家,从外部引入高级管理人员,通过深度会谈等手段逐渐实现管理者心智模式的转变.

3.2管理模式再造

传统的集权管理模式忽视个人价值的实现,新型的原材料采购需要各业务流程组织在自己的业务范围内自主决策,管理者的任务就转变为支持和帮助下级决策,为下级提供智力支持而不是代其决策.

3.3管理手段再造

尽管原材料采购部门配备了计算机,然而大多停留在打字、统计等简单功能的应用.而比较先进能实现企业整体优化的手段是网络,其效果是真正提高企业的效率以及企业对需求和机遇的反应能力.

3.4管理方法再造

企业管理人员需综合利用现代化管理方法,包括行政、经济、法律、思想、数学等方法.然而,目前我们所应用的管理方法还比较简单,无法适应企业规模大、人员多、业务领域相对广泛、事物差异性大等特点.

3.5采购人员素质再造

未来社会智力资源将取代资本资源成为最大的财富,企业从追求资本资源的最大效益,转向追求智力资源的最大效益.这就需要原材料采购人员本身素质结构有巨大的飞跃.不断发展和创造未来是当今管理者的任务.变革和建立能反映变革的体系和制度,是企业走出困境、不再徘徊的战略性举措.相信通过原材料采购管理再造,新的采购策略将会出现,真正实现企业成本控制和利润最大化目标,在市场竞争中发展和壮大.

原材料的采购工作管理是一项系统工程,它涉及企业管理的方方面面.在采购管理的流程中,任何一个环节出现问题都会给企业的管理甚至发展带来不利的影响.因此,要求我们的企业重视采购工作的全流程管理,注重管理细节,用制度的约束和管理的规范为采购工作的有效运行提供可靠的保证.也只有这样,我们的企业才能基业常青,永续发展.

［2］刘永胜.供应链管理基础［M］.北京：中国物资出版社,2008

［3］PeterBaily,DidFarmer,DidJessop,等.采购原理与管理［M］.第8版北京：电子工业出版社,2003