本站原创建立家庭和个人电子档案的好处
１．有利于对资料的查找与利用.家庭与个人建立电子档案后,就可以充分发挥个人计算机以及数据库管理系统的优势,从多角度,按组合条件对资料进行快速查询.另外,还可以利用部分电子档案制作成ＶＣＤ或ＤＶＤ,供自己、家人和朋友在电视上共同欣赏.
２．有利于简化对资料实体的管理.用传统方法管理家庭或个人档案,要对一批照片进行分类,只能依照其中的某一个属性进行,这样就不便于从不同的角度对照片进行利用.而有了电子档案,我们就可以在个人计算机上对资料按其中的一个或多个属性进行重新组合,根据原件位置,要想找实体也很方便,这样,我们就可以放心地简化对资料实体的管理.
３．有利于对资料实体的保护.
建立家庭和个人电子档案的步骤
１．形成与应归档资料相对应的电子文件
（１）对于已经数码化的资料（如用ＷＯＲＤ等字处理软件形成的电子文本、由各种数码设备产生的照片、录像、录音等）可以直接复制或采集.其中,电子文本可直接复制；数码照片、数码录音以及ＭＰＥＧ格式的数码录像,一般可以通过ＵＳＢ接口直接由数码设备复制到个人计算机中；而由ＤＶ数码摄像机产生的录像,一般要用专门的软件（如“会声会影”、“影音制片家”等）通过１３９４卡采集,再经过剪辑和编辑后保存到个人计算机中.
（２）对于大量的纸质凭证、文稿、信件、照片可以使用扫描仪将其数码化.要根据扫描的对象确定扫描的类型（黑白、灰度还是彩色）和分辨率,在保证质量和节省空间之间找到一个自己比较满意的最佳点.如果想节省文稿的存贮空间或想在以后能进行全文检索与摘录,则还应采用光学字符识别软件ＯＣＲ将文稿转换成电子文本,对于印刷得比较清晰的文稿,ＯＣＲ可正确识别达９８％左右,但仍需要用户将识别结果与原件进行仔细的校对与改正.
（３）对于由模拟设备产生的录像与录音,则需要有专门的设备和软件进行数码化,一般可委托有数码处理能力的商家来完成.
２．电子文件的归档
电子文件的归档包括单份电子档案的构成与全部电子档案的组织两个方面：
（１）单份电子档案可以是由单一媒体构成的,例如一幅照片、一篇文稿、一段录音或录像都可以构成一份独立的电子档案,它的特点是档案所含的文件数量比较多,管理比较困难,但使用起来比较灵活,还可作为制作ＶＣＤ或ＤＶＤ的素材；也可以是由多种媒体组合构成的,例如,我们可以把一篇获奖论文的手稿、发表该论文的杂志、获奖证书的照片,以及颁奖大会的录像组合成一份电子档案,这样可以大幅度减少电子档案的数量,便于对电子档案的管理.它们之间的区别是：前者所含文件数多,但单份文件体积小,而后者则相反.
（２）电子档案的组织一般应采用树形方法,可在硬盘上建立一个存放电子档案的总文件夹,再按大类建立若干个子文件夹,每个大类下面再按小类建立若干个文件夹,把已形成的电子档案分门别类地归入到相应的文件夹中.为防止设备故障、病毒和误操作等因素造成电子档案的损坏,要养成及时将硬盘中的电子档案备份到光盘上的习惯,一般可先备份到可擦写光盘上,积累到一定数量后再刻录到不可擦写的光盘上.
３．建立电子档案管理系统
建立电子档案管理系统包括设计数据表和选用数据库管理软件两个方面：
（１）为便于对电子档案的管理,我们首先要设计一个数据表,参照公文处理的模式,这个数据表一般应包含归档日期、责任者、题名、形成日期、档案位置（用以标明该份电子档案的存放位置）、原件位置（用以标明对应资料实物的存放地点）、备注等项目,为提高查询的质量和效率,还可设立主题词、分类号等项目.
（２）数据库管理软件可选用ＦｏｘＰｒｏ和Ａｃｃｅｓｓ,它们都有比较完善的向导功能,可以帮助用户比较方便地生成数据表,并建立起能够对数据表进行添加、删除、修改、查询的应用软件,在整个软件的编制过程中不需要编写程序,只需要按系统的提示进行操作,用一二个小时就可以建立.