本站原创按照气象档案的来源、内容属性和业务流程的不同,气象档案分为气象科技档案和气象工作档案两大部分.气象科技档案是气象档案的主体,主要指利用各种气象观、探测手段获得的,按照规定进行归档的气象观测原始记录数据、图像及其加工、分析产品.气象科技档案工作的基本任务是按照档案工作的管理要求和规定,科学地管理好气象科技档案,充分发挥气象科技档案的作用,为气象业务、科研和国家建设提供及时、准确的气象科技档案服务.
在新中国气象科技档案工作60周年之际,本文从管理体制、档案馆硬件建设、档案保管状况和档案数字化情况等方面总结了气象科技档案工作的业务现状,分析了工作中存在的主要问题,并提出了未来业务发展的方向.
气象科技档案工作现状
1 气象科技档案管理体制现状
2000年11月,中国气象局下发了《全国气象档案工作会议文件》,提出建立与气象业务技术体制相适应的气象科技档案管理体制,将过去气象科技档案由国家、省(区、市)、地区、县四级管理调整为国家和省(区、市)两级归档保管.档案保管体制调整的目的是对原始气象科技档案进行集中保管,有利于档案保管的安全和完整,有利于档案信息的共享和使用,有利于发挥国家和省级气象档案馆的作用,有利于节省国家大量经费.经调整,地区和县级不再设置档案馆,但依然保留档案室用以存放短期气象科技档案和作为档案上交前的临时存放地.目前,全国各省级气象部门已基本完成了档案体制的调整工作.
2 气象档案馆建设现状
档案管理升级工作是气象档案馆建设的一次重大飞跃,大大提高了各级气象档案管理部门的业务能力,加强了档案库房建设.自1993年开始,各级气象部门根据国家档案局、国家科委、建设部联合发布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》要求,广泛开展了档案管理升级工作.经考核,迄今全国共有8个省级气象档案馆晋升国家一级档案管理单位,23个省级气象档案馆晋升为国家二级档案管理单位.目前,国家级气象档案馆共有气象科技档案库区三处,库房总体面积约3千平方米,全国31个省(区、市)级气象档案馆的库房总面积约1.76万平方米,其中23个省级气象档案馆建有档案异地备份库.
3 气象科技档案存档情况
根据档案的存储载体,气象科技档案可以分为纸质档案、磁性档案和缩微档案,存储载体不同,档案的保管要求也相应不同.据不完全统计,截至20D8年年底,我国各省级气象档案馆共存储有23.2TB的磁性载体和2.7亿页的纸质载体气象科技档案,国家级气象档案馆的磁性和纸质气象科技档案分别为18.65TB和525万页.
4 气象科技档案的拯救和数字化情况
从气象科技档案的存档情况可以看出,纸质载体目前仍是中国气象局各级气象档案馆的存档主体.由于各地档案保存条件不同,部分资料出现了纸质变脆、霉变、破损等现象.同时,载体上的局限性已严重束缚了气象科技档案的利用效率和服务水平.在此背景下,中国气象局气象档案馆于2007年2月正式启动了大规模气象科技档案拯救与数字化工作,并将在未来几年内逐年加大历史气象科技档案拯救力度.迄今,中国气象局已完成了约1200万页纸质气象报表的数字化,占总量的42％,纸质自记气象记录资料仅数字化了311万页,占总量的2％.
气象科技档案工作存在的主要问题
1 全国的气象科技档案保管条件参差不齐
由于部分省级气象档案部门的保管条件有限,许多气象科技档案仍然保存在地区或台站,档案库房大部分为办公用房,很难达到国家规定的防火防盗等安全要求,档案装具条件也参差不齐.全国大多数台站并不具备保存原始观测资料3～5年的条件,也没有专职的档案管理人员进行科学化管理,安全隐患突出.由于中国气象局对磁性载体档案的存档没有明确的介质要求,各省级气象档案部门使用的磁带机型号五花八门,既有1／2英寸磁带、也有2.5英寸磁带,既有LTO磁带,也有STK(9NOB磁带,磁带容量也从4GB到200GB不等.
2 我国大量珍贵的气象科技档案亟待拯救和数字化
近年来,气象科技档案数字化工作受到了中国气象局各级领导的高度重视.虽然国家级气象档案馆的部分纸质气象科技档案已进行了扫描信息化,并且部分长年代地面气象观测资料、高空和农业气象报表资料也通过键盘录入的方式进行了数字化,但全国范围内仍有大量用户关心的宝贵历史气象观、探测资料急需拯救和数字化.由于保管条件差,很多原保存在气象台站的地面气压、气温、相对湿度、风向风速等自记记录纸已经出现不同程度的纸张变质、字迹变淡等现象,急需尽快地拯救、保护和开发利用.
3 气象科技档案管理标准,规范体系有待完善
现行的气象科技档案管理规定和分类编码规则是1997年制定的,而目前气象科技档案的种类和内容已有了很大改变,部分管理规定和编码规则已不再适应气象科技档案的现状,甚至出现了妨碍档案管理和利用的情况,需要重新修订.同时,也要加强档案管理规定、档案元数据标准和分类编码体系建设,逐步将其纳入行业标准化建设范畴.
4 气象档案部门的灾难备份系统建设不足
气象科技档案灾备系统是预防气象科技档案收集、处理、归档、存储等环节遭受区域性和毁灭性灾难,保障档案安全的必要措施.目前,我国气象部门还没有建立有效的管理体制和完备的标准规范技术体系来保障气象科技档案业务体系的灾难备份工作.国家级和部分省级气象档案部门虽然建有档案异地备份库,但是有些省份只是对档案信息进行了备份,有些省份只是对信息系统进行了备份,并未建立气象科技档案业务系统完整有效的备份,并不能保障在灾难降临时,档案的完整性及档案业务的连续性.此外,现有的国家级档案备份库距离档案主馆的直线距离不足七十公里,不具备应付区域性灾难的能力,根本无法满足国家级气象科技档案业务灾难备份的需求.
5 气象科技档案工作业务人员不足,高技术人才匮乏
近几年来,国家级气象科技档案管理部门通过不断吸纳高学历的优秀毕业生,人员素质得到了很大的提高.但就全国总体来说,仍然存在人员严重不足和人员整体素质不高的问题.截至2007年年底,全国31个省(区、市)级气象档案部门的本科及本科以上学历职工比例仅为39％,而国家级气象档案馆的比例则为73％.气象科技档案工作未来发展方向
气象科技档案工作未来的发展方向是在档案数字化建设的基础上,建成国家级和省级的气象数字档案馆,并将国家级气象档案馆建设成为世界上有影响的以气象资料为主体的地球环境数据中心.据此,未来气象科技档案工作的基本思路如下：
1 大力加强气象科技档案的拯救和数字化工作,充分挖掘档案利用潜力.详查我国气象科技档案的分布和保存状况,制定我国气象科技档案的拯救和数字化工作计划,研究各类气象科技档案的数字化方案.同时,积极参与世界气象组织历史气象资料拯救的有关计划,充分利用国际技术和资源指导我国气象科技档案的拯救和数字化工作.
2 加强气象科技档案工作规范体系建设,开展气象科技档案数字化业务的软科学研究,逐步建立健全涵盖档案管理、档案应用、拯救与数字化等方面的标准规范和规章制度.
3 通过调研等方式,学习国内外数字档案馆建设的有关经验,开展档案业务的横向合作,进而加快各级气象档案馆数字化建设进程.
4 将气象科技档案工作完全纳入到气象信息系统业务流程.在国家级和省级系统中,逐步建立起一套减少人工干预的,能够及时、准确地将气象信息系统中的气象科技档案进行归档的业务子系统.