本站原创【摘 要 】档案室的管理方式是否先进,管理水平是否合格,都影响着这档案资料的开发利用水平,并衡量着学校的建设与发展现状.文中针对基层档案室的管理现状进行论述,就其中存在的管理不足之处,围绕档案室管理规范化、档案室管理制度建设、档案信息利用反馈管理、档案管理团队建设等几方面提出了相关建议,以便优化基层档案室的管理水平.
【关 键 词 】基层档案室；档案管理；现状；
建议目前,随着职业教育改革的推进,我国对于职业学校的发展与建设愈来愈重视,而基层档案室的管理水平正是衡量一所学校的整体管理水平的重要参数之一.由于学校中的档案是整所学校各方面管理工作的记录与存档资料,其中涉及了各方各面,要想做好基层档案室的建设与管理工作难度是较大的.纵观现今基层档案室的管理现状,其中仍然存在着不少问题,为了进一步优化基层档案室的管理水平,下面就基层档案室的管理现状展开分析、讨论.
1基层档案室管理现状
1.1 基层档案管理水平现状.
现今,大多数基层单位的档案室档案管理的保密性不足.保密意识差,由于管理人才专业化素质不足,其工作的积极性与主动性较低,往往只是被动的参与管理工作,使得大量的机密文件,资料,信息外流.另外,部分针对档案信息的保护措施时常无法实施,这主要是因为基层档案室的管理不规范,加上档案室建设资金不足,档案室缺乏相关先进、现代化的设施及设备,以及档案管理队伍的管理理念滞后,虽然有些职业学校档案管理部门配备一台电脑,但一些职业学校并没有有效地发挥计算机辅助管理功能,仍然通过传统、落后的手工操作管理方式来开展大部分文件的管理,可见其档案管理手段的落后与单一,又如何能有高效的档案管理水平,又如何能保障基层档案信息资料的安全性与可靠性呢?
1.2 基层档案管理制度现状.
档案保护在档案室的各项制度中都有所体现,但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题.在制度执行方面也存在一定的疏漏,平时很少到库房去监控,有制度但没有严格执行,工作只停留在表面上,缺乏必要的细致工作.
1.3基层档案收集与归档现状.
在一些单位中的领导人员对于堆积的越来越多的档案不闻不问,任由下属管理人员随心所欲,导致很多档案都借出去却收不回来,甚至一些档案平时得不到应有的整理,还要借阅出去,造成档案服务利用率低迷的现状.加上工作人员的归档意识淡薄,材料残缺不全,档案资料的服务利用率偏低.
1.4 基层档案管理人员队伍现状.
由于各个单位对基层档案室中档案管理的重视程度不同,因此各个单位下属的基层档案室管理水平也存在较大差异.例如很多单位的基层档案室管理人员水平不高,有很多都是半路出家,并没有经过系统的、专业的档案管理培训和学习,综合素质和专业水平都较低.
2基层档案室管理建议
2.1强化基层档案室管理,规范管理工作.
2.1.1 在开展学习的基础设施规划工作时,为了进一步提高档案室的建设水平,完善其档案管理工作环境,必须加强对档案室库房的建设与管理规划,从而便于进一步提高档案文件及资料的完整性和安全性.
2.1.2 通过加强基层档案管理环境的规范,针对一些人事档案借阅却未归还的人员应当采取适当的惩罚手段进行惩处.此外,档案管理负责人必须针对档案信息的归档管理工作以定期或不定期检查的方式相结合进行抽查,确保其中未存在未排序、未整理的文件.若在检查过程中发现管理人员存在工作失职之处,管理者必须及时之处其不足之处,及时纠正.另外,若出现文件被损坏或丢失的现象,管理者应当根据档案管理的规范制度及相关惩罚制度,查明事情的缘由,对存在直接责任的人员应当采取思想政治教育与惩罚措施相结合的方式,严格追究其责任,引起其他管理人员对此的重视.
2.1.3 实现现代化的档案管理工作.
充分将计算机技术与光盘技术等先进技术应用于档案室的管理工作之中,是实现档案室管理工作现代化与先进化水平的重要途径,同时,由具备高专业化素质人才以先进化、现代化的档案管理理念与管理手段开展档案室的建设与管理工作,提高档案信息资料的收集、整理与归档工作效率,进而真正实现高效率的现代化档案管理目标.
2.2完善档案室管理制度.
为了进一步做好档案室的管理工作,必须建立健全的档案室管理制度,确保基层档案室的档案管理工作制度化、规范化.
2.2.1 创建用于收集和归档的相应制度,以及开发、利用、存储档案信息文件的管理制度,并严格按照档案的保管期限表、归档范围,档案分类编目方法等进行档案归档管理.
2.2.2 建立健全的登记制度,包括档案信息的归档、收集登记制度以及档案信息资料的借阅登记,档案的注册等开发、使用登记制度等,严格把握每份档案信息资料的去处,完善档案资料的使用管理流程,提高档案管理工作的规范化水平.
2.2.3当更换基层档案员,必须按照档案管理人员的交接原则,原由档案管理人员及时将各类文件档案进行清点,并严格按照交接手续来,严格杜绝出现多卷少卷等责任混乱问题,确保将档案信息资料以及档案文件数量准确交接到综合档案馆.
2.2.4制定档案室管理工作的绩效考核制度,严格将档案管理人员的年终绩效水平与其档案管理工作的质量水平相挂钩,提高档案管理从业人员的工作积极性与主动性,并建立相应的岗位责任制度及年度考核规章作为考核的依据,推进档案室建设与管理工作有序的开展.
2.3 加强档案的收集、归档管理,强化档案信息的利用与反馈.
2.3.1 加强档案信息的收集与归档.
为从源头上保证馆档案室资源,我馆反复多次修改归档范围,保管期限,使之更加合理化,同时档案的载体也实行多样化,除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等. 2.3.2 实现档案信息的利用与反馈,充分发挥档案信息的作用.
收集利用反馈信息,了解和研究档案的反馈信息,可以了解档案信息发挥作用的情况,总结经验教训,提高档案利用率.因此,单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源,使档案为单位各项工作,特别是提高管理水平和开发利用档案信息,为单位决策服务,为群众服务.
2.4强化基层档案室管理队伍建设.
2.4.1 全面提升档案管理人员的专业素质.
（1）针对档案管理工作涉及的计算机操作技能进行强化式培训.
由于档案管理工作涉及的内容较多,其专业化素质要求较高,因此,为了提高档案管理工作的质量,必须首先提升档案管理人员的专业素质.同时,为了实现现代化的档案信息管理工作水平,必须针对档案管理工作涉及的计算机操作技能,对基层档案室管理从业人员进行强化式培训,并对培训合格的人员颁发证书,作为其顺利上岗的考核之一.
目前,档案管理工作是以新的归档方法来开展的,因此,必须根据档案整理的新办法及相应的计算机理论知识与实践操作技巧对其进行培训,使其具备相应的工作技能基础.
（2）倡导档案管理人员开展在职继续教育.
目前,我国的科技信息技术发展迅速,为了保证档案管理人员能够与时俱进,学校应当积极倡导管理人员根据其实际的学历水平及工作技能掌握情况,选择与其文化层次水平相符合的课程进行在职继续教育.也可以通过平时对档案管理人员的绩效考核结果,选择部分工作积极、主动性高,工作表现优秀的管理人员进行中短期的业务技能培训与进修,或选派工作表现较好的人员去进行第二学历或硕士学位的攻读,培养优秀的档案管理人员,提高档案室管理队伍的专业化素质.
2.4.2 建立基层档案室人员奖惩机制.
在明确人员分工和责任的基础之上,对良好完成分内工作的人员给予表扬或奖励,对于有失职行为的人员要进行批评或处罚.从而可以有效的激励人员工作积极性,同时也能够让从事基层档案管理的人员具有责任感和使命感,让档案管理人员能够认真严谨的做好分内工作,避免因为一些人为因素而导致重要档案的泄露情况发生.
3结语
综上所言,规范档案管理工作流程,加强基层档案室建设以及档案管理体制建设,在完善档案管理制度的基础上,改进档案管理方式并加强档案信息的反馈与利用,以高效的档案管理队伍来实现优质的基层档案室建设与管理,将档案资料的作用真正发挥,促进学习的教育发展及教学进步工作的开展.