本站原创［摘 要］随着国际商贸往来的日益频繁,作为商务沟通的主要手段之一,商务英语信函的重要作用日益凸显.作为一种专业正式的文体,商务英语信函所表达的内容应具体、明确、谨慎且语言简洁,句法严谨,语篇连贯,逻辑性强.通过分析商务英语信函的结构和格式﹑词汇特征﹑句法特征﹑篇章布局特征以及You-Attitude原则,认清这些文体特征,并在写作中加以遵循,可清楚明了地表达商务意图,彰显职业素养,从而提高在国际商贸交流中的工作效率,进一步促进国际商贸的发展.
［关 键 词］商务英语信函；文体特征
［中图分类号］G623.31［文献标识码］A［文章编号］2095-3283(2013)07-0138-02
一、商务英语信函的结构和格式
作为一种正式的文体,商务英语信函的结构,主要包括信头（LetterHead）﹑写信日期（DateLine）﹑封内地址（InsideAddress）﹑称呼（Salutation）﹑正文（BodyoftheLetter）﹑结尾敬语（ComplimentaryClose）﹑签名（Signature）等几个标准部分,除了这几个必要部分以外,有时候还会包括附件（Enclosure）﹑再启（Postscript）﹑经办人名称（AttentionLine）﹑事由（SubjectLine）﹑参考编号（ReferenceNumber）﹑抄送（CarbonCopy,简写为CC）﹑姓名字首缩写（NameInitials）等特别部分,这几个部分可以根据写信的具体情况进行增减（诸葛霖,2007）.
二、词汇特征
(一)缩略语（Abbreviation）的频繁使用
缩略语和相关商业术语的大量使用是商务英语的一个突出特色,营造了一种专业的商务语境,言简意赅,便于大家更加简洁方便的沟通.
如：WTO（WorldTradeOrganization）世界贸易组织
L/C（LetterofCredit）信用证
F.B（freightbill）运费账单
CERT（certificate）证明
(二)准确具体的表达
商务环境下的语言交流强调效率,体现在词语的使用上就要做到具体明确,避免表意不明,更不能拐弯抹角,这样才能达到更好的沟通效果.例如：
模棱两可：Wehopethemachinescouldbeshippedassoonaspossible.
准确具体：Wehopethemachinescouldbeshippedbefore24thDecember.
(三)多使用日常词汇
商务英语信函中避免使用陈腐、艰深的词汇,商务信函的宗旨在于以最简洁明了的语言传达最有效的信息（诸葛霖,2007）.
e.g.艰深晦涩：Youmayperusethecontractandfindthesolution.
通俗易懂：Youmayreadthecontractandfindthesolution.
(四)多使用单个词语
商务信函中要尽量使用单个词汇代替词组、短语和从句,如：
冗长的表达：对应的简洁表达：
TakeintoconsiderationConsider
AtthiomentNow
InthenearfutureSoon
DuetothefactthatBecause
又如：
IntheeventthatyouspeaktoMr.Woodinregardtoproduction,askhimtogiveconsiderationtothedeliveryschedule.
IfyouspeaktoMr.Woodaboutproduction,askhimtoconsiderthedeliveryschedule.
从两句的对比中可以很清楚地看到第二句更加简洁明了,能以最有效的方式传达信息.
三、句法特征
不同于其他文学类文体讲究文采、重视辞藻的特点,商务英语信函重在最有效传达最必要的信息,因而所使用的语言更加简洁准确、清晰明了.
(一)套话
商务英语信函中会出现很多套话,或者被称作“语块”.商务英语信函语言的地道性和真实性就体现于商务英语信函的语言具有语块性特征,即表现在长期实践中形成的大量固定的文句及专业用语（周正钟,刘志聪,2007）.如：
在信函的开头清楚的点明来信目的：
Iamwritingtoconfirmthat等
在信函结尾表明希望尽早得到回复的期待：
Welookforwardtoyourearlyreply.
希望对方能够满足提出的要求：
Wewouldbeverygratefulifyoucould/wewouldgreatlyappreciateitifyoucould等
在回复对方来信的时候,回信的开头往往会出现以下的表达：
Weareinreceiptofyourletterdated16thSeptemberand,asrequested,aresendingyouourlatestcatalogueandsamplebookorthePrintedShirting.“inreceiptof”,“letterdated等”,“asrequested”这些都是回复对方来信时常用的表达,指出收到对方具体哪次的来信,以便对方在繁多的商务信函中快速区分出对应的那一封,同时开门见山地回应对方上次来信提出的要求,简洁的语言清楚地传达了必要的信息.
(二)多使用肯定表达语气
以肯定语气传达的信息更容易产生积极正面的效应,从而更易让对方接受.反之,否定语气更容易造成消极负面的情绪,可能引起不必要的沟通障碍.即使无法避免,也应尽量少地使用否定词,并且委婉的传达,在语气上让对方感到充分的尊重,如：
Wecannotofferyouanyrefundsbecausethegoodsyoureturnedhadnotremainedcleanandusable.
Youcouldobtainarefundifthegoodsyoureturnedhadremainedcleanandusable.
第一句表达直露,语气居高临下,而第二句从对方的得失出发,婉转的表达了拒绝的语气.
四、篇章布局特征
(一)连贯词的使用
商务信函的篇章结构、段落关系、句子与句子间都有着明晰的逻辑关系,它们之间通过各种连贯词贯穿起来,可使接受者更明晰地接受信息.如表示补充说明的inaddition,moreover,furthermore；表示转折关系的however,otherwise,onthecontrary；表示因果关系的dueto等,therefore,asaresult（of）；表示举例的forexample,forinstance,suchas等；表示比较的similarly,paredwith；表示概括归纳的inbrief,insummary,inconclusion等.
(二)逻辑性
商务英语信函段落写作的一个基本原则就是“oneparagraph,oneidea”,即一个段落一个中心要点,让接受者能以最快速度找到所需要信息,提高工作效率（羡锡彪,2009）.下文是很简短的一封商务信函：
DearProf.WangPing
Thankyouforaskingustoestimatethecostofprintingyourmanuscripts.Itisourpleasuretoserveyou.
Youletterspecifiedthatthemanuscriptsare50pageslongandprintedonA4whitepaper.Youneed50copies.
Wehe2estimateoryoutochoosefrom：10acopywithanordinarycover,or12acopywithaspeciallydesignedcover.
Wearelookingforwardtothepleasureofhearingfromyouagainsoon.
以上例文中,第一段感谢对方的询盘,第二 段确认对方咨询的内容,第三段给出我方报价,第四段进一步表达与对方建立商务往来的愿望.每个段落相当简短,条理非常清楚,既包含了所有必要信息,也不浪费对方的阅读时间.
(三)视觉辅助
为了清楚明了,一目了然地传达信函内容,商务英语信函中往往在列举要点的时候用到一些视觉辅助的手段,如Bulletpoints,tables,highlights等,每个要点只列举最核心的词语,短语或者简短的句子,使要点明晰.
五、You-Attitude原则
无论是什么形式的商务英语信函写作,都需要体现一个很重要的原则：“You-Attitude”.也就是处处为对方着想,让对方感到亲切,与对方拉近距离,使其感觉到要传达的信息更易于接受.
这一原则不仅体现在语言的选择上,如：
“we-attitude”：Wemustreceiveyourreceiptbeforewecanprocessyourrefund.
“You-attitude”：Pleaseenclosethesalesreceipt,sothatwecanprocessyourrefundpromptly.
该原则同时也体现在篇章段落结构上,比如针对不同写作目的的信函,段落的架构会不一样,这其中也体现着“You-Attitude”的原则.
［参考文献］
［1］柳青军.商务英语词汇特征分析及翻译刍议［J］.山东外语教学,2010（3）.
［2］周正钟,刘志聪.商务英语信函的语块性［J］.扬州大学学报（高教研究版）,2007（6）：221.
（责任编辑：董博雯）