本站原创摘 要：随着计算机和通信设备的不断发展和市场经济的不断完善,会计信息工作迅猛增长,促使会计信息系统从会计核算向决策支持、网络化转型.会计电算化给企业带来方便和效益,但与此同时也给企业内部控制带来了一系列的问题和隐患.企业面临着会计电算化系统的技术问题、安全性风险问题和应用人才缺乏等一系列问题,企业为了健康发展,必须加强和完善企业内部控制系统会计电算化,制定相关制度和措施去弥补电算化系统的缺陷.
关 键 词 ：会计电算化 企业内部控制 影响
一、引言
目前会计电算化已成为一门融计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科,在经济管理的各个领域中处于应用电子计算机的领先地位,正在起着带动经济管理诸多领域逐步走向现代化作用.会计电算化极大地减轻了会计人员的劳动强度,提高了会计工作的效率和质量,促进了会计职能的转变.会计电算化给企业带来方便和效益,但与此同时也给企业内部控制带来了一系列的问题和隐患.企业面临着会计电算化系统的技术问题、安全性风险问题和应用人才缺乏等一系列问题.
二、会计电算化下企业内部控制面临的技术问题
1.原始凭证数字化,易于伪造
在手工会计环境下,企业发生的经济业务均用纸张记录,这些数据如果被修改,很容易辨别出被修改过的痕迹.但是,在会计电算化系统中,数据被直接记录在磁盘或光盘上,对数据修改可做到不留痕迹,这就给业务的记录带来了风险,计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上,因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹.这给一些不法之徒提供了机会,比如通过伪造或修改客户、银行的凭证,制造虚假交易,进而侵吞公款等.
2.内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大
电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点.电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如程序发生差错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运行的重复性,使得失效控制长期不被发生,使用权系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大.
3.数据的安全性、保密性差
很多时候,企事业单位财务上的数据是保密的,在很大程度上关系着企事业单位生存与发展,但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有认真研究过数据的保密问题,所谓加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版.这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证.此外,由于对计算机系统的依赖性很强,计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用,如系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,极易造成数据丢失.这也是手工会计系统不会遇到的问题.
三、会计电算化下企业内部控制面临的安全性风险问题
1.“一身多职,越俎代包”现象严重,安全意识淡漠
传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上.采用电算化后,由于功能和知识度集中,导致职责的集中,原手工操作下不宜合并的岗位,采用电算化后可以合并,会计人员大大减少,致使这些原则的重要程度下降.再加上安全意识淡漠,对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视,“一身多职,越俎代包”现象严重,这使得计算机舞弊现象时有发生.
2.会计电算化的基础管理工作存在漏洞
在会计电算化模式下,需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束.然而,目前实行会计电算化的单位仍采取模仿手工的管理方法,没有实行重整,岗位分工混乱,权限设置缺乏牵制,会计制度不健全,核算过程不规范.
3.会计软件存在缺陷,使用混乱
目前我国财务软件众多,软件开发公司大都强调自己的特色,没有统一的标准,缺乏长远规划和组织协调,不同的财务软件相互不能兼容,数据接口、使用方法也不一样,导致报表汇总、数据查询、数据传输的困难,给用户带来不便.此外,有些单位自行开发财务软件,在技术水平、资金有限的情况下,盲目开发出一些低水平软件,使得会计信息存在着安全隐患,使非法分子有机可乘,让企业蒙受损失.
四、加强和完善企业内部控制系统会计电算化的对策
在积极应对金融危机冲击的关键时刻,强化会计电算化环境下企业内部控制,是十分必要的.要着重从健全机制,规范流程,提高每个环节的质量入手,强化企业内部控制,保持企业可持续发展.随着企业会计工作的变化,及时研究内部监控新方法,建立一套适合电算化要求的会计内控机制非常必要.上述内部控制现状,就其产生的原因有企业内部因素,也有外部因素.这就要求从内外两方面加强企业电算化会计信息系统内部控制.
1.加强内控制度建设
必须要建立健全操作管理制度、硬件、软件管理制度、会计档案管理制度以及适合自己单位的电算化环境下的内部控制等制度,做到有法可依、有章可循、严格执行已制定的各项制度,并重点针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节；原始凭证经过审查,在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批,简明、准确、完整地填制与录入.不正确的业务更正与删除,待解报单的处理等都必须严格按规定进行,严格执行复核制度,充分保证计算机账务处理不错不乱.无论是静态审核,还是动态审核,都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致.会计数据输出必须进行严格审核并签章,认真做好会计数据日备份和月末备份,并坚持双重备份制度.从核算环节把关,保证整个系统正常运行,做到数据真实、完整和安全,业务处理合法、有效.会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节,必须引起高度重视.同时,要随着外部环境的变化、单位业务的不断调整和管理要求的提高,不断健全与更新内部控制制度.
2.强化操作权限意识,明细岗位责任,实行权限等级控制 要充分运用财务软件自身的程序控制功能,实行权限管理、互相监督、互相牵制；实行集中式事后监督与实时监控相结合的内控机制.操作权限控制是指按软件系统开发过程中预先设定的各种不同管理、操作权限进行业务分工,以保护会计数据免遭不当使用或破坏.操作权限采用资格确认方法,对不同级别的管理、使用者授予不同的权限.电算主管享有电算系统最高级管理权限,负责制定相关的管理制度,采取相应的规范,进行权限授予,对操作信息的安全跟踪管理；电算系统维护员权限负责系统和设备的维护；操作员级权限负责凭证的录入与复核工作,负责凭证的审查和录入,保证账务处理的真实与合法.在权限等级管理中,口令必须不定期地更换,特别是电算主管必须有强烈的保密意识,对整个电算系统的安全有不可推卸的责任.只有这样才能更好地发挥互相牵制约束的作用,才能防止非法侵入,充分体现互相牵制原则.
3.进一步提高会计人员的综合素质
单位的内部控制制度内涵是多方面的,但内部控制制度不是万能的,会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁.各种规章制度也都需要会计人员在工作中加以执行,不然也只是流于形式.会计人员应接受所用系统在安全方面的教育,提高自身业务素质和安全意识,使用管理好自己的口令,定期修改自己的口令,提高系统的安全性.同时,要建立起良好的绩效评价机制、激励机制以及约束机制,使拥有知识的人获得合理的报酬,实现知识创造财富,留住了解重要信息资源的人才,防止人才流失以及相应的信息资源损失.
4.制定财务软件业界协议
协议是规则的集合,分为低层和高层两类,它规定了财务软件的不同部分是如何交互的,从而保证不同品牌的财务软件彼此间能够实现数据传递或交换.作为会计电算化宏观管理的主管部门,应当从技术的角度就财务软件的数据平台、数据结构、各功能模块、数据传递模式、数据安全与保密等作出统一规定.这样使各种不同品牌的财务软件之间才能实现数据共享,为企业会计电算化内部数据安全的进一步完善提供良好的外部环境.
五、结论
企业对会计电算化系统的应用在当今是很普遍的,但是如何更好的利用这个系统是个很严峻的问题,这个系统给企业带来利益的同时又因为这个系统本身带有的弊端容易使企业受到大的损失,因而企业要掌握其利弊,扬长避短.会计电算化在实施前要做好规划和采取相应的方针,在实施中要进行必要的控制和人员分工,在实施后要有健全的制度,保证电算化的顺利运行.电算化顺利实施,不仅有赖于公司财务科内部的共同努力,也要公司相关部门的互相协调.从培养提高会计工作人员综合素质方面下功夫,不断提高他们专业技术能力和计算机应用水平,从而提高会计服务水平和服务质量,顺利完成各项工作任务,促进企业健康可持续发展.