本站原创[摘 要]在外贸企业中开发及实施外贸电子商务系统有着重要的意义,它能有效提高外贸业务流程效率,使企业内部管理规范化,并改善客户服务,增强企业竞争力.要顺利开发外贸电子商务系统,必须充分分析企业需求及业务流程,合理规划系统功能结构和技术结构.为全面集成企业信息,强化企业与外部的联系,外贸电子商务系统应按B/S模式进行总体布局,通过整合企业内部及外部网络,将局域网商务、互联网商务等纳入到整体电子商务战略规划中,构建立体化的外贸电子商务战略.
[关 键 词]外贸企业；电子商务；B/S模式；互联网；竞争力
[中图分类号]F270[文献标识码]A[文章编号]1006-5024(2007)06-0020-03
[作者简介]吴金法,温州科技职业学院(筹)副教授,研究方向为企业管理；
束孝宇,温州职业技术学院讲师,研究方向为外经贸电子商务.(浙江温州325000)
随着信息技术的不断发展以及Inter技术的全球普及,电子商务正酝酿着一场全新的商业革命,它强化了企业与外界的联系,通过整合企业内外部资源,极大地增强企业竞争力.
电子商务时代,信息成为企业最重要的资源,客户消费特点表现为多变、个性化,企业要在全球性的竞争中获得有利地位,必须对市场的需求及其变化做出快速反应,对顾客需求反应速度成为企业赢得竞争的关键,“时间致胜”成为竞争中取得胜利的法宝.而且,企业管理水平也成为激烈市场竞争中一项至关重要的因素,企业利用电子商务对企业资源计划系统(ERP)、客户关系管理系统(CRM)和供应链管理系统(SCM)等与企业业务过程相关的系统进行整合,实现企业集成化管理.因此,我国外贸企业如果希望在日趋激烈的国际市场竞争中获胜,必须采取积极的措施,利用先进的信息技术手段改进自身的管理,开展电子商务,提高企业竞争力,以和国外企业处于同一竞争地位.
要顺利开展电子商务,我国外贸企业就应该从企业总体经营战略的角度考虑,将企业组建局域网、开展互联网业务等纳入到整体电子商务战略规划中,构建立体化的外贸电子商务战略,用信息化战略来指导企业的电子商务进程,通过网络将企业内部和紧密的供应商与客户整合在一起,实现资源共享并推动交易进行.
一、外贸企业局域网商务系统设计
据美国ForresterResearch独立研究机构的调查分析,在企业的总成本(TCO)中,66%的费用来自管理.企业成长到一定规模后,管理就会成为突出的问题.要解决这个问题就要使企业内部的工作流程和业务流程逐步实现自动化,为此企业必须搭建企业内部局域网,建立企业内部管理系统,将企业内部的各部门连接起来,全面集成企业内部信息,以使企业业务流程化,管理规范化,并进一步实现内部协同办公,统一对外提供各类信息.而这一工作的核心就是企业内部电子商务,即企业内部信息化,业务流程化,管理规范化.
在外贸企业内部开展电子商务,企业应具备相应的网络硬件环境,并在企业内部引入相应的应用软件,以使企业业务流程化,管理规范化.在外贸企业中比较核心的工作就是进出口业务管理,企业应优先对这一部分进行信息化管理,再全面在企业中推进电子商务.要顺利开发外贸电子商务系统,就必须进行详细的企业流程分析和需求分析,合理进行系统规划.以下为外贸企业出口业务的基本操作流程：
1.客户询盘、业务员报价,经过磋商,买卖双方就各项条件达成一致,客户向公司发出正式的订单.业务员根据订单制作正式合同,填写合同格式中各个项目,如实反映商务洽谈中达成的各项条款.
2.业务员制作合同后,提交给主管审批.合同审批之后发送给客户签字确认,等客户确认后业务人员下达生产通知.如果是信用证(L/C)付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能出现的问题,如有问题则应立即请客人改证.如果是T/T付款的客户,则要确认有无预付款及是否已经到账.
3.在交货期前一周,通知公司验货员验货.如果是国家法定商检产品,则及时商检,在发货一周之前应拿到商检换证凭单.
4.租船订仓.如果与客人签订的合同是FOB条款,通常客人会指定运输公司或船公司.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司租船订仓.完成交货及时取得提单等运输文件.
5.报关.在拖柜同时将报关所需资料交给报关公司,或自行报关.
6.按L/C或客人的要求制作所有单据,如商业、装箱单、原产地证书、装运通知、受益人证明等.单证准备齐全后向银行交单议付,或通过其他结算方式收回货款.出口收汇后根据国家规定及时进行外汇核销并退税.
7.售后服务及争议处理.与客户沟通有无质量或其他问题,并及时解决相应纠纷.业务结束后将所有的文件、L/C和议付文件副本留存以备查用.
根据外贸出口业务流程和的业务需求分析,外贸企业局域网商务系统主要应包括客户关系管理、合同管理、进出口业务管理、财务管理、物流管理等几大模块.
客户关系管理,电子商务时代是一个“以顾客为中心”的时代,它要求企业各部门的工作必须围绕这个中心来进行.客户是企业最重要的战略性资源,企业的一切经营活动、营销策略都应围绕“发现、保持和留住客户”这一中心.客户关系管理模块通过向企业的销售、市场和服务等部门和人员提供全面,个性化的客户资料,并强化跟踪服务和信息分析能力,使他们充分了解并满足客户的个性化需求,以达到客户价值最大化和企业利润最大化.该模块主要包含潜在客户管理,客户资料与分类、客户访问及洽谈、客户投诉信息、客户统计分析、客户反馈信息管理等功能.
合同管理,本模块主要功能是对企业进口、出口、采购和内销合同的签订、报运、履行、支付、结算等作业进行全过程管理.建立完整的合同资料库,可以对合同进行跟踪查询,对合同进行统计、分析等.其功能模块主要包括以下几方面：进出口合同管理、合同进度管理、合同利润预算、合同统计分析等.
进出口业务管理,包括业务洽谈管理、进出口货物报关、核销退税及单证管理,对各业务流程实施监控及智能管理,如单证管理子模块可以调用已输入数据库中的数据自动生成多种单证,以提高业务人员的工作效率,同时减少出错,尽可能避免因单证错误导致银行拒单或客户拒付货款等情况.
财务管理,包括国内外收付款管理,监控企业资金流动,及时、经济地筹集资金或合理安排资金投向,对财务状况的变化迅速做出反应,缩短财务处理时间,从而赢得快速反应优势.同时企业业务所产生的相关财务信息,都集成入系统进行处理,并将产生的结果反馈给业务子系统,保证财务和业务的协同处理并集成各类管理信息,为企业决策提供信息支持.
物流管理,企业根据客户的需求制定采购任务,并通过与供应商相连的订货系统把采购需求信息实时发送给供应商,由于采购信息的即时产生和发送,企业可以大幅度降低库存量,减少库存成本,获取成本优势.另外,采购方的库存消耗数据及时反映到供应商的数据库,供应商及时供货,信息通过网络传送大大缩短了供货时间,从而使企业可以对市场变化做出迅速反应,赢得时间优势.
二、外贸企业互联网商务规划
外贸开展局域网商务,可以使企业内部的信息共享,促进企业内部信息交流和业务管理.但同时企业还须开展互联网商务,通过互联网与其供应商和客户等业务伙伴沟通,对客户的需求做出快速响应,提高客户服务水平.企业应对所要开展的互联网商务有一个清晰的规划,建立Intra和In-ter相结合的网络,使得企业内部、企业与合作伙伴之间,都可以通过这一网络进行交流,提高企业获取信息及处理信息的能力,增强企业竞争力.
首先,外贸企业建立企业网站,构建互联网商务平台.企业可以在互联网上建立起自己的网站,通过网站充分地展现企业自身及产品、服务,向公众宣传企业的管理、经营理念和策略,并且通过网络与大众保持良好的沟通,随时了解公众需求,及时调整自己的产品及企业的经营战略,为顾客提供受欢迎的产品和优质完善的服务,从而树立起企业良好形象 .而且互联网可以打破时空的限制,提供全球各地的客户24小时的信息服务,进行“全天候销售”,把产品推向国际市场,同时企业可以及时、准确地掌握市场动态,密切同客户的业务联系,加强与客户的沟通,改善与客户的关系,提高市场竞争地位.
其次,开展网络营销,网络营销是一种以消费者为导向、强调个性化的营销方式,采用互联网开展营销具有极强的互动性.网络营销可以有效降低企业经营成本,提高工作效率,增强竞争地位,有着与传统营销所无法比拟的优势.外贸企业要充分利用客户资源,运用电子商务相关技术,通过客户交流,建立客户数据库,加强与客户业务合作等,从中获取大量针对性强、内容具体、有价值的市场信息,包括有关产品特征和性能、销售渠道、需求变动和潜在客户等,将其作为企业各种经营决策的重要依据.建立完善的网上服务系统,企业安排专人负责,对于客户的疑问,企业及时回复并进行解决,进行产品的跟踪服务,了解客户需求及满意度,提高企业服务能力和服务水平.
为进一步开拓国际市场,我国中小外贸企业也可以借助有实力的国际贸易电子商务平台,开展网络广告宣传.有些国际贸易电子商务平台可以提供咨询、在线交易服务,甚至可以满足不同企业的个性化要求,如环球资源网、阿里巴巴、在线广交会等.而有实力的大型外贸公司,可以凭借雄厚的实力和良好的信誉,直接把整个业务流程完整地移植到因特网上,并向其上下游企业开放这一渠道.
最后,全面集成企业信息,让客户、企业员工、供应商能够从统一的渠道获得所需的个性化信息.企业建立以核心数据库为基础的管理平台,通过网络建立企业与其供应链、客户及全方位市场需求之间的集成化大系统,包括CRM(CustomersRelationshipManagement客户关系管理)、SCM(SupplyChainsManagement供应链管理)、OA(OfficeAutomat-ics办公自动化)等.企业将这些内部系统紧密集成,并把业务延伸到互联网上,让客户、供应商通过互联网与企业进行互动的、实时的信息交流,形成一个以客户为核心进行业务运作的现代信息化组织,最大限度地满足客户需要,最大限度地降低企业成本,同时整合企业内部业务流程,加强与企业外部的协作.
三、B/S模式的外贸电子商务系统架构
外贸企业在确定其电子商务战略后,须根据业务及其发展的需要完成外贸电子商务系统总体结构设计.在市场竞争日益激烈的今天,企业只有及时有效地获取相关信息并正确地处理这些信息,才能在激烈的竞争中占据优势.作为外贸电子商务系统,不仅应该使企业员工随时随地获得企业相关信息,快速反应,及时进行决策或业务处理,使企业在竞争当中处于有利地位；还应能将企业与客户紧密整合在一起,为国外客户提供贴切的服务.
传统的基于C/S(Client/Server)模式的电子商务系统无法满足企业这些自身和客户的需求,而且基于C/S模式开发的程序相互关联性很强,系统维护难度大,开发成本高.而B/S结构的系统可以满足以上企业对信息处理的要求,为管理者提供更为准确、快速的决策支持.所谓B/S(Browser/Server)结构,即浏览器/服务器结构,是随着Inter技术的兴起,对C/S结构的一种变化或者改进的结构.整个系统采用Browser/Web/Database的三层体系结构.客户层在系统中具体表现为浏览器,是整个应用系统的用户接口部分.Web层通过Web容器与客户层进行交流,Web服务器接受请求,通过StrutsAction调用基于Hibernate技术的数据层进行数据处理,并返回输出至客户端,从而实现与客户机进行信息资源的交互.资源层,又称为数据逻辑层,在系统中就是数据库管理系统,可由多个数据库系统组成,主要负责管理对数据库资料的读写(系统结构如图1).在系统的客户端只需要一个浏览器,相关人员通过浏览器来查询、增加、修改、删除数据,对信息进行管理.
采用B/S结构设计的外贸电子商务系统,国外客户可以通过Inter,利用浏览器的方式,有权限的、远程、实时地查看其个性化信息,加强交流与沟通；企业也可以利用Inter随时随地给处于第一线的业务人员提供各种即时性的企业信息,如库存、新产品资料等,员工可以随时进入系统,处理其权限内的各项事务,从而促进企业信息沟通,提高工作效率,为客户提供更快捷周到的服务.
四、结束语
当今信息技术的飞速发展,不仅给企业电子商务提供了先进的开发工具,同时也给企业管理带来了革命性的影响.企业开展电子商务最终要以Inter为基础,通过完整的电子商务解决方案实现资源共享并推动交易进行,开辟新的市场,提高企业管理水平,增加企业的收入.基于B/S模式外贸电子商务系统能够使企业通过计算机系统管理进出口业务,减少人工操作的随意性、增强企业内部工作的规范化和标准化.企业通过利用以Inter为核心的信息技术,创建与供应商、客户之间的信息流和价值流,整合企业内外部资源开展外贸活动,从而以最快的速度、最低成本响应多变的市场需求,有效地提高企业管理水平,增强企业竞争力,提高和巩固企业竞争优势.