纸质档案与电子档案的差异

【摘 要】近年来,随着计算机信息技术及办公自动化的飞速发展,电子档案的管理,已经成为档案管理过程中不可或缺的一部分,从而出现纸质档案与电子档案并存的管理问题.本文通过对纸质档案与电子档案的存在方式、归档与整理、存放保护、利用等方面差异作出比较,对现代技术下双轨制的管理模式作出探讨.

【关 键 词 】纸质档案；电子档案；双轨制管理模式；差异

档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录,档案是由文件有条件地转化来的,档案来源广泛,内容丰富,形式多样.在信息技术与网络不断发展的数字化时代,电子文件发挥着越来越重要的作用,电子文件的产生、形成、归档及传送、保管均与传统的纸质档案有所不同.本文对纸质档案和电子档案之间的差异作出比较,且对双轨制的管理模式作一探讨.

1.电子档案与纸质档案存在方式的差异

纸质档案基本上以传统物理形式存在,而电子档案中的一部分内容是由纸质档案经过数字化转化而来的,是以全数字化形式存在的信息.电子档案与纸质档案有相同的本质,都是文件存在的一种方式,是信息与载体的统一体,都具有物理实态的特征,电子档案和纸质档案都是形成真实活动的记录,有参考利用价值,需要存档备查.但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性,如依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统,不可直接识别；信息存储的高密度；载体的多样性；信息共享性；信息与载体之间的可分离性等.

由于存在形式的不同,在形成档案之前的涉及的内涵属性不同.传统形成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用.在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在.电子文档有条件地转化成可保存的原始档案同时也会涉及很多技术理论层面.

2.纸质档案与电子档案归档、整理方面的差异

纸质档案的归档只需要将文件材料定稿及正本收集齐全,整理归档即可.电子文件除归档文件定稿及正本外,还必须归档元数据.电子文件的元数据是指在电子文件形成、管理、利用过程中形成的一些列关于电子文件数据的数据,主要包括管理型、描述型、维护型、技术型、利用型等数据.电子档案是靠计算机系统来进行管理,不同于纸质档案在档案库房的管理方式,如不将元数据归档,电子档案的管理将无法进行.电子档案的归档比纸质档案复杂,接收方式采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘,或进入档案部门网络规定地址,档案部门则需配置专门的电子文件格式转换设备,对归档的文件进行转换,以解决不同格式电子文件的识读问题.

纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理,并将其结果编制案卷目录的方式固定下来,经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供方便.在电子档案的整理上,由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的规整,所以电子文件的整理在归档前就由各部门有序的将电子文件分类、标引、组合,并对电子文件进行分类和编号,组织建立数据库.对于脱机保存的归档电子文件,其整理工作主要就是组盘,按一定规律,将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘,光盘或磁带等载体上.

3.纸质档案与电子档案存放保护的差异

纸质档案一般只需要配置木质或铁质档案柜保存,对保存环境进行温湿度控制,采用必要的防光、防虫鼠、防盗等措施就可以了,保护的是纸张,因为载体和记录的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息就能得以保存,就可以人工识读,而且不宜更改其原始性.电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同,因为其载体不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温、湿度,防磁性等其他条件的要求很高.在存放环境和防护设备方面除进行温、湿度控制、防光、防虫鼠、防盗等措施外,还应满足防强磁干扰、防机械磨损、防强烈振动、防病毒入侵等的要求.

4.纸质档案与电子档案利用方面的差异

纸质档案的利用是对档案文本的利用,档案载体是实体,具有相对的稳定性,不易更改或伪造.利用途径通过提供档案原件、副本,利用方式是档案的阅览服务、外借服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等.电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式,使档案信息的利用不受时间和空间的限制,不仅可以提供原件电子阅览,而且能够根据利用者的需求对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等.档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑,形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用.利用方式包括向利用者提供可复制所需档案信息的磁盘及光盘、从网上传输、通过电脑上的用户界面直接提供利用等.

5.纸质档案与电子档案双轨制管理模式探讨

虽然利用电子档案有很多优点,但也带来了一些新问题,如数据的易消失性、信息的不安全性、信息的易改动性、信息的易出错性等,由于这些问题的存在,决定了电子档案不能替代纸质档案,两种档案管理方式有各自的长处和短处,二者可以相辅相成、优势互补.为了更好的进行档案管理,在电子档案归档的同时,要求纸质版档案也要归档,这就很好的保证了在电子档案信息丢失的情况下,也会有纸质版的档案记载档案内容,二者之间不存在谁取代谁,二者相结合的利用将会同步发展下去.

总之,在现代信息技术迅速发展的条件下,档案工作者应转变传统的单一制档案管理方式,采取电子档案与纸质档案双管齐下的管理方式,在做好传统的纸质档案管理工作的同时,充分认识电子档案管理的优势,熟练掌握计算机网络技术、数据库管理、电子档案管理及保护技能,充分开发电子档案信息资源,维护电子档案的安全,与时俱进,不断提高档案管理水平.

【参考文献】

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