本站原创【摘 要】做为办公人员,常常需要把这些形式多样的网络资源DOWN下来,不过得到的文档常常非常凌乱,需要编辑才能使用,本文通过利用查找和替换命令巧妙地把一篇文档方便快捷的进行编辑整理.
【关 键 词 】DOWN文档 查找和替换
网络是个大宝藏,蕴藏着丰富的、宝贵的资源,网络资源的表现形式是多样的,有文本、图形、图像、图表、音频、视频以及falsh影片等等.
做为办公人员,常常需要把这些形式多样的网络资源DOWN下来,不过得到的文档常常非常凌乱,需要编辑才能使用,下面就如何对文档进行编辑做一下介绍.
一、把表格转换成文字
选中整个表格.
一般是先选中首行或首列,然后拖动鼠标选中所有的行或列,不过这种方法在表格比较大时不适用,简单的方法是当鼠标在表格上移动时,在表格左上角出现一个带方框的十字交叉箭头或在右下角出现双向箭头时,用鼠标选中其中一个箭头就可以选中整个表格.依次单击【表格】、【转换】、【表格转换成文字】命令,弹出【将表格转换成文字】对话框.选中【段落标记】选项和【转换嵌套表格】选项,单击【确定】.这样杂乱的表格就会被转删除,每个单元格中的内容就被转换成一个段落.
二、删除软回车
软回车又叫人工换行符或手动换行符,在文档中呈向下箭头显示.依次单击【编辑】、【替换】菜单命令,打开【查找和替换】对话框.在【查找和替换】对话框中,用鼠标在【查找内容】选项内单击,再用鼠标单击【高级】按钮,下半部出现高级选项.单击【特殊字符】按钮,用鼠标选中【人工换行符】,这时就会在【查找内容】选项框内出现【人工换行符】标志符,在【替换为】选项内输入【特殊字符】下的【段落】标记,然后单击【全部替换】按钮,将所有的软回车替换为硬回车.注意,这里没有直接把软回车删除掉,如果直接删除,可以会误删除真正的段落.
三、删除多余空格
空格有全角半角之分,可以分别删除也可以一块.执行【编辑】菜单下的【替换】命令,打开【查找和替换】对话框.在【查找内容】选项内输入半角状态下的空格,【替换为】选项内不需输入任何内容,鼠标单击【全部替换】按钮,就会把半角状态下的空格删除.再把输入法转换到全角状态下,输入全角空格,把全角空格删除掉.这里也可以同时删除全角和半角字符,就是点击【高级】按钮,在高级选项区域把【区分全/半角】前的对号去掉.
四、删除空行
在【查找和替换】对话框中,在【查找内容】选项内连续输入两个段落标记（可以在特殊字符列表中选择）.在【替换为】选项内输入一个段落标记,然后单击【全部替换】按钮.再多按几次【全部替换】按钮.直到弹出的对话框中提示已替换的次数不再改变为止（一般为数字“1”）,完成对连续空行的删除.注意,这里是将两个段落标记替换成一个段落标记,因为不管相邻的空行数是偶数还是奇数,经过若干次替换,总能转换成一个段落标记.
五、删除多余回车
当用户利用扫描仪扫描文档的时候,常会在每一行后面都出现回车符,如果一个个删除,很麻烦.可以利用查找与替换将多余的回车删除.不过不能直接将段落直接替换掉,因为还有真正的段落标志.其实真正的段落与多余的段落之间有区别：真正的段落一般是以一个句号加回车结尾,特另是在写理论文章的情况下,不会出现问号、感叹号其它符号,而多余的段落一般没有标点符号.找到了两者的区别,就可以先将真正的段落（句号加段落标志）替换为特殊符号（比如两个连续的@@等等）,将那些多余的段落替换掉后,再把真的段落替换回来.
六、查找和替换的高级应用
在上面的几个操作中,利用【查找和替换】命令将多余的表格、软回车、空格、空行等删除掉,使一个本来十分杂乱的文档变得很有章法,这就是称之为巧编辑的原因.不过查找和替换功能十分强大,我们下面再通过编排一个较长文档继续介绍它的使用方法.在互联网上有许多有用信息,有的主题十分相近,为了便于学习、备课或写资料,我们常把这些相近主题的内容放在一个文档中.随着内容的增多,文档越来越长,如何使之变得规范有序,就变得十分重要.打开网页,选中所需文本,选择右键菜单中的【复制】命令,将它们复制到剪贴板.新建一个空白文档,选择【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令把剪贴板的内容粘贴到新文档中.在键盘上按【Shift+F5】组合键返回到上一个编辑点,把复制来的标题加粗显示,正文按默认显示即可.按Ctrl+End组合键返回文档结尾处.重复上面的选中、复制和选择性粘贴操作.依次选择【编辑】、【替换】菜单命令,打开【查找和替换】对话框.在对话框中单击【查找内容】后面的下拉框,使光标在其文本域中闪动.单击【格式】按钮,在下拉列表框中选择【字体】,打开【查找字体】对话框.在对话框的【字形】域中选择【加粗】,单击【确定】.
返回到【查找和替换】对话框,在查找内容下拉框中就有了查找内容.单击【替换为】后面的下拉框,使光标在其文本域中闪动.单击【格式】按钮,在下拉列表框中选择【样式】,打开【替换样式】对话框,如图.在【用样式替换】列表框中选择适当的标题,如【标题1】,按【确定】返回到【查找和替换】对话框.单击【确定】,则正文中加粗的字体都被替换为【标题1】的样式.再利用【插入】菜单中的【索引和目录】命令就可以为文档自动创建目录.在新创建的文档中,粘贴来的文本正文都是默认字体,有时为了排版的需要,也要将它们转换成用户需要的字体.具体操作方法如下.选中【查找内容】下拉框,依次选择【格式】、【字体】命令,在打开的【查找字体】对话框中选择正文目前的文本格式.选中【替换为】下拉框,重复以上操作,在【查找字体】对话框中选择另外一种字体格式,【字体】、【字形】、【字号】等都可以设置.单击【确定】,正文就全部被替换为选择的字体格式.
在文本录入过程中,为了加快输入速度,对于多次出现的专有名词,像【Microsoft Word】,我们没有必要一个单词一个单词的逐个输入.在输入的时候只需用几个字母替代,比如【PPP】,文档输入完成后再替换为原来的词即可.打开【查找和替换】对话框,在【查找内容】下拉框中输入【PPP】.在【替换为】下拉列表框中输入【Microsoft Word】,注意要在【搜索】域中选择区分大小写,不然都被替换成大写的【MICROSOFT WORD】.单击【确定】,全部的【PPP】都被替换为【Microsoft Word】.
查找和替换功能强大,利用查找和替换功能不仅能替换文本、字符、特殊字符,而且还能替换段落、样式、制表位、图文框等内容.
通过上面的方法,能够方便快速把从网上DOWN下来的文档编排整齐.