小微企业财务管理信息化

【摘 要】伴随人工、原材料成本不断上升,本就势单力薄的小微企业生存压力越来越大.当前,小微企业必须要充分利用现代信息技术手段,加强企业财务管理信息化建设力度,从企业信息化基础、信息化复合型人才培养和选择适合的现代财务管理信息系统等方面着手,综合提升企业适应市场竞争的实力.

【关键字】小微企业；财务管理信息化；对策

2012年12月,国务院发展研究中心发布的《中国小微企业生存报告（2012）》报告显示,由于劳动力成本上升、原材料和其它成本上升以及税负过高,造成国内数量众多、业态多样的小微企业经营难度超过了2008年金融危机爆发时的情形.因此,在当前国家大力提倡“两化”融合的背景下,小微企业也应该顺应现代企业管理信息化的潮流,充分利用互联网、物联网、通信等现代信息技术手段,提升企业财务管理信息化水平,使企业在做到精益化管理的同时,也能够对市场需求做出快速反映.

一、小微企业财务管理信息化存在的主要问题

(一)企业管理决策不够科学

长期以来,小微企业由于受到自身规模和企业性质的影响,企业生产经营管理水平始终处于比较落后的状态.小微企业管理水平的高低,完全取决于企业老板个人的管理素质.企业决策完全就是老板“一言堂”,很多时候老板决策主要就是依靠个人经验,甚至依靠感情决策.长此以往,管理粗放、混乱变成大多数小微企业的常态,导致许多小微企业在竞争激烈的市场中始终处于下风,在遇到市场“大起大落”的时候,更加容易因为大型和中型企业的竞争而关门倒闭,这种粗放、非科学的管理模式严重制约了小微企业的进一步成长壮大.同时,管理者信息化建设意识淡簿,管理观念落后,制约了信息化进程[1].小微企业负责人长期养成管理上的“独断专行”习惯,使得小微企业对现代化的管理手段更加不屑一顾,再加上许多小微企业的老板自身文化素质条件的限制,对企业信息化、现代管理理念的意识淡薄,没有认识到企业财务管理信息化建设的重要性,也使得企业不愿意采用现代化的信息系统辅助企业管理,长此以往小微企业在现代化管理方面与大中型企业的差距越来越大,企业的生存能力也就越来越弱.

(二)企业信息化基础比较薄弱

技术、人才和管理是现代企业财务管理信息化的重要基础,多年来,国内中小企业财务管理信息化的基础依然比较薄弱.首先,从技术基础方面,许多小微企业还缺少规范的内部计算机网络和相应的财务管理信息系统,有的小微企业根本就没有一台电脑,更谈不上连接互联网.有的企业,虽然有了计算机、网络,但不是用来管理之用,而是为了方便管理人员上网、发邮件,甚至用来作为老板打牌休闲娱乐之用.其次,熟悉现代信息化技术的人才比较匮乏；由于小微企业规模较小,很多时候招聘员工多是一些生产经营环节的员工,而对于专业化的财务管理技术人才基本不招工,企业账务往往交给社会上专业来完成.企业内部一些管理人员往往对象Excel这类常见办公软件都不会使用,管理人员不愿意把时间花费在信息化技能的学习上,而是热衷于利用网络上网、打游戏.再者,小微企业的管理也比较随意,缺少规范化的现代管理制度,企业生产、经营、管理完全由老板一人说了算.国内小微企业落后的信息化条件,严重制约了企业财务管理信息化的进程,使得小微企业更加难以适应竞争激烈的市场环境.

(三)企业财务管理信息化意识淡薄

财务管理作为现代企业管理的一个重要组成部分,在企业生产经营管理中具有举足轻重的地位,是企业投资决策的重要依据.然而,许多小微企业,一方面受到传统会计的影响,认为企业财务只要能记账、不出错就可以了；另一方面,限于成本考虑,企业不愿意聘请专业化高素质复合型人才,很多企业仍是任人唯亲,即使是财务人员也有未取得从业资格证就上岗的现象[2].当前,小微企业管理人员对财务管理信息化不够重视、意识淡薄,以及基层缺乏专业化的现代复合型人才,已经成为许多小微企业财务管理信息化的重要障碍.

二、小微企业财务管理信息化的建议与对策

在互联网、计算机技术和通信技术飞速发展的现代社会中,企业信息化基础环境,主要包括硬件和软件两个方面.硬件是企业财务管理信息化的重要物质基础,首先,小微企业应该规范建设内部计算机网络和财务管理信息系统运行环境,要彻底改变过去网线到处都是、电脑随意摆设和垃圾遍地的纷乱场面.其次,要配置相应的网络设备和安全防范设备,为企业财务管理信息系统服务器配备专用的空调设备,保持一个清洁干净的运行环境；软件方面主要包括相关专业软件、系统运行环境的安全设置和企业内部计算机、信息系统使用管理规章制度的建设,要配备专业人员加强系统计算机安全维护管理,使用专业化工具防止服务器系统遭受外来攻击和信息泄露,给企业带来难以挽回的经济损失.

一个现代化的财务管理信息系统,不仅能够为企业提供专业化的业务处理功能,帮助企业提升工作效率；更为关键的是许多财务管理信息系统还能够为企业提供综合性的业务服务功能,为企业高层决策、中层管理和基层运作提供更加专业化的信息服务.而往往这些拓展性的功能模块,需要操作人员不仅要具备财务方面的操作技能,更重要的是能够借助专业知识、举一反三,充分发挥财务管理信息系统提供的统计分析功能.因此,作为小微企业应该重视复合型信息化专业人才的培养,既可以通过软件提供商进行培训业务操作技能,也可以从大专院校、科研院所和软件提供服务商等单位外聘相关专家上门辅导,在日常工作中企业要给予财务管理信息系统部门大力支持,重视他们提供的业务信息,使他们在工作中体会现代化信息手段带来的工作快乐,坚持不断丰富自己的实践技能,早日成为小微企业需要的信息化复合型人才.

随着国内企业管理信息化的程度越来越高,企业信息化的整体环境有了很大改善,无论是软件提供商,还是企业需求方对信息化的建设不在八十年代的盲目攀比,越来越求真务实.目前国内市场上,能够提供企业管理信息化的软件提供商有很多,既有像用友、金蝶、浪潮、智邦国际、八百客等大型ERP软件提供商,也有专门致力于中小企业信息化应用的像管家婆、速达等小型软件提供商,这些丰富的资源为小微企业信息化提供了很大的便利条件.由于小微企业自身规模较小、资金实力较弱,一般情况下不可能自己开发或聘请专业化公司为自己开发专门的应用软件,因此,更为可行的是外购成熟化的财务管理软件.

小微企业选购财务管理软件不能像购买普通商品一样,仅凭自己的感觉作出决策,要根据企业业务流程特点和财务管理的实际需求进行选购.首先,在决定购买财务软件之前,应该聘请一些信息化专家或直接到提供软件的公司进行咨询,了解同行业已经在用的信息系统使用效果,然后根据企业实际情况为企业信息化制定一个较为详细、合理的信息化规划；其次,在购买软件后不要立即投入具体业务使用,要组织相关计算机操作人员学习使用系统,使他们能够在系统安装后尽快开展工作,否则会得不偿失；最后,作为小微企业要对购买的财务软件要及时作出评价,可以从软件的管理便利性、功能的完整性和实际带来的效益进行综合评定,为将来财务软件的升级维护提供详实的数据基础,使企业财务信息化能够达到利益的最大化.

(四)建立健全企业管理规章制度

俗话说：无规矩不成方圆.一个企业发展的好坏关键在于是否有一个健全的管理制度.过去,许多小微企业内部管理多是沿袭传统的“人治”模式,缺少明确、奖惩分明的规章制度,这样的管理方式是无论如何不能适应现代企业的信息化要求的,特别是小微企业投入信息化建设之后,企业各类业务流程都 与信息系统息息相关,每一个环节上的失误,都会引起其他业务处理上的连带错误.因此,作为小微企业,必须要建立健全企业内部各类管理规章制度,要按照现代管理理念,对企业业务流程进行重组,使企业的管理更加科学.从信息化角度来讲,小微企业应着重加强信息系统的使用、安全管理、维护等方面的制度建设,确保企业财务管理信息系统能够安全平稳运行.