本站原创摘 要本文从电力建设项目档案管理的实际情况出发,简述了目前电力工程档案管理普遍存在的典型问题及成因,并给出了建议和解决对策.从而提高了电力工程档案管理的水平和效率,使工程档案的重要性得以充分发挥,更好的为现代化电力事业建设和发展服务.
关 键 词电力工程档案管理对策
中图分类号F426文献标识码A文章编号1673-9671-（2012）111-0231-01
随着国家经济的发展和科学技术不断创新,电力建设事业也在飞速发展.目前电力建设投资规模不断扩大,同时在电力建设工程质量和管理水平,技术进步、节能环保,保障投资效益方面提出了更高的要求.充分发挥了电力工程建设项目在推动经济社会又好又快的发展中的重要作用.而做好电力建设项目档案管理工作,是档案工作者为企业效益服务,也是为经济建设添砖加瓦的一项重要途径.
工程建设是百年大计,质量和效益是工程为经济社会发展的基础保证.而工程档案作为工程建设的重要组成部分,全面反映和记真实录了电力建设项目的基本面貌和建设全过程；是项目达标投产、运行、维护、改扩建和技术改造的重要依据；是维护企业合法权益的重要基础工作和信息资源.笔者从理论出发,结合多年实际工作经验,对工程档案管理中普遍存在的典型问题,提出了切实可行的对策,保证工程档案归档完整、准确、系统.以完善工程档案管理过程,从而提高工程档案管理的水平和效率.
1做好前期筹划,将工程档案纳入法制化管理
工程档案管理贯穿工程建设全过程,并形成了大量的文件材料,涉及面广,专业性强.很多实际工程中并没有重视工程档案工作,没有提前规划,没有建立专门的工程档案部门,责任不能落实,规章制度不健全,人员没有提前介入和参与到工程的全过程,致使工程资料收集不完整,特别是个别项目合法性文件缺失,归档文件质量不符合要求,给工程竣工验收及投产后的运行维护等工作造成很烦.
因此,在工程前期就要做好档案管理的规划,在建立工程领导小组的同时建立工程档案领导及工作小组,建立工程档案法人责任制,将工程档案管理工作法制化.设立专门的工程档案管理部门并配备相应的专职工程档案管理人员.将工程档案工作纳入合同管理,在与设计、施工、监理、调试等单位签订工程合同时,把关于工程档案的归档责任以专门的条款或者技术协议的形式纳入工程合同,以法制化的手段保证了各个参建单位对工程档案工作的重视和责任的落实.
2建立健全规章制度,使工程档案管理规范化
目前建设规模大,参建单位众多已经成为电力建设的普遍特点.因此工程的档案管理工作牵扯面广、工作量大.然而许多参建单位的档案管理工作经验性做法普遍存在,致使归档要求和做法不尽一致,造成档案文件整理和组卷不规范和不合理,产生了大量的返工现象.
规范化是使工程档案管理高效有序进行的基础,也是提高档案的归档质量和管理水平的必要手段.所以必须根据工程的实际情况编制建立一整套科学、合理、操作性强的项目档案管理规章制度.明确工程档案管理的组织领导、健全管理体系、落实职责分工.对文件材料的形成、收集、分类、整理、立卷归档提出具体要求,规范案卷质量以及竣工文件编制、移交验收等工作,使工程档案管理工作做到有章可循、标准一致、职责分明.用规范的档案管理行为来推动工程档案的规范化管理.
3加强人员培训,提高档案工作人员素质
电力工程建设既有通用性,又有很强的专业性.档案人员既要精通档案管理的理论和业务知识,同时又要熟悉电力行业工程建设相关的各方面管理标准和要求.而现状往往是各个参建单位的档案管理人员不仅没有经过系统的档案知识的培训,而且缺乏必要的电力行业相关知识,同时人员流动性大,档案管理人员和工程技术人员对工程档案的掌握和理解程度不一致,造成档案整理不规范.
要形成一套高质量的竣工档案,就必须对档案管理人员进行系统培训.可以在工程前期邀请相关档案专家对工程各参建单位的档案管理人员进行培训,组织相关人员赴优质工程单位学习档案管理的先进经验.通过对档案管理政策法规和各项规章制度以及必要的电力建设相关的技术标准和规范的学习,统一认识、统一做法,有效地控制档案的形成质量.同时工程建设过程中加强各参建单位之间的沟通交流,按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关,及时发现问题并提出整改要求,积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集整理工作.
4抓好过程控制,保证档案工作与工程建设同步
电力工程项目规模大、建设参与单位众多、时间跨度长,客观上给工程档案的及时收集、整理归档带来一定难度,造成了工程的档案管理工作不能与工程建设同步,时间上明显滞后.
因此,要加大对工程档案的过程控制,在档案的收集、整理、保管各环节要按照统一的程序和科学的方法进行,将工程档案工作纳入程序管理,把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制,做到档案工程和工程建设同步进行.特别要注重平时对档案的收集和积累,加强前端控制和过程控制,事后控制改为事前控制,在工程施工阶段中检查质量情况的同时检查档案积累及质量情况,发现的问题,要求相关部门及时解决.从项目的初期提出档案部门就要做到超前介入,在立项、设计、施工、调试、竣工投产等各阶段,也要积极参与,跟踪监督,使工程档案形成一个整理有序、联系有机、全程控制的完整记录体系.
5加强档案信息化建设,充分发挥利用效率
随着信息化和网络技术的快速发展及应用,工程档案管理信息化是电力建设工程发展的趋势和必然结果.目前虽然很多电力建设工程都采用了现代化的档案管理软件系统,但数字化率不高,功能开发不完善和利用效率低,只停留在目录浏览和检索的阶段,阻碍了工程档案信息化管理水平提高和管理效率的发挥.
如何充分利用现代化的档案管理系统,切实提高工程档案管理的信息化水平和效率,是工程档案信息化管理的重点工作.在工程前期就需要采用设计专业、功能完善的档案管理系统,即能实现档案收集、整理、归档、利用工作的规范有序进行,有效地保证工程文件材料收集的完整性、准确性、系统性和电子文件的及时归档,并建立档案数据库,实现了档案信息资源的共享.同时又能实行全程监控,及时发现和解决档案管理的问题,从而保证归档文件的质量.同时利用权限管理开通网络查询功能,并开展纸质档案的电子化工作,但一定要做到统一载体、统一格式,既方便管理人员在工程管理过程中的及时查找,也有利于今后查阅各种参考信息,实现了信息资料利用效益的最大化,对档案编研工作起到了一个快速整合的作用,提高了工程档案管理的水平和工作效率.