房地产交易中的档案管理

摘 要 ：房地产档案是历史的产物,是非常宝贵的资料,在社会活动中发挥着越来越重要的作用,房产档案在管理和开发利用过程中,起着很大的经济推动作用.因此,在现代社会经济的发展中,做好房产交易中的档案管理,提高档案管理水平,是十分重要的工作环节.

关 键 词 ：房地产；档案管理；报关；交易

1.房地产档案的特点

1、专业性.房地产档案产生于房地产专业部门,是专业性材料,房地产管理工作,特别是登记工作,面广量大,政策性强,形成的档案资料专业性强,在内容形式上与一般公文有明显的区别,内容上反映了房地产权属状况、房地位置和面积大小,文件名称上用房地产术语多.形式上,结构规范,多为表格式、填写式.

2、动态性.房屋档案的动态性是最显著的特点.房屋档案形成后,其所涉及情况并不是固定不变的,随着产权人的变化,房屋的损坏倒塌,城市建设的发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、变换、继承、赠与、分析等房屋权属不断发生转移,房屋的拆除、扩建趋于频繁,土地分割、合并等房地变更不可避免.因而房地产权属处于不断转移和变更之中,具有强烈的动态性.目前,房地产档案因产权变更引起异动的每年约有20%.随着产权人的变化,房屋现状的变更,档案体系中的图、档、卡册多项内容也作相应变更,档案资料要作动态登记,档案多项及时补充新资料,以确保档案的真实性、系统性、和完整性.产权的动态性,使档案成为“活”档案.

3、真实性.房屋档案是产权严格的历史记录,这种记录多与实际相符,记载的产权人产权范围必须清晰,能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和参考作用.真实性是房地产档案的生命,也是发挥档案的现实效用的基础和前提.

4.完整性.权属档案的完整性体现在两个方面,一是房地结合.二是图、档结合.

5.价值性.房地产属于不动产,价值高,在单位和个人的财产构成中占有重要地位.因此房屋档案属于财产档案.

6、法律性.由记载房屋所有权属的凭证材料组成的房地产档案,具有法律效力,是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据.

2.房地产档案的管理与保存要求

1、职贵规范化.房地产档案具有较强的专业性,因此,在档案的收集与整理中,必须具有规范化的职责分工.在房地产交易过程中,首先,根据职责要求,各部门在受理房屋交易时,要求买卖双方出示所需资料,在完毕之后,统一送交资料科.其次,资料科把所收集上来的资料进行进一步的划分,收集整理后立卷归档.随着科学技术的不断发展,房地产档案的现代化管理已经提上议事日程.计算机网络技术的应用打破了多年房地产档案手工记录的传统模式.房地产档案信息和数据处理速度,以前所未有的快捷方式为内部行政管理和外部监督所接受.随着社会主义市场经济的飞速发展,特别是住房制度改革的深化和房地产交易市场的日益活跃,房地产档案的利用频率日渐加快,对房地产档案管理也提出了更高的要求.先进的技术手段如何与现代化管理理念相结合,将政策与信息技术相结合,提高房地产档案的利用价值,成为目前需要迫切解决的问题.

2、内容具体化.根据档案形成的不同规律和特点,要求我们把档案按照不同的内容加以分类整理,进行加工处理,为不同门类的档案制定出不同的归档范围,提出归档时限,并作为每个部门的工作标准及考核的依据.这种双向互动,有效地解决了部门和整体间的个性和共性冲突给档案管理带来的难题,使形成的全部档案基本处于全局的监管之下.

3、工作程序化.在房地产交易过程中形成的文件材料,我们确定了阶段性和随时性相结合的档案接收原则.我们把每天完毕的档案分门别类地整理好,由专门的档案管理人员统一归档,这是一项非常繁杂的工作,仅私房交易科每月就形成近2000卷的档案.为了保证资料的完整齐全,使其结构合理,有利于编研,以便能够提供及时、全面、准确的服务,我们必须做到工作程序化,来适应房地产档案的不断变化的需要.

3.房地产档案的管理与保存措施

从管理角度讲,档案不仅是历史的记录,更为重要的是,作为动态管理的一种手段,可以通过档案管理情况,来洞悉房地产交易的各种指数,从而达到对房产交易的统筹管理及宏观上的控制.房地产交易档案是房产交易的载体和依据,为房地产交易者提供借鉴和参考.所以,它是直接记述和反映房产交易过程、保存备查的各种文件材料,是房地产经营管理的有机组成部分.因此,档案部门必须抓住机遇,迎接挑战,加强房地产档案墓础建设,使房地产档案工作再上一个新台阶.

积极探索房地产档案管理的新模式.经过一个时期的努力与探索,房地产交易中心根据中心的实际情况,确立了统一领导、统一制度、集中管理的中心档案管理模式.即组建了全面履行监督指导和保管利用双重职能的房地产档案管理如何为房产交易服务的交易中心资料科,并建立了以交易中心资料科为中心的现代化管理网络,较好地理顺了各方面的工作关系,协调好档案工作的各项活动.

把档案作为一种企业财富.房地产档案要发挥档案管理网络作用,做好档案的收集归档工作,不断丰富档案内容,优化室藏结构,就要收集、保管更多、更好、更有价值的房地产档案,增强市场竞争力,保证档案不流失与损毁.

档案要在服务中体现其价值.房地产事业的改革与发展对档案利用需要更加广泛、多样化,为企业提供了一个充分发挥档案作用、证明档案工作存在和发展价值的大好机会.大力开发房产档案信息资源,使档案工作在市场经济中显出勃勃生机,是房产档案工作的生命力所在.档案部门要熟悉和了解房产交易的需要,为房产交易中心改革和经营决策服好务.就是要提供先进的档案服务手段,认真执行国家有关档案工作业务标准、规范,积极采用档案管理现代技术、方法和手段,不断提高档案的科学管理水平.

4.结束语

总的来说,为获取更好的社会效益和经济效益,应该在房地产交易中加强档案管理工作,力争提供系统性、成套性、集约性的档案信息服务.