本站原创开展会计电算化的企业应根据工作需要,建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度,保证会计电算化工作的顺利开展.
一、会计电算化岗位责任制
建立会计电算化岗位责任制,要明确各个工作岗位的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查.
会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位.基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位.电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位.
电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下:
1.电算主管.负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,要求具备会计和计算机知识,以及相关的会计电算化组织管理的经验.电算化主管可由会计主管兼任,采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位.
2.软件操作.负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,和进行部分会计数据处理工作,要求具备会计软件操作知识,达到会计电算化初级知识培训的水平,各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作.
3.审核记账.负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认,此岗要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化初级知识培训的水平,可由主管会计兼任.
4.电算维护.负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据.此岗要求具备计算机和会计知识,经过会计电算化中级知识培训.采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位,此岗在大中型企业中应由专职人员担任.
5.电算审查.负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊,要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训的水平,此岗可由会计稽核人员兼任,采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位,可设立此岗位.
6.数据分析.负责对计算机内的会计数据进行分析,要求具备计算机和会计知识,达到会计电算化中级知识培训的水平,采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,可设立此岗位,由主管会计兼任.
实施会计电算化过程中,各单位可根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,参照上述对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位.基本会计岗位和电算化会计岗位,可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定.由本单位人员进行会计软件开发的,还可设立软件开发岗位.小型企事业单位设立电算化会计岗位,应根据实际需要对上述岗位进行适当合并.
二、会计电算化操作管理制度
会计电算化操作管理制度的主要内容包括:
1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作要严格管理,指点专人定期更换,杜绝未经授权人员操作会计软件.
2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登入机内账簿.
3.操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件.
4.根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容.
三、计算机硬件、软件和数据管理制度
计算机硬件、软件和数据管理制度的主要内容包括:
1.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生.
2.确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除,对磁性介质存放的数据要保存双备份.
3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续,在软件修改、升级和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督.
4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性.
5.健全必要的防治计算机病毒的措施.
四、电算化会计档案管理制度
电算化会计档案管理制度的主要内容包括:
1.电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据,会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据.
2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理,由专人负责.
3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点.
4.采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失.
5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年.