采购供应管理的重点环节控制方法

摘 要:采购供应管理是企业生存与发展的核心要素,有效运用企业的物流采购供应链及其资源在企业采购经营战略中占有重要的地位,是全面改善和大力提升企业整体管理水平的重要环节.

关 键 词:采购供应;管理;控制方法


中图分类号:F253.2文献标识码:A文章编号:1001-828X(2014)09-000-01

一、采购供应的目标及主要业务环节

主要有以下几个方面:确保所需物资及时供应,保障设备稳定运行;发展有竞争力的供应商,提高采购物资质量;增强供需双方之间的协作,提高技术水平;降低库存占用,减少财务成本;提高采购物资的性价比,提高公司竞争力.

为达到上述目标,企业需结合自身的实际情况,建立健全采购组织结构,按照“强化管理,理顺职能;明确职责,规范业务”的原则建立现代企业物流采购管理平台.一般应具有计划、招标、商务谈判、成本控制、进度控制、质量检验、供应商管理、绩效管理职能,这些业务环节既要尽可能保持业务简化、流程顺畅又要有互相监督、制约,对采购管理提供有效的体系保障.

二、充分发挥计划管理的“龙头”作用

计划管理是采购供应中的重要环节,计划管理能够“整合”合理的采购方案,能够科学安排和合理均衡采购业务工作量,能够进一步“细化”财务预算管理,能够掌握全面的数据并通过综合分析为领导决策提供依据.通过计划管理对采购需求进行精确的分析、预测、确认,掌握与采购需求相关的详细信息.依据库存量、在途量、消耗周期、交货周期设置采购点,合理确定采购数量,尽可能减少缺货和库存占用过大.通过精细化的计划管理,保证需求计划及时准确,提高预见性,尽可能集中批量采购,减少紧急采购,为控制采购费用创造有利条件.建立各种采购物资的采购模型,对物资的库存信息、制造周期、消耗周期、采购渠道、等信息进行分析,依据不同特点选择定量订货法或定期订货法进行有规律采购,控制合理库存.

三、加强物资检验专业管理,保证材料质量

直接从生产厂家进行采购,减少中间环节,同时要求选择信誉好、业绩优秀、规模大的生产商.采购部门应对重要物资的生产过程进行监控,包括生产环境、原材料、外购或外委件的生产厂家、生产工艺流程、生产人员水平、质量检验手段方式等进行检查.强化企业自身的检验、化验管理.企业应配备必要的检验工具和专业检验人员,要求检验人员在货物验收入库时进行严格检查,并且定期抽样委托到专业部门检测、化验.建立采购物资质量档案,对物资的使用进行追踪管理,制定严格的质量扣罚措施,对发生质量不合格的供应商进行严肃处理.

四、加强对供应的管理与合作,实现双赢

供应商与企业是相依相存的关系,达到双赢是我们的工作目标.通过创建良好的竞争与合作平台,建立完善的供应商准入、评价、淘汰机制,是实现这一目标的有效方法.采购应通过供需双方的交流合作,实现需求方与供应商共同发展.

五、降低采购成本的方法及措施

第一,积极开展材料国产化工作.进口材料存在昂贵、采购周期长、采购渠道少等问题,是一直困扰采购部门的难题.开展材料国产化工作一是需要使用方转变思想、大胆尝试;二是需要国内生产企业具备较高的科研和生产能力.目前,随着国内制造企业技术水平的不断发展,很多产品的性能已经能够与进口产品性能一较高下,现在是需要我们大力推进国产化工作的时机.我们可以采取试制的方式在小范围内试用,在满足使用性能的情况下,再与生产商签订正式采购合同.国产化工作不仅解决了需求方成本高、采购周期长的难题,同时对于国产化的生产企业也是提升自己技术实力的良好机会.第二,开展寄售采购业务,实施“零库存”管理,为保证生产连续稳定运行,企业必须做到备件供应及时,这就要求采购部门提前采购,并在本公司进行一定量的储备,满足生产更换需要.但正常采购模式存在以下缺点:一是占用大量的库存资金,增加财务成本;二是由于需求预测不准或其他原因造成储备货物用不上,造成库存积压;三是频繁订货,增加工作量,同时受订货周期影响较大,可能造成供应不及时.为解决上述问题,需求方应大力开展寄售采购业务,寄售采购业务需要需求方与供应商建立紧密的战略伙伴关系,实现业务协同、信息共享,共同构筑应对市场和使用需求的采购平台.寄售采购模式是采购业务发展的方向,对于需求方而言大大缩短了采购周期,摒弃了原有的库存负担,建立了一个准时制的库存,保持生产企业稳定运行,确保按时按量供应.从财务角度分析,采购方不仅实现了采购成本最小化,同时在结算货款之前还以赊购方式达到了融资目的.对于供应商而言可以长期占有市场,合理的安排组织生产,直接把货物放在生产第一线,销售速度加快,销售成本降低.同时,本应由供应方管理的货物现在放到用户的仓库,并由用户承担管理成本,供应方节省了管理费用.同时实现快速定向销售,节省了销售成本.第三,加强与同行兄弟企业的交流与合作,通过定期与同行业开展业务交流及对标工作,对各类重要产品的采购模式、供应渠道、等信息进行交流对比,借鉴兄弟企业的供应商资源、信息及产品使用经验.同时对于具有相同的大型事故备件开展联合储备,降低采购资金和库存占用.第四,加强招投标管理,努力减少直接采购的物资,提高招标采购覆盖率,同时大力推行年度招标机制,签订年度框架协议,以批量大的优势取得优惠,降低采购费用.第五,对采购物资进行分类,按ABC等级进行分级管理,对每类物资制订不同的采购方式及控制方法.尤其是人员少,业务量大时必须实行ABC管理法,在有限的精力下把工作重点放在重要物资上.第六,既要重点抓物资采购也要深入抓物资的运行和使用,采购部门往往注重采购供应的管理,而投入到设备运行和物资消耗管理的精力不多,造成信息掌握不全面,采购人员只懂采购业务,不懂技术现象较为普遍.为全面提升采购供应的管理水平,应强化采购人员对采购物资的全生命周期的管理责任.通过对物资质量与寿命的追踪,建立完善的质量、寿命、评比制度和考核措施,达到采购业务与技术知识互相支持、相辅相成,最终促进采购业务对物资性价比的掌握,提高采购管理水平.

管理水平的高低是企业生存和发展的关键,如何使企业在竞争中求生存、谋发展,不仅要在研发、销售、制造上寻找改进点,而且也需要在物流采购供应上挖掘潜力.做好采购供应和成本控制工作,给企业提供充足的能量是我们一直努力的方向.采用一套科学、系统、有效的物流采购管理操作平台去指导、改善和实施物流采购运作,提高采购供应管理水平,形成企业独有的物流采购优势,为企业参与市场竞争、获得持久发展提供动力.

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