本站原创[摘 要]电子档案在我国尚处于发展初期,还需要不断创新和实践,以推动其发展.本文对电子档案立法的意义进行分析的基础上,对立法过程中的法律问题进行了探讨,提出我国当前电子档案立法的内容在几个方面进行补充完善.
[关 键 词]电子档案；立法；内容
一、电子档案立法的必要性
(一)电子档案自身发展的需要.
电子档案是在新的时代条件下形成的新的载体的档案.从历史纵向来看,档案的载体总是随着时代的发展,技术的更新而不断变化的.历史上每一次档案的立法,都会相应的促进档案学研究的发展.因此,当代的档案立法也必须紧随时代的脉搏,适应并推动档案学的发展.从横向上来看,以美国为代表的发达国家,都已在电子文件（电子档案）立法方面做出了卓越而前沿的研究.我们国家在各方面正努力做到与国际接轨,因此也要求档案界研究具有前瞻性,对新兴事物电子档案进行研究,并推动其立法的实现,从而实现与国际接轨.
(二)社会发展的需要.
当前我国政府各级部门已基本实现办公自动化.这意味着,随着信息化技术的发展,越来越多的政府部门、社会组织及团体和个人利用计算机工作、学习、科研,必然会产生海量的电子档案,这些电子档案的归档、保管、传输和利用牵涉到各行各业、各级各类的机构,分布面极广.在使用和处置的过程中不可避免地触及诸多法律问题等,因此社会的发展要求对电子档案进行立法.
(三)各级档案管理部门对电子档案管理的需要.
2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过了《中华人民共和国电子签名法》）,对电子档案的定义、凭证性以及保管利用等方面做了一些尝试性的规定,但是这些是远远不够的.电子档案立法还存在许多值得商榷的地方,而较之传统的纸质档案,电子档案的管理难度要大得多.因此必须对电子档案立法进行完善和补充,从而为各级档案管理部门对电子档案的管理提供法律规范,以使档案管理工作顺利有序地进行.
二、电子档案的立法考虑
电子档案在我国尚处于发展初期,加之技术本身飞速发展,很多问题都在动态之中.因此目前要想形成一部完整的电子档案管理的法规体系,首先应开展立法的各项准备工作,不具备制定法律条件的,可以先搞“行政法规”；不具备“行政法规”条件的,可以先搞部门规章”；或者制定一些引导性政策,经过实践检验之后再通过立法程序纳入法规体系.
（一）尽快组织力量,对现有相关的法律法规进行修订.目前,我国法律中涉及电子档案的法律法规主要有《电子签名法》、《电子公文归档管理暂行办法》等.在这些法律中可以适当增加对电子档案管理以及利用的条款,对电子档案的定义加以补充完善,对电子档案的凭证作用加以明确.
（二）对电子档案中亟待解决的一些问题,如电子档案的法律凭证作用、电子档案的保管方式、开放原则等,可以先由相关主管部门制定部门规章、区域规定,必要时,由国务院发布行政法规,试行一段时期,经由实践的检验并加以补充完善,最后正式立法.但要注意的是,各部门在制定部门规章、区域规定的时候,要加强沟通协调,避免造成令出多门,互相冲突.
(三)电子档案立法要立足于中国的国情,同时也要借鉴国外的经验.
在档案学的发展过程中,出现了电子档案这一新兴事物,对其进行研究,要持续而深入,不能一哄而起然后一哄而散地搞“时髦学术”.在电子档案的立法方面要紧盯前沿,充分借鉴各国先进经验,同时也要切实符合我们自身的实际情况,做到既不过分超前又能满足时展需要.
三、电子档案的立法内容
在《电子签名法》和《电子公文归档管理暂行办法》中,对电子档案做了一些规定,比如电子档案的归档,存储等,但是这是远远不够的.笔者认为还应从以下几个方面去进行补充完善.
（一）电子档案是指政府部门、社会组织团体、企业事业单位以及公民个人在政治、经济、文化和科学等社会活动中电子环境下形成的能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,可利用网络进行传输因具有存储价值而进行归档存储的代码序列.
(二)电子档案的归档、保管、传输、开放和利用.
在《电子公文电子归档管理暂行办法》中对电子档案的归档、保管、传输、开放和利用都做了相应的规定.但是这些规定都太大而化之,比如说就归档问题,《办法》在第五条规定“电子公文一般应在完毕后即时向机关档案部门归档”,它只是提到了电子公文在完毕后要归档,那么这个完毕的期限是什么?几天?几个月?又如第六条规定“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联.”其中对于将“具有永久和长期保存价值的电子公文”制成纸质公文是否有必要,会不会造成资源的浪费?笔者认为还要进行论证.而至于“建立互联”也没有做出具体的规定.
1.笔者认为电子档案归档要明确几个问题,首先要明确需要归档电子档案的类型范围.显然《办法》中的种类只是涉及电子公文,并且对电子公文的范围也没有作明确的规定,这显然不利于档案管理部门的管理.其次要对归档电子文件的“原件”进行规定.由于电子文件本身虚拟性的特性,使得电子文件很容易被修改而不露痕迹,档案界据此从技术层面上提出了“元数据”的概念,笔者认为有必要在法律的高度对这一概念加以确认,从而确保归档的电子文件是原始数据.此外,还应对归档电子档的等级做相应的规定,电子档案的登记究竟是用纸质目录登记还是电子目录等级还是两者都要等这些细节性问题做出相应的解释.
2.电子档案保管则更侧重于技术层面,主要是电子档案的存储介质、技术平台更新、安全和维护等.笔者在这里重点强调的是电子档案的保存期限问题,电子档案以数字形式存储的,同等信息量的电子档案的存储空间可能是纸质档案的几十分之一甚至是几千几万分之一.因此在存储期限方面,笔者认为电子档案应该比纸质档案宽松,从而能够最大限度的保留历史的痕迹.
3.电子档案的传输主要是指档案室在向档案馆移交电子档案时的数据传输.电子档案立法应该从传输介质和传输手段上加以规范,当然这还需要广大学者的研究论证.
4.关于电子档案的开放和利用,因为电子档案与传统档案相比,其服务方式多样,服务手段先进,服务对象广泛,因此电子档案立法要注重对其密级进行更严格明确的规定,从而确保不会因为开放利用电子档案而造成泄密.同时,电子档案开放利用还必须解决一个关键问题,那就是电子档案的法律凭证性问题.电子档案立法只有对电子档案的法律凭证性做出合理的规定,电子档案也才能够真正地为国家和社会提供开放利用.
总之,我国档案界对电子档案的研究还处在初级阶段,很多问题还需要档案界的各位同仁们充分发挥能动性作用进行深入研究,而就电子档案立法的问题更是需要不断创新和实践,在实践中推动电子档案立法&# 30340;发展.