本站原创中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2013）10-000-02
摘 要 随着经济发展和竞争加剧,企业面临的风险不断增加,企业需要通过高效管理来实现战略规划、资源配置和绩效评估.财务职能正在脱离传统的核算模式,朝着专业业务取向的模式发展,逐步与企业价值创造联系起来.建筑安装企业会计组织通常采用矩阵制结构,矩阵制结构的缺陷制约了企业财务功能的发挥,因而需要围绕财务职能进行会计组织重构,以保证会计工作连续、稳定,并在此基础上实现财务职能转型.
关 键 词 建筑安装企业 会计组织 矩阵制结构 职能制结构
在近几年建筑安装行业快速增长的情况下,建筑安装企业为迅速占领市场,通过成立专业分公司和区域分公司来进行业务扩张,其会计核算组织形式大多采用“模拟会计委派制”,将一个或多个分部业务指派给一个会计人员,会计人员对财务部负责.但随着业务量的扩张,大量会计人员引入,会计基础工作越来越不规范,再加上现行准则要求会计人员进行大量的职业判断,进而进一步降低了会计信息质量.笔者认为会计组织结构的合理设计有利于这一问题的解决.
一、会计组织模式的概念和类别
组织结构是企业采用的按不同任务或职位来划分和调配劳动力以实现共同目标的方法.会计组织结构就是在会计机构内部进行业务分工、人员配备和流程设置的方法,以及会计机构在企业组织结构中所处的位置及和企业内其他组织相互间的关系.
企业在进行会计组织设计时,通常采用两种模式,一是职能制结构,即按业务功能进行岗位划分,将负责处理相同或类似业务的会计人员组合在一起,设置工作组.这种模式主要特点是通过实行高度的专业化分工,各自履行一定的管理职能,使得会计人员注重并能熟练掌握本职工作的技能,来强化专业管理,提高工作效率,并且很容易对会计人员职责进行明确规定.通常使用职能制组织形态基本上是生产、销售标准产品的企业.另一种是矩阵制组织,即在职能制组织形态的基础上,再增加一种横向的领导系统,由会计人员和其他职能部门人员共同组建而形成的组织,这种组织形态加强了横向联系,具有较大的机动性,促进各种专业人员互相帮助,互相激发,相得益彰,适用于协作性和复杂性强的大型组织.
二、建筑安装企业传统会计组织模式的选择及缺陷
建筑安装企业采用的模拟会计委派制组织模式属于矩阵制结构,这种模式下,财务部由总会计师领导,财务部再向每个事业部委派会计人员,会计人员全面负责事业部经济业务处理,同时接受事业部和财务部领导,内部管理趋于扁平化,管理幅度较宽.传统的模式采用两个或多个命令通道,更多关注职能与项目的联系,强调项目业务优先,能够深入了解项目关键需求,并与企业其他功能模块管理模式相一致,认可度比较高,一度成为建筑安装企业财务管理经典模式.
随着信息和制造技术的发展以及所处经济环境变化,财务职能由以“会计凭证处理”为主逐步转向以“提供决策支持”为主,矩阵制组织模式在这一过程中显现出弊端.多命令渠道要求会计人员具备良好的语言表达能力、沟通能力,处理几乎所有的业务要求会计人员需要熟悉掌握至少两门以上专业知识.另一方面,会计人员同时处理多项事务时,工作容易被打断,使得工作效率降低.同时,矩阵组织结构中存在“木桶”现象,会计人员个体能力的低下会影响整个财务部门工作.更为严重的是,一人负责多项财务专业工作,缺少监督,财务信息质量难以得到有效保证,标准化流程难以实施,造成了“政策走样”、“行动迟缓”、“官僚主义现象严重”等症状.要改变当前现状,必须重新构建会计组织结构.
三、建筑安装企业目标会计组织结构的构建
(一)建筑安装企业目标会计组织结构的影响因素
影响组织结构设计的因素较多,进行组织结构设计时要综合考虑各种因素.这里主要从行业环境、业务特点、外部信息需求、财务职能、会计人员业务能力等现状进行分析,以寻求有利于充分发挥财务职能的会计组织结构.
1.建筑安装行业环境
当前建筑安装行业正逐步向成熟期过渡,建安技术越来越成熟,竞争变得更加激烈,企业更加关注效率、成本控制,在内部管理上也越来越精细化,需要进行大量的信息加工、整理,向内部管理者提供报告和分析,以辅助决策,并且还需要考虑进行筹资和投资决策.
2.建筑安装行业工程项目特点
与工业企业相比,建筑安装企业所承揽的项目,具有工期长短不一、产品多样、施工组织方式多样、耗用材料品种多的特点,要求会计人员具备更多与之相关的专业知识,更注重与项目部沟通,不断了解项目具体情况,根据项目实施情况做出快速反应,同时因工期、体量长短不一,无需为每一个项目安排会计人员,会计人员需要负责多个项目.
3.外部信息需求
随着社会经济环境日趋复杂,企业组织形式及其在社会和市场竞争中的地位不断发生变化,内外部出现了大量不同的信息使用者,不仅要提供财务信息,还要提供非财务信息,不仅要提供定量信息,还要更多地提供定性信息；不仅要提供确定的信息,还要更多地提供不确定的信息.信息披露的内容越来越丰富,并且时效性和质量要求越来越高.
4.转换的财务职能
企业基本业务处理将由账务处理中心来完成,所有的控制功能将分派到各业务单元,财务部人员将更多地与业务部门融合,并为他们提供决策支持,从而为企业创造更大价值.职能转变的主要特征正朝着积极支持企业战略、决策制定和企业运营的方向发展.
5.会计人员现状
目前会计人才呈现两极分化的趋势,一方面普通会计人才严重饱和,另一方面高层次复合型会计人才紧缺.会计从业人员女性化特征明显,并且在年龄上呈现年轻化的特点.会计工作者普遍认为从事会计工作无须出差、工作环境稳定.
根据上述分析,现将影响建筑安装企业财务组织结构优化的因素以列表的方式总结如下,以寻求与之相匹配的组织结构. 从上表可以看出,在与业务结合上要求实行矩阵制结构,以提高企业反映能力,应对外在变化,而从财务功能的实现、外部信息需求及财务人员专业能力和性别构成现状上看,需要实行职能制结构,而现有的组织形态不能满足后者要求.通过上述因素分析,认为当前建筑安装企业会计组织应当进行调整优化,按业务功能对职责重新分配,植入职能型元素,加强对执行层有效控制,以强化各项财务功能.
(二)“矩阵-职能制”会计组织的构建
重新构建后的会计组织应当是一种包含矩阵式和职能式特点的组织结构,即“矩阵-职能制”.这样,职能制可以通过集中某一类型的财务工作来提高效率,把处理相同事务的会计人员组合在一起,相互交流、相互支援,对创造性地解决问题很有帮助,并且当有成员调离或者离开企业时,所属功能区其他人员可以代替,从而保持工作的连续性.另一方面职能制存在业务模块间发生冲突、各自为政的风险可以通过矩阵制来克服.同时继续保留了会计人员与事业部、项目部之间的联系紧密的特点,有利于提高反应速度.
重建前后的会计组织结构如图1和图2所示.重建后的组织结构将原结构下会计人员工作内容按功能拆分成多个财务小组,形成业务处理中心,负责信息的收集、处理和分析.会计主管因工作量的减少可以管理更多的事业部,负责非财务信息的收集和对事业部业务进行指导.
四、“矩阵-职能制”会计组织结构的评价
(一)适当的管理幅度
传统的会计组织缺乏层级,部门领导直接协调多个下属工作,由于将多项功能分配给一名会计主管,会计主管经验和知识水平良莠不齐,需要经常向其提供指导与咨询,部门领导管理幅度过大.“矩阵-职能制”组织结构下,通过业务重新组合,简化了会计主管工作,其可以管理多个事业部,原主管会计的工作由增加的财务小组主管中间层管理,进而减少了部门领导的管理幅度,使其能够节省管理沟通时间.
(二)会计组织趋于柔性化
传统的会计组织结构中,会计组织结构呈现刚性特征,组织内部会计主管之间的“边界化”使得其通常不会向其他会计人员提供超出其岗位职责范围的帮助,而实际上由于对其他事业部项目情况不了解,也无法提供深层次的帮助.而调整后的会计组织中财务小组是按照功能进行划分的,可随着企业内部各部门间职能的划分进行调配,小组内部也可以随公司经营与业绩变化,快速通过增减组员进行调节,各功能业务处理由小组组长决策；可按区域或行业将一个或多个事业部分配给一个或多个会计主管,并且可根据事业部的调整进行调整.修正后的会计组织继承了原结构中对项目动态变化的反应能力,具有较好的开放性和环境适应性,同时在业务处理上保证标准统一.
(三)会计组织内部相互制衡
原会计组织结构中,部门领导直接监督主管会计工作,实际上由于主管会计从事工作的综合性,以及部门领导与项目基本单元距离,造成监督流于形式.植入职能元素的组织结构中,财务小组代表职能部门利益,按照同一制度执业,并且内部成员可以相互进行业务复核,大大提高了财务信息质量；主管会计代表事业部利益,与财务小组进行互动,在信息交换过程中,可以检查财务小组业务处理的规范性,督促财务小组按照制度执行,发挥制衡与监督作用,改变原结构缺少实质监督的情况.
(四)降低了对会计人员业务水平的依赖度
目前会计人才呈现两极分化的趋势,一方面普通会计人才严重饱和,另一方面高层次复合型会计人才紧缺,并且在年龄上呈现年轻化的特点.组织结构加入职能元素后,将原组织结构下的会计主管职责按功能拆分成一个个财务小组,简化了会计主管工作.按功能划分使得财务小组工作任务简单,小组内部成员工作主要是按照既定的流程或操作规程进行,会计人员可以熟练掌握本职工作的技能,不需要小组主管过多指导,降低了对经验和知识的依赖程度.
(五)提高了获取信息的能力
随着社会经济环境日趋复杂,企业组织形式及其在社会和市场竞争中的地位不断发生变化,内外部出现了大量不同的信息使用者,不仅要提供财务信息,还要提供非财务信息,而ERP系统反映的企业经济业务活动所产生的信息大部分为财务信息,非财务信息散落在不同的部门.原结构下的会计人员以业务处理为主,其所能提供的信息类型和信息的详细程度受到限制,导致会计人员参与企业管理的能力受到限制,阻碍了财务职能由核算向控制与决策的转变.抛开基本业务处理包袱后,主管会计有更多的时间和精力去与事业部、项目部沟通,在提供咨询、参与管理的同时,收集更多的非财务信息,并将这些信息向财务小组和主管领导反馈,这样主管领导可以及时做出正确的决策,财务小组亦可以依据具体情况做出正确的业务处理.
综上所述,财务职能的发展及重新定位,决定了建筑安装企业必须按照最终目标功能重构企业会计组织,重新构建的会计组织既要考虑业务经营,又要考虑财务功能的有效发挥,利用职能制的优点弥补矩阵制的缺陷,通过“矩阵-职能制”结构充分发挥两者的长处,保证了财务工作运转高效、顺畅,实现财务价值转型.