行政机关档案信息化管理探析

摘 要：档案信息化管理是当今社会发展的必然需求,行政机关的档案信息化建设是档案信息社会共享的基本实现路径,加大行政机关档案信息化的建设力度,改变传统档案信息管理模式以及手段已经迫在眉睫.我们要清晰的看到行政机档案管理部门应着眼于现实情况,从创新角度出发,深入探究,用现代信息化手段来提高档案的管理水平,通过信息数字化来达到档案管理的时效性.本文从档案管理信息化的必要性着手,探究出行政机关应制定相应规划,通过建立档案信息网站,来真正达到档案信息的保管的规范化、标准化.

关 键 词：档案管理；信息化；行政机关；实体

一、档案管理在行政机关实现信息化的必要性

我们通常所说的档案管理的信息化,指的是改变档案管理的方式,侧重点从档案实体的管理工作转移到通过档案的保管,以信息化的方式为人们提供必要的档案信息的服务.档案实体信息化的实现是对所有档案的信息进行类别区分,相同的资料进行分析,进而加工整理资料,而后进行信息整合与提取,通过这样的流程,可以提升档案管理的高效性,提升效益.在传统的档案管理中,查询效率较低,修改流程比较繁琐,相比之下,现代的电子档案就完全弥补了传统档案的缺点,保存更加便捷,修改更加容易,查询更加快捷等等.同时,网络的发展也给档案的传递带来了福音,通过网络的快速传递让档案管理的利用率不断提升,并且大大降低了档案管理的人工成本.

通过调查,现在大部分的行政机关仍然用手工进行人事档案的管理工作,这种手工操作模式让人事档案更加繁琐.部分单位的人力资源管理系统或者是人事档案管理系统由于安装原因或系统设置的局限性,只把人事一些基本档案输入进系统中.在部门有需要查找与搜索资料的时候,也都用手工进行操作.所倡导的无纸化的阅档并没有完全应用到实际行政机关的工作中,档案管理完全脱离了时展的需求,在经济全球化迅猛发展的今天,所有行政机关必须要改变并且改善这一传统的档案管理方式,要真正意义上进行现代档案信息化的建设.

二、行政机关档案管理信息化应制定相关规划

行政机关应根据发展战略部署来制定相关的档案管理信息化的规划,要立足于行政机关自身办公模式的特色,着眼于基本发展目标定位,不断进行探索与调查研究,科学的进行论证分析,从而制定出与时俱进并且具有行政机关特色的档案管理信息化的长期目标以及近期目标,创建一个大规模的网络管理方式,从而推进行政机关档案信息化可持续发展.此外,在行政机关档案信息化管理中,还必须注意在行政机关中应用的实际效果,要加大力度支持与协助行政机关信息的服务,侧重整个机关档案管理的灵活性以及延展性,要在整体规划中考虑到未来行政机关档案信息化管理的发展空间.

三、建立高效档案信息网站

行政机关的档案管理部门应根据自己地区档案管理问题以及相关流程建设出一个实用的档案网站,网上建设的这种信息站点是通过网页的模式提供给人们与档案内容有关的档案信息及服务具体内容.这样不仅档案内容丰富,所涉及的覆盖面也比较宽广,人们利用率较高,在档案信息网站上搜索、查询、实时文件的直接使用的方式可以使人们更加快捷的解决档案问题,为使用者提供更好的服务.传统的行政机关的档案管理,必须是使用者亲自到档案管理部门进行档案搜索.这较之现代档案信息网站的应用不仅浪费了人力还浪费时间.这种手工操作档案的方式正在逐渐被档案信息网站所取代,行政机关的档案管理部门不仅可以提供电子信箱的方式来提供咨询与服务还以通过网页在线服务进行查询与咨询.这种高效的档案改革可以看出档案信息化管理的特色及主要目的,也通过这种标志与手段显现出档案数字化管理的重要性.

在整个档案信息网站的建设过程中,不能单独的只设置档案管理体系,还必须要把档案管理体系融入到行政机关的管理体系中去,要建构出一套整体的管理信息系统,并综合各部门的信息增添到网站中,从资源共享的角度来提升档案管理的综合效率.

行政机关的档案信息网站应使用高效的检索系统,并在计算机技术上不断加强,以保证档案信息网站的安全性.在软件的选择中也注重质量,软件产品应是立足于现在,着眼于未来的明星产品,这些软件必须符合国内外的认证标准,同时与计算机硬件提供厂家沟通,获得技术上最好的之处,确保升级服务及时,缩短重新建设的成本.并在应用过程中考虑网络速度,传递方式以及响应的时间等等.

四、加大力度实现行政机关档案管理的信息资源数字化建设

进行档案信息化建设的重要基础就是档案信息资源的数字化建设,它确保了档案原件的保护模式.先进信息手段应该展现在档案数字化的建设中,要把原始档案建设成数据库的目录库建设,及全文数据建设.并及时更新数据库内容,公开发布,为人们提供便捷的服务.要重点分析档案资源数据的分析整理,显现重点内容,逐步解决问题.最终达成一个先进的档案管理信息资源数字化建设模式.

五、行政机关档案信息化建设注重标准与规范

行政机关档案的建设必须注重其标准与规范,这是建设中重点内容之一,也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平的重要内容.档案管理信息化在行政机关中运行就必须要根据自身机关特点及内部管理标准来执行,并且在运行过程中查缺补漏,不断完善信息化体系建设.不仅要符合国家的标准,又必须要在实践运行中便捷、精确.并对档案信息化建设的具体各项实施内容制定统一标准,例如对数据库中各种软件内容以及格式都制定统一规范等,防止在资源共享后由于格式等原因不能进行读取以及共享等问题.

六、加大对行政机关档案信息管理人员的素质要求

档案信息管理人员必须要及时更新管理理念,通过继续教育的培训,调整管理人员工作心态,使其注重自身专业素养的提升,并加强学习新知识新内容,跟上时展的步伐,并且要在计算机网络技能操作上精通,要让管理人员实现对繁琐的网页信息进行分类、索引以及高效的管理,以为广大使用者提升使用效率,并把档案信息内容发挥到最大价值,满足使用者的最大需求.

综上所述,行政机关的档案信息化管理不是一蹴而就的,我们要坚定新年,通过逐渐积累经验,不断学习,稳扎稳打,回顾分析,突出重点,坚持发展等过程的磨合来不断加强行政机关档案信息化管理的建设,我们要以主动的为社会各界人士提供服务为目标,不断提升人们群众的档案使用效率为发展向,创建出一个适应新时期科技以及社会发展需求的档案管理模式,创建出一个符合国内外档案信息化得标准模式,在对档案管理人员不断继续教育的同时,加大管理力度,切实提升工作效率,以适应当今社会发展趋势.（作者单位：利川市事业单位登记管理局）

［5］黄文峰.整合档案信息资源强化信息集成服务［J］.浙江档案.2010(01).