高等学校办公室自动化管理重要性

摘 要：高等学校办公室自动化管理的重要性和必要性

前言:在当今社会,随着计算机的应用和普及,人们普遍使用计算机来提高个人工作效率,但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中,更需要提高我们的整体工作效率.

利用网络通讯技术及先进的网络应用平台,建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统,为高校管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富

的综合信息服务,实现办公事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化,是现今各高等学校乃至企事业单位重点发展的方

向.

关 键 词：高等学校,办公室,自动化管理,重要性

中图分类号：TP317文献标识码：A文章编号：1006-026X（2012）05-0000-02

事实上,现在的办公已经不再是简单的文档处理,不再是单纯的行政事务了.现公的任务应该是提高整个高校或企事业单位的运作效率,进而提高其核心竞争力,占领

未来发展的巨大空间.

传统的办公模式主要以纸介质为主,在信息革命的浪潮中,显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作的需要.如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了

人们的重视.

高校网络的快速发展,高校管理信息化时机已逐步成熟,建立一套方便快捷自动化办公系统,是高校在新的形势下进一步转变工作职能、工作方式和工作作风,提高工作质量和效

率的一项重要手段,也是落实总书记在党的十七大提出的”建设资源节约型、环境友好型社会”科学发展观的新举措.因此,办公自动化是高校自身建设、改革和发展的必然要

求,实现和推进办公自动化系统是高校管理信息化、网络化的必然趋势.

高校办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分利用信息资源,提高工作效率.其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档.高校办公自动化系统的建设应

着眼于顺应现代行政办公的需要,总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点.高校办公自动化系统主要功能为:事物型、管

理型、决策型.事物型为基础层,包括公文管理、督察管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集、内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯

录、快递、资源管理以及其他有关机关行政事物处理等,管理型为中间层,它包含实物型,管理型系统是支持各种办公事物处理活动的办公系统、支持、支持管理控制活动的管理

信息系统相结合的办公系统,决策型为最高层,它以事物型和管理型办公系统的大量数据为基础,通过建立校内的邮件系统和信息发布平台,使办公文档、规章制度、新闻简报、技术

交流等能在高校机关内部得到及时地传播或传送.高校办公自动化不仅能为包销管理和决策提供大量信息服务,而且还能实现教育管理信息资源的交流和共享、提高高校的行政管理

水平和工作效率及增强高校的节能意识.

我们知道,办公自动化并不等同于计算机技术,它是以管理科学为前提,以行为科学为主导,以系统科学为理论基础,把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多

门社会科学与技术科学结合在一起,综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门新兴的交叉科学.可以说,办公自动化的产生和发

展是适应社会信息化、管理科学化和决策现代化需求的必然结果.办公自动化技术在行政管理领域的应用,为完善行政管理学理论研究提供了有效载体,为提高行政管理质量和效

率提供了全新的手段,为行使行政管理职能提供了直接途径.对科学管理和决策来说,马克思主义认识论为其提供了正确的思维方法：科学的管理决策理论提供了操作方法；而办

公自动化技术提供具体的操作手段和工具.这三者的结合,构成了行政管理科学化的理论基础和技术支点.其中,办公自动化技术的参与,标志着把先进的科学技术应用于管理决

策之中,不仅为管理者提供信息基础、智力支持和快捷工具,而且为严格执行科学管理和决策程序,认真落实科学管理和决策体制提供技术保障,从而能有效地规范和监督行政管

理过程,实现管理和决策的规范化、科学化和化,提高管理的水平和效率.因此,开展办公自动化系列课程建设是维护行政管理先进性、保证其高效性的必然结果.办公自动

化理论和技术在行政管理中占有十分重要的地位,主要表现在以下方面.

首先,对行政管理学科而言,行政管理学是研究行政组织行使国家权力进行行政管理活动及其规律的科学.它既是自成知识体系的基础理论科学,更是具有重大实践意义的应

用科学.行政管理的这种行政性、实践性、应用性的特点,决定了它必须实时有效地跟踪国内外行政管理实践活动,借鉴先进的行政管理理论与方法,吸收行政管理的经验和成果

,并对其进行整理加工,使之逐步上升为理论.而要做到这一点,就必须与国际管理接轨,实现办公自动化和资源共享,这正是我国启动“政府上网工程”的主旨.可见,办公自

动化正成为行政管理学理论体系中不可或缺的重要组成部分.

其次,从行政管理实践来看,现代行政活动日趋复杂,行政信息量膨胀增长,行政管理已成为一个日益广泛、彼此关联、错综复杂的系统,随着我国市场经济体制的逐步确立

和政府职能的转变,政府中原有的一些工作方式已不适应新形势和新任务的要求,迫切需要工作方式的转变,这使得应用先进的科学技术和方法辅助管理和决策成为必需的,到了

不应用办公自动化技术就无法维持行政机关正常运转、妨碍行政职能有效行使和阻碍行政管理现代化的程度.政府上网将实现手段的自动化、工作的程序化和管理的科学化,使政

府管理建筑在科学知识基础上,尤其是应用办公自动化技术已成为现实,从而为政府营造科学管理氛围,树立科学管理观念,完善科学管理手段和方法等奠定了物质技术基础.可见,办公自动化是行政管理实践中实行科学管理所必须依赖的工具和手段.

最后,从行政管理未来发展看,政府上网已是大势所趋,运用信息技术打破行政机关的组织界限,在因特网上构建一个电子化的虚拟机关——“电子政府”,实现政府的职能

工作,已进入实施阶段.但是,政府上网易,真正行使网上职能难.政府不同于一般的网络用户,由于行政管理在国家生活中的主导作用,它影响和制约着其他一切管理活动,决

定着社会管理的成败和国家的前途,因此,政府上网并不仅指信息的简单共享,它还应包含诸多涵义,如提供权威信息、有效行使网上职能、有序管理、保持网上秩序、保护信息

安全、维护政府形象等.因此,上网对政府体制改革的积极促进与消极影响同步,且影响巨大,不可低估.政府必须经过周密计划,预先安排才能上网.这就需要重视对办公自动

化理论和技术应用的研究,帮助政府预先制定和出台相应的上网策略,不只以跟上世界网络发展潮流,尽快与国际管理接轨为满足,而且要为占领因特网上的政治阵地,保证为行

政改革提供充满生机与活力的行政环境,维护国家稳定的大局为最终目标.可见,有关办公自动化理论和技术的研究,也是行政管理发展的客观要求和驱动力,理应在行政管理理

论体系中占据重要地位.

高校办公自动 化是自身建设的需求,高校办公自动化发展随着计算机网络技术的飞速发展,在现有的校园网基础上建立高效、协调、集成的办公自动化系统已成为可能,这也是

从根本上提高办公效率的有效途径.就昆明学院的教务管理科来说,全校共有18个教学院系,每个学院承担着艰巨的教学任务,上万学生各科的期末考试成绩登载,查询记录,全

靠办公室的计算机、校园网.各学院递交学生资料除了纸质的材料,便是通过网络向教务处上传所有的数据,现代化网络办公的优越性,加快了昆明学院发展的步伐.

目前,我身为昆明学院外国语学院的教学秘书和语音实验室管理人员,管理工作需要使用计算机、校园网等.一方面,在办公室使用电脑工作,特别在开展《新视野大学英语

》网络化教学的管理过程中,我是后台管理者,不光要掌握《新视野大学英语》教材的培养目标,教材的重点、难点.而且对计算机要熟练,因为要使用计算机和北京外研社联系

,后台要添加学生名单、班级名称和课程代码、向外研社提交学生验证码等.另一方面,昆明学院外国语学院承担全校的公共英语教学任务,在2010级、201两届学生中,大学

英语分读写和听说,并分别教学,分别考试,大学英语读写由学校教务处安排多媒体教室上课和组织考试,而大学英语听说由我们外国语学院在机房和语音室授课和自己组织考试

,自己身为高等学校语音室管理者,平时要检查教师机和学生机,做定期的维护、保养,特别到期末考试,要检测电脑系统,安装考题,每一步工作都要求认真、仔细,不能出错

,不能马虎,这样才能保证每次大学英语听力考试的顺利进行.在多年的语音室管理过程中,虽然积累了一些语音室管理经验,但还要改进提高,加强学习各高等院校的管理经验

,才能把工作做得更快、更好.当前,昆明学院教育快速发展,学校的办学规模日益扩大,学校办公工作的新情况、新问题不断出现,如何保障管理信息的公开和畅通、管理关系的协

调和统一已成为我们管理者必须着手解决的问题,与此同时,许多高校存在,且地理位置各不相同,传统办公方式远不能适应远程办公的需求,这就要求各校区之间新型办公方式的出现

.高校办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率,也是适应未来办公发展的必然趋势,我们应该大力推动办公自动化,使学校办公水平更上一新层次.

办公自动化建设是高等学校建设的重要部分,是一项基础性、长期性和经常性的工作,我们在做管理的发展过程中不可能一帆风顺,遇到一些阻力和问题,不能要求一劳永逸性解

决,要有足够的思想准备,在日常办公自动化工作中及时发现问题,敢于正视问题,努力寻求方法解决问题,不断学习、坚持不懈把办公室自动化管理工作做地更好、更完善.响应昆明

学院的号召,在“节能减排”的学校行动中,带动学校信息化工作,大力提高工作效率,为昆明学院的高效发展不断奉献自己的力量！