本站原创一、办公室工作的重要性
办公室在一个单位中的地位和作用是非常重要的,它是一个单位的“窗口”.首先,从办公室的地位来看,办公室是单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,办公室及其工作人员是联系上下工作的保证.比如,结转这个工作,它就代表着联系内外、左右单位的第一形象,他要反应上级指示、各种问讯以及最新情况等.所以,办公室工作虽然处理的都是一些琐碎事物,每天都是简单的重复,但却是一个单位的“窗口”.办公室工作人员在认识到这一点后,就必须在事前充分掌握单位的基本情况,在处理相关人员的咨询时注意讲话的态度和意识,才能使咨询者满意,维护好单位的美好形象.其次,从办公室效率来看,办公室综合协调、处理、解决单位每项工作各个环节的合理、准确、及时的链接.所以,办公室工作人员必须找准、认识到行政管理工作的位置和职能,以全方位服务为理念,尽心尽力为领导服务、为机关服务、为基层服务.这样才能树立一个良好的“窗口”形象,把办公室工作效率提高起来,有序开展办公室的各项工作.[1]
二、办公室的行政管理职能
办公室处理的主要是上级部门和本单位下达的工作,其行政管理职能主要包括以下四个方面：
参谋职能.办公室人员要做好领导的参谋,深入一线,掌握和了解基层情况,进行经验总结,提出合适的改革建议,并及时向领导汇报情况,适时的提出自己的意见.这样,领导人员才能真实掌握基层情况,并作出相应的调整和改变.
助手职能.办公室人员也是领导的助手,办公室人员要严格按照上级机关的部署,结合领导意见,贯彻执行领导的指令,检查落实执行结果.只有做到了这些方面,才能更好的加强机关管理、保证工作质量、维护工作的正常秩序.
保障职能.办公室是上级部门和本单位布置的各项具体工作及时有效完成的重要保障.办公室不仅要保证领导集中精力处理工作问题,还要注意与单位各部门建立良好的工作关系,与他们进行良好的沟通,倾听他们的意见.这样才能使员工工作更有积极性,形成一种团结的工作氛围,共同完成工作任务.
协调职能.我们前面提到过,办公室在单位里起着承上启下、联系内外的作用,它在行政管理工作中主要负责协调各方面的工作,维持工作正常秩序,传达上级领导的指示,协调好各部门的关系.因此,办公室必须做好协调工作,协调单位上下级以及各部门之间的关系,保证单位工作的正常的运行.[2]
三、做好办公室行政管理工作的建议
办公室其实也是一个单位的服务部门,是单位的“窗口”,所以办公室人员必须提高自身服务意识,主动为人服务.该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//.ems86.总第539期2014年第07期-----