加强信息系统开发,强化企业管理职能

【摘 要】本文通过分析企业经营管理过程中存在的主要问题,对费用控制管理与结算系统开发实例进行了论证,从系统模块功能、实施效果及产生的影响进行了充分的阐述.

【关 键 词】信息系统；预算控制；费用控制管理与结算系统

企业信息化建设,是信息时展的必然趋势,不仅能够提升企业管理水平,规范企业管理、理顺管理流程、强化执行体系,也使企业管理的各个方面可显性化、可控化,使企业的管理战略可以更好地贯彻执行.通过信息化建设做好企业精细化管理,是大生产时代来临之后管理的必然选择,如此才能管得到位、管得有力、管得有效.A公司（以下简称“公司”）在分析公司当前经营管理现状中发现,公司在预算控制、合同控制、计划控制、管理权限、控制流程、结算履行、资金付款、月清月结、数据统计等方面存在管控不严、职责模糊、目标不明确,流程控制不严谨、人为因素影响过大等问题,导致公司经营管理效率较低效果不理想.

一、企业经营管理存在的主要问题

经过对公司经营管理现状进行认真分析,确定公司在经营运行过程中存在以下需要解决的具体问题：

(一)预算控制方面

1、分项预算控制目标不明确问题,即公司以及分公司两级预算主体总预算目标明确,但分项预算目标不明确,过于重视预算总额的监控,分项预算监控不到位；2、各项预算目标缺乏控制手段问题,即公司各级预算在下达后,其检查控制时间点基本以年度为单位,缺乏在预算执行过程中的实时检查控制手段与工具；3、分项预算控制责任人不明确问题,即公司以及分公司两级预算责任人明确,但分项预算责任人不明确.

(二)管理控制与流程方面

1、缺乏事前控制问题,即各项成本费用的支出缺乏执行前的决策控制过程,成本核算人员所负责的工作仍然侧重于成本的事后核算；2、控制流程标准化问题,公司基于费用性质和内控要求不同,存在多种控制流程,造成流程过多不易于掌握,管理流程不顺畅,管理效率较低；3、办事效率问题,一项业务按控制流程要求,需要经过许多审批环节,受地理距离、人为因素影响较大,导致办事效率较低.4、管理节点问题,管理过程控制关键在于各控制节点,如何明确各控制节点的职责权限,有效提升控制效果和效率是管理要解决的一个主要问题.

(三)财务结算、资金付款以及数据统计方面

1、财务结算和资金付款效率问题.各项成本费用在前期经过多道控制流程后最终到达最后处理环节财务结算和资金付款,需要的结算资料较多,如何高效进行财务结算是财务核算管理的一个主要问题；

2、数据统计问题.由于财务结算处于整个资金活动的最末端,实际发生的成本费用与结算的成本费用在某一时间点上存在差额,按照会计核算的“客观性”原则,如何准确统计这部分成本费用是准确统计公司某一时间点经营成果的关键；

3、资金预算管理问题.资金是企业运转的血液,作为油田企业未上市单位,公司最低月资金需求都在3000万元以上,同时作为工程服务单位,公司的资金回收受建设方诸多因素影响全年各时间段资金回收不均衡,合理安排公司的资金使用,是公司经营管理要解决的一个主要问题.

(四)其他问题

1、信息化水平有待提高.如何提高管理效率、降低管理成本是企业经营管理必须要解决的问题,提高企业的信息化水平是一条很好的途径；

2、管理集中问题.企业的经营管理涉及人、财、物等许多方面,通过一套管理信息化系统进行有效整合是必要的.

二、解决方案

在此背景下,公司财务部门会同相关各部门及分公司在充分调查论证的基础上,对公司涉及经营管理方面目前运行的各项管理制度、管理流程、财务制度进行全面梳理、归纳和整合,以预算控制为目的,以公司资金流为主线,开发了公司“费用控制管理与结算系统”.

通过费用控制管理与结算系统的开发与应用,实现各项预算控制、管理流程控制、财务结算控制、经营成果统计、资金预算控制的信息化处理,改善公司经营管理过程中存在的问题,从而提升公司管理质量和管理效率,降低管理成本.

1、系统管理模块,功能包括：公司单位设置管理、系统用户管理、费用项目管理、供货及服务提供商管理、特殊情况处理.通过该模块可以实现各层级管理岗位角色管理、预算管理控制流程的标准化及在线自动控制；2、合同管理模块,功能包括：合同管理和合同查询；通过该模块可以实现费用立项、费用发生、财务结算、资金付款的合同控制,合同管理人员和经办人员能够在系统中实时查询各部门合同签订及履行情况.3、年度预算管理模块,功能包括：年度建议预算申报、年度预算采集和下达、年度预算查询、年度预算调整.通过该模块可以实现各项预算的实时在线控制,还包括公司机关及直属和分公司各级各项预算的整体及明细控制以及各项预算在线调整申报与审核.4、费用支出立项模块,公司通过该模块实现各项费用支出的计划控制、前置审批并进行预算控制.5、费用发生模块,公司在已立项费用的基础上,如实申报审核按照“客观性”原则确定的已实际发生的各项成本费用并进行预算控制,通过该模块公司可以实现全额成本费用实际发生的申报、统计与流程控制；6、财务结算模块,公司经办人员在已审批的费用发生的基础上,对已具备结算条件的各项成本费用,依据原始的实际金额进行财务结算申报与审核.7、资金预算模块,主要功能：在已结算费用的基础上,按照资金预算审批流程,申报和审核月度资金预算从而实现资金付款的流程控制；8、资金付款模块,主要功能：在已结算费用和已批复的月度资金预算基础上,进行资金付款的申报和审核；9、查询统计模块,通过该模块可以实现各项预算、成本费用全流程各节点逐笔和逐项的实时在线查询、汇总和统计；不仅为公司主管科室提供成本费用发生、结算的横向数据,还可以查询各项费用不同单位发生的纵向数据,数据资料查询的快捷、全面为公司经营管理提供了详细的数据支持.10、预算考核模块,该模块为公司预算考核提供所需各项数据的查询、汇总统计功能.为公司预算绩效考核提供所需各项数据使预算考核有据可依,通过考核推动基层单位加快财务结算履行的进程；

三、实施效果、对比分析及产生影响

“费用控制管理与结算系统”在公司推广应用以后,作为公司的主要管理平台,公司全部的资金流出业务均通过此平台进行管理,与系统应用前相比,在以下几方面产生了效果：

1、公司预算控制可操作性更强,预算完成率达到100%；2、有效的避免了随意列支成本和超预算列支成本问题；3、各项预算横向和纵向预算目标和管理职责明确,公司所属各单位及机关各科室对完成预算的关注程度明显提高；4、通过制定年度预算指标体系,促使公司各预算单位在年初即全面分析安排预算目标进度,以预算体系为主线指导全年经营工作.5、将公司全部资金流出业务纳入系统进行流程管理,实现了无纸化办公,提高了管理效率降低了管理成本.6、对各项业务流程进行了标准化规范,明确了管理职责和管理权限.7、为公司经营管理和经营决策提供了更加详实准确的数据支持,大幅提升了公司的经营管控能力.

四、案例总结与推广

通过公司预算指标体系建设和“费用控制管理与结算系统”的开发与应用,公司的经营管理水平实现了质的提升,带动了公司整个经营管理体系向高效率低成本转变,预算控制与经营管控能力空前提高.通过现代化信息化手段不断追求经营管理的质量与效率是提升企业核心竞争一个重要方面,也是建设现代化企业的必由之路.