本站原创高校会计档案是高校档案的一个分支,它是高校历史记忆的一个重要组成部分.在市场经济条件下,开发利用高校会计档案、发掘会计档案中的高校经济信息,对于维护高校正常的经济秩序并应用于高校经济建设、创造与提高高校经济效益都是非常重要的.然而,目前,就“开发利用高校会计档案、提高高校经济效益的作用”依然未引起各高校的高度关注.笔者认为,研究、探讨和分析高校会计档案与高校经济效益的关系,不仅是理论上的需要,更是高校经济实践的需求.
一、高校会计档案与高校经济效益的关系
一是任何经济活动的发生都不可避免地牵涉到经济效益的问题.在市场经济条件下,高校所有的经济活动都是围绕着经济效益运行的,而高校会计档案是在高校各项经济建设活动中形成的原始记录,是高校经济活动的产物；高校经济效益的体现必须通过相应的会计核算,会计档案的特定形成领域来自于会计核算专业活动,因此,高校会计档案在形成上已经与高校经济效益密不可分.
二是高校会计档案的内容从概念来说,它是对高校经济活动进行完整、连续、系统而综合的计算和记录的结果.其中,包括高校在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、账簿和报表等材料,以及用于指导和规范高校经济活动的文件、法规制度以及财务预测、分析的各种资料.事实上,高校会计档案内容涵盖的实质就是记录和反映高校经济效益的实现程度,其核心也就是高校经济效益.
三是高校会计档案具有保存价值的属性特征,其价值构成主要包括：制定财务计划的重要数据源；进行科学经济决策的信息源；维护正常经济、工作秩序的法定证书.另外,由于高校会计档案是高校专业性会计核算活动的―个有机组成部分,突出的专业属性是其最基本的特征,通过对高校会计档案的信息分析,可以了解和把握许多重要的经济数据指标,将这些数据指标作为进行高校经济决策的重要依据和信息参考材料加以利用和研究,从而有效地提高高校经济微观和宏观经济效益.随着高校事业的纵深发展,高校会计档案所提供的信息对提高高校经济效益的作用将越来越大.
四是校会计档案在基本功能作用方面,除了具有原始凭证的功能外,还具有历史考查和维护经济秩序的功能.通过对原始凭证的查证,可以评判高校各项经济业务和管理的执行是否合法、合理；审核经济责任部门有无违规；对校内各单位主要负责人进行任职期间的绩效考核,据此能够有效地保证高校正常的教学与科研工作秩序,有利于高校及时调整经济策略、堵塞管理漏洞,维护高校经济效益不受侵犯.因此,高校会计档案是保护高校财产,依法保护高校经济效益、打击高校经济领域犯罪活动和反对不正之风的重要依据和有力工具.
二、充分利用会计档案,提高高校经济效益
一是完善档案制度,实现制度法规化.由于以往的高校会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密,对利用会计档案人员的身份和利用目的过度限制,导致了许多利用价值较高的会计档案材料常年被搁置,会计档案对保障和提高高校经济效益的史料和参考作用难以最大限度地发挥.因此,针对制度的不足,高校财务部门应结合实际,在执行《会计档案管理办法》的同时制定适合高校会计档案管理的相关制度及实施细则,并使之成为高校内部有效的法规制度,实现制度法规化,以制度规范管理,从而达到“向制度要效益”的目的.笔者认为,当前急需完善的制度主要包括：建立完善的会计档案调阅与使用权限制度,严格的档案调阅审批程序和权限规定将有效地规范会计档案利用行为,大大提高会计档案的利用率,同时增强会计档案的安全性和保密性建立和完善会计档案工作内部控制制度；建立和完善以财务和审计控制为核心的内部管理控制体系,形成一整套周期性的自查、自评、自建的长效机制,通过自我约束、自我驱动,以此达到会计档案工作的内控和自我保障,不断改进和提高会计档案工作的质量；完善保管、保密制度.严密的保管、保密制度是保障经济效益的重要手段.根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》的规定：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”,标志着高校会计档案的保管内容将比以往更加广泛,除了文字、图表、声像等不同形式之外,各种会计系统程序文件、数据结构文件以及各类编码开发软件等都将纳入电算化会计档案的保管范围,保密的方法也因此要求趋向完善,除了实行双重备份外,异地保管等方法也将上升成为制度化守则.
二是改进基础工作,实现管理规范化.“效益来自扎实的基础工作”,高质量的会计档案资料保障是保证与提高高校经济效益的条件之一,而会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累与扎扎实实的基础工作,要提高高校会计档案的质量,充分发挥其作用、提高利用效果必须从源头抓起,改进日常基础工作、实现管理规范化：做好会计档案的收集、立卷与归档工作,高校会计档案的产生,伴随着高校的发展经历了各个历史时期且每一个历史时期都由高校内多个部门围绕着一个教学、科研问题所进行的,因此,必须站在全校全局的高度上,从整体出发,根据会计档案与参与高校经济活动的各个部门的工作与职能紧密联系程度和会计档案的整理原则,制定从收集、整理、立卷等一系列行之有效的会计档案管理制度,并将规范工作贯串于会计档案资料的各个环节当中,保证会计档案资料的齐全、完整；完善会计档案的鉴定工作.“合理的会计档案鉴定可以有效地清除会计信息中的垃圾信息和不必要的冗余信息,从而有效地净化会计档案有机体,并使之更加充满生机”,会计档案的价值鉴定是一项科学性极强的工作,必须宏观全局,以教学、科研为中心,从高校教学、行政管理以及后勤建设等多方面出发,准确、谨慎地把不需要存档的会计档案剔除,保证会计档案的质量,更好地为高校经济建设发展服务；扩展会计档案的保管工作.保管会计档案的目的是为经济工作服务的.应充分考虑会计档案的史料化问题,将所有可以转化为反映高校经济效益史料的会计档案永久保存.随着高校社会活动范围的扩展,把高校一些重大的经济活动的会计账簿和会计凭证也纳入长期保存范围也是必要的.因此,对会计档案不仅要妥善保管,更应站在历史的高度,将划分会计档案保管期限的眼光放得深远广阔一些,不能仅仅局限于普通查账的范围之内.
三是建立信息体系.实现查询科学化.为了充分发挥高校会计档案的潜在作用,方便利用,更好地为高校财务工作服务,建立会计信息体系是必然的.一要根据高校会计档案利用的新特点,研究会计档案的编目和检索工具,改革并加强其编目和检索工作,分别编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引,建立实用、有效、查全率和查准率高的高校会计档案检索系统；二要运用计算机数据库、通讯、网络等技术,将高校会计档案信息的收集、整理、存储、计算、分析等全过程有机地结合起来,建立一个科学的、完整的会计档案信息分析、传输系统,并能进行自动操作,不断提高高校会计档案查找利用的服务效率和质量,实现查询科学化,促进高校会计档案信息得到更充分、有效、及时地利用,使会计档案信息在高校经济宏观控制和微观管理中的作用得以充分发挥,从而获得高效、高质量的经济效益.
四是把握服务重点,提高信息质量.高校会计档案信息是高校进行决策、指导和监控高校经济建设与发展的有效工具 .把握服务重点,就是随时了解深化高校改革,特别是以高校教学、科研为中心的改革与发展的决策及措施,并将其作为高校会计档案的服务重点.为此,肩负重任的高校会计档案的利用服务工作不能仅局限于一般的会计信息提供利用上,应当向主动开发会计档案信息资源、努力提高信息质量及服务方式多样化的方向转移：一要树立“成本－效益”的观念,树立高校会计信息利用的时间观念,“成本－效益”原则是高校会计信息利用的关键,同时还需要考虑到会计信息利用的适时性；二要熟悉与掌握高校馆藏会计档案的基本情况,从大量的会计信息数据中提炼浓缩出精练的、系统的、完整的会计信息综合体,为有目的地提高利用服务和安排开发工作提供有力的依据；三要强化会计档案信息开发的出发点和归宿点,对高校内以及与高校经济往来的单位对高校会计档案信息需求状况,包括需求范围、类型、需求程度等进行研究与业务跟踪,并在此基础上对高校会计信息的需求进行预测,搜集和分析会计档案利用的反馈信息,从而改进服务方式,充分发挥高校会计档案信息的效能.
五是加强编研工作,提高档案档次.会计档案的理论研究一直是档案工作中的薄弱环节,尤其是有关高校会计档案工作的专著和论文少之又少,这种状况不适应市场经济条件下高校对会计档案工作提出的要求.“理论是实践的指导”,理论体系的不健全势必影响它对实践所发挥的指导作用,不能使高校会计档案工作实践质的飞跃.为此,加强高校会计档案理论研究,尤其是对会计档案与高校经济建设、提高高校经济效益密切相关的理论编研显得尤为重要.作为高校会计档案管理人员,在完成日常管理工作的同时,要不断地对高校会计档案、资料的利用效果进行对比与研究,掌握高校会计档案的规律、特点,利用各种财务基础数据资料,分析高校经济发展、财务运行中的特点与不足,研究各种预防对策,根据高校需要,编写有实用价值的参考资料,为提高高校会计档案资料工作的经济效益与社会效益打下坚实的理论基础,更好地为高校领导决策服务,同时该项工作也提高了高校会计档案的档次.