本站原创摘 要：现代企业中,会计电算化几乎能够决定一个企业的发展前景,同时,内部控制也在企业会计电算化的管理当中显得十分重要.随着企业会计电算化的不断发展,必须要加强企业会计电算化管理当中的内部控制,有助于企业规避风险并促进企业稳步发展.
关 键 词：企业会计电算化；管理；内部控制
一、企业会计电算化和内部控制的关系
利用计算机信息操作系统,企业实现了会计电算化的转变,与传统会计相比,对信息和数据的处理更准确、更迅速、更及时,也更有效,对于以往繁重的会计工作明显减轻了工作负担,有助于企业自身管理的加强,也有助于企业规避风险,实现企业效益,提高同行业的竞争能力,因此,企业对会计电算化的内部控制较传统会计的内部控制要求相对较高.
第一,对于操作会计电算化人员职能的控制.企业会计从原有比较繁杂的工作中彻底解放,应用了会计的电算化以后,工作中数据和信息的处理都用电算化的系统来完成,把原本两人的工作由一人应用计算机操作完成,而其中的责任也都集中到电算化操作者的身上,也加大了出现问题的风险.
第二,为确保会计信息和数据的准确性,内部控制中数据的处理也应规范化,尤其是最原始的数据.
第三,会计电算化的操作系统都是借助于计算机才能实现并完成的,这些数据都存储在计算机中,因此,在操作当中误删等失误较容易出现,中病毒的几率也很大,这对于企业数据的存储来说风险极大.另外,还有不法分子未经许可就擅自更改数据,因此必须加强企业的内部控制以确保企业会计电算化信息及数据的安全.
二、如何加强企业会计电算化管理当中的内部控制
(一)对于企业会计电算化基础管理工作的加强
1.建立并健全电算化相关操作的内部控制制度
电算化操作者必须严格去遵守相关操作的流程,做到不违规操作,尤其是系统当中软件的管理必须要定期请专业人员进行修改、更换而且必须进行保密管理,操作当中一定要特别重视机房安全,不可违规也不能越权去操作,在计算机开机时绝对不能擅离职守,必须离开时勿必要给机房上锁,避免不必要的损失产生.要对会计电算化系统的计算机进行必要的维修,计算机绝不能完全的交给维修人员也不能让维修人员替代操作人员进入电算化操作系统,这样会加大企业财务方面的风险,一定要做好监督工作,维修人员也必须做好必要的审核工作,一定要齐全,而且要有主管部门的签字确认才可进行正当的维修,对于维修人员、维修的故障、维修的时间以及监督人员都要有全面且正确的相关记录.
2、对计算机的管理制度要逐步完善
计算机的正常运转是会计电算化的工作的必备条件,所以,对于企业会计电算化的管理中内部控制的完善必须要保证计算机等设备定期的维护和保养,避免发生意外事件.相关数据和资料也要及时备份,用于防止计算机故障或是操作失误以及非法分子的删除或修改其中数据而造成数据的错误和丢失,而且还要将会计数据进行双重备份,为避免失窃还要将备份的硬盘放置在不同的地方,以保证企业会计数据完整性.
(二)会计所用的软件一定要正确选择
会计电算化的发展当中,企业会计核算工作做的好与差与会计软件是否适合有着直接的关系.所以企业会计所用的软件一定要正确选择,它对于企业电算化的内部控制系统的建立以及健全起着非常重要的作用.软件应选择安全性和便捷性、实用性和长远性为基本的原则,不应贪图一时的便宜应用和国家规定不符合的会计软件,给企业造成不必要的影响.
(三)进行内部控制要完善基础工作
明确岗位职责完善企业会计电算化的内部控制,要确保会计电算化软件设计的合理性,制定相对有效的管理制度,而岗位职责的明确也是能够正常开展工作的重要前提.在企业当中应用了会计电算化后会计工作分为传统基本的会计岗位以及会计电算化岗位,要将这二者进行明确的分工,并且还需有效的结合,必要时还应能够形成互补.传统基础会计负责会计的主管与核算、出纳与档案数据的管理等工作,会计电算化负责电算化系统的操作和维护、审核和电子档案的管理.
对会计电算化岗位进行权限管理在会计电算化工作当中权限必须明确,企业内部员工不得越权操作,权限的管理包含权限分配以及用户名和的管理.权限分配可以决定企业当中哪些员工能够获得会计相关数据操作的权限,其中用户名同管理是为了确保用户和权限的对应.权限管理工作必须明确分工,并在权力上进行相互的牵制以及制约,能够有效控制违法行为,要定期的进行更换,而且管理员必须有超强的保密意识,能够维护企业的利益,这样可以将权限管理的作用充分发挥,既做到了分工明确,权责划分也很清晰.
3.对于电算化相关档案的管理
会计电算化的档案可以及时并全面的将企业的经营状况以及资产现状反映出来,而企业发展的安排与计划也是依据档案当中所提供的数据来进行的,因此电算化档案的管理一定要有专人负责,并建立相关的监督机制,确定档案的安全性.
(四)对会计电算化的工作要加强监督
必须做好会计电算化审计监督的工作,企业内部控制系统当中较重要的组成部分就是内部审计工作,要想加强企业内部会计监督制度这是必经的程序.要遵守相关法律及法规,经常审计、审查会计相关资料.可以应用内部网络进行企业内部联网审计工作,要求审计部门要配置并安装检测机,按照审计的程序去进行专业的检测,经过审计人员相关的操作就能够检测会计部门的计算机操作以及财务处理的相关程序是否合法,这种利用网络检测的方法,不受时间的限制,可以提高企业内部审计的效率.
(五)企业会计电算化操作者的素质必须提高
企业当中会计电算化的发展取决于从事会计电算化的人员素质,所以,作为企业一定要积极引进相关人才,并制定考核机制对从事企业会计电算化的人员进行定期考核,企业还要为员工组织定期的培训,培训内容要有专业知识,还要包含职业素质和职业道德相关的法律和法规教育,杜绝出现违法和违规的操作,促使企业会计电算化人员的职业道德和职业素质有效提高.
三、结束语
根据上述分析,企业要想稳步发展,必须加强企业会计电算化管理的内部控制,确保会计电算化过程的合理和合法,杜绝违法和违规操作,做好企业会计数据的保存和管理工作,帮助企业规避风险,促进企业发展,提高企业的经济效益.（作者单位：江苏亨通线缆科技有限公司）