本站原创[摘 要]随着我国城镇化的加速发展,一批重大工程项目在全面建设小康社会的进程中蓬勃展开.在重大工程项目建设过程中所形成的档案材料是工程建设单位建筑工程质量管理的重要环节,是不可再生的信息资源,是重点工程建设项目建成投产、运行、维修、管理、改扩建工作的重要依据,对其进行规范管理是十分必要的.基于此,笔者从重大工程项目档案的特点作为思考的出发点,分析重大工程项目档案管理存在的问题及在管理中应注意的关键环节.
[关 键 词]工程项目建设；重大工程；档案管理部门
重大工程档案作为记录重大工程全过程的真实反映,它以自身真实、准确、完整、翔实的特色再现了重大工程的全貌,可以起到溯本追源的作用.因此,我们要认真研究重大工程档案的作用和特点,加强对重大工程档案的管理,以为重大工程的开展提供更优质的服务.
一、重大工程档案在工程建设中的作用
1、凭证作用.一套完整的工程记录,明确地记录了整个过程.因此,重大工程档案是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建和处理问题的重要依据和凭证.
2、参考作用.主要反映重大工程基本信息方面,从而进一步为图纸的深化再建与设计工作提供参考.
二、重大工程档案的特点
1、庞大与细致性.一个基础项目工程的建设,由于其投资规模大、参与单位多、涉及专业广以及项目归档的文件套数多等因素,使得最终形成的档案数量庞大并且细致.
2、专业与复杂性.一个重大工程档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、电气、采暖、空调、电信、消防以及自动控制等多个专业领域的内容,而将这些不同专业的文件材料进行有机的融合,就使得工程档案形成了专业内容的复杂性.
3、广泛与流动性.一个工程的建设项目档案的构成,经历了从提出项目建议书到工程全面竣工验收的全过程,其涉及的材料来源包括政府部门的审批、设计部门的论证设计、监理单位的监理、施工单位的建设、质检部门的质量评定,以及各种材料、设备供货单位的合格证和检验资料等,由此可见,重大工程档案的材料来源非常广泛.
4、完整与系统性.在项目建设的过程中,重大工程档案包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计和设计文件、开展地质勘察、设计招标、签订有关合同、开始工程施工以及竣工验收等全过程形成的文件及资料,它将整个工程的全过程清楚地记录和显现出来.
三、重大工程档案管理应注意的关键环节
1、计划环节.工程立项与重大工程档案建档同步进行.一个单位每年项目工程一般会列入年初计划,项目立项开始,档案部门应及时参与到具体工作之中,及时了解项目名称和基本情况,有针对性地组织工程管理员、监理员、施工资料档案员进行档案法规、业务知识培训,提前提供服务和业务指导,为建档工作做好准备.
2、积累形成环节.工程建设与档案材料的积累、整理、审定同步进行.档案部门应跟踪指导施工单位的工程档案收集工作,经常深入施工单位进行跟踪指导,及时发现、解决实际工作中的具体问题,从源头上保证重大工程档案归档质量.同时,要从工程的安排与计划、勘察与招标、设计与施工以及竣工交付的整个过程中,逐渐完成档案整合收集,并能按照工序进行排列,从而做到材料的完整、准确、规范归档.
3、建设环节.明确各阶段工程档案责任主体和责任人,建立档案收集网络模式.一般建设工程在总体规划下同时开展多个单项工程,并分成总包、分包不同专业单位主体,从开始到完成要经历几个大阶段和多个子阶段.要做好重大工程档案归档,必须按照建设过程不同阶段,明确责任主体和责任人,把好各阶段收集质量关.一是明确职责,以建设、施工、设计与监理为主,进一步完善制度建设,建立健全档案收集检查监督制度.二是纳入合同制管理,在施工合同、设计合同和监理合同中作出明确的规定,并在工程款结算时,认真负责地做好档案资料的验收,从而在经济上予以约束.
4、验收环节.为了确保重大工程档案能够完整、准确地归档,初检验不能少,因为工程初检验就表明该工程已经基本竣工,材料的形成基本完成.这个时候进行初验,了解到底还缺些什么,是否符合要求,一旦出现问题可以及时予以改进,改进后才能进行竣工交付验收.
5、归档环节.工程档案竣工材料要求竣工6个月内完善装订立卷并归档,而项目工程存在着工程一结束人走班子散的现象,因此,必须要仔细查验档案是否缺失,公章、签署等手续是否完备,对照签订的合同查看档案内容和数量是否完整齐全等,确保重大工程档案的真实、准确、系统.