医院档案计算机管理

[提要]本文论述医院档案实行计算机管理现状、有利条件及存在的问题,提出医院档案进行计算机管理的建议.

关 键 词：医院；档案管理；计算机化

中图分类号：F27文献标识码：A

收录日期：2013年2月25日

随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分,必须适应新的挑战和机遇,加快医院档案的计算机管理,实现医院档案管理现代化,更好地服务于临床医疗、科研等工作,满足医务人员、患者和社会公众的医疗信息需求,充分发挥档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中的重要作用.

一、我国医院档案管理现状

长期以来,由于历史的原因和医院行业管理的要求,我国医院的档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式,通常设在医院行政办公室的综合档案室,一般只管理文书档案、科技档案、财会档案和部分实物档案、音像档案等,而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理,且基本停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发.近年来,虽然已有不少医院引进计算机进行档案管理,但是这种应用尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平,没有利用计算机技术来实现文档一体化管理,更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理.

二、医院实行档案管理计算机化的有利条件

没有良好的档案业务基础,就不能很好地为医院管理及各项工作服务.随着科学技术和经济的发展,办公自动化程度的不断提高,医院各方面管理对档案信息的需求有增无减,迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息,这为实现医院档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇.随着社会“信息时代”的到来,计算机和网络技术的广泛应用,医院管理日趋规范化,产生了越来越多的电子文件,绝大多数文件资料都通过微机打印或者用软盘、硬盘等贮存,且多数医院档案保存年限较短,现有馆藏档案数量不多,可用较短时间分类标引、著录、输入微机系统,这为实现计算机管理档案创造了有利条件.近几年,各级医院为创评等级医院,全面推行全员质量管理,不断更新现代化医疗设备,促进了计算机技术在医院各科室的广泛应用,为实现医院管理网络化和医院档案管理计算机化奠定了坚实的基础.同时,由于计算机在医院各科室的广泛应用,也促使绝大多数医务人员和管理人员逐渐掌握了计算机应用的基本技能,这为实现医院档案管理计算机化提供了可能.

三、医院实行档案管理计算机化存在的问题

尽管实行档案管理计算机化有如上所述的许多优势和有利条件,但是实现档案管理计算机化存在着不少困难和问题.一是绝大多数医院档案管理机构不健全,管理格局混乱,多部门分头管理导致医院档案散乱无绪,不利于推行档案计算机系统管理和综合开发利用；二是由于档案管理与医疗业务建设未能同步规划、同步发展,致使档案管理设备投入考虑较少或完全未纳入规划中,造成档案管理水平和设备条件不能与医疗业务同步发展；三是虽然国家颁发了公文主题词表,绝大多数党政群机关和企事业单位在公文起草、撰制过程中也贯彻了主题词著录规则,但是仍然存在专业主题词表录项欠缺或不规范现象.不少单位虽然有了档案管理系统程序,著录工作也在进行,但输入计算机的条目数量不大,仍然处在一种演示或初级应用阶段；四是计算机管理档案的广泛推行还存在许多技术难题.计算机管理档案的客体实际上就是人们在日常科研、生产和业务活动中产生、形成的大量电子文件资料,包括数据库文件、字处理文件、表格文件、图像文件、声像文件,等等.从档案载体来说,包括磁带、软磁盘、光盘以及各种影像像片等,相对于传统的文件载体——纸质档案而言,其存放环境的要求比较高,且磁性介质本身寿命较短,性能不稳定,耐久性差,这给文件的技术保护提出了更高的要求；五是档案管理人员素质不能满足发展需要.档案实行计算机管理,需要档案管理人员具备相应的计算机知识.然而,目前卫生系统档案队伍中大部分为非专业人员和人员,能熟练使用微机的为数不多,能承担程序设计和数据维护的更少.

四、推行医院档案管理计算机化对策建议

首先,档案管理人员是推行医院档案计算机管理的具体实施者,是计算机管理档案的灵魂.这就要求医院档案管理人员不但要具备扎实的档案管理业务知识,还必须熟练地掌握计算机的基本操作、维护技能,具备基本的计算机软硬件知识.随着科学技术的不断进步,现代医学研究和治疗技术与声学、光学、磁学、电子学以及信息论、控制论、核物理学及生物工程等多学科不断结合并应用于临床实践,推动医疗工作不断向前发展,必然不断地产生新的类型的档案,这就要求档案人员还应不断地了解相应的背景知识,了解医院医疗活动规律、工作流程、医事管理等知识,成为复合型人才.

其次,建立健全档案工作网络.医院档案管理网络组织建设是开展档案管理工作的基础.推行医院档案计算机管理,就是对医院在全部医疗活动和医院两个文明建设中形成的档案进行系统规范的现代化管理,以便更好地服务于医疗工作.因此,必须建立健全档案管理网络,明确文书档案以机关职能部门为主,其中包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理.业务管理档案则以临床科室为主体,包括内科、外科、妇产科、儿科等.科技档案以科研教学为主.各部门或科室都应明确1名负责人兼管档案工作,形成较完整的医院档案工作网络,负责收集、接收和初步整理所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料,以保证档案的系统完整.

再次,加强档案业务规范建设.档案部门应加强基础标准工作和标准的配套工作,使标准系列化,为实施、推广计算机管理创造条件.档案的基础工作标准,包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、归类要求标准等,只有使档案从立卷到归档等一系列工作有序可循,才能保证标准化工作的顺利进行.因此,医院档案应当严格按照国家标准,根据本单位具体情况制定标准实施细则.同时,应积极组织实施标准和开展对标准的监督,确保档案基础工作标准化落到实处.

最后,要加大档案设备的投入.必要的现代化档案设备的投入,是实行医院档案计算机管理的基础和保障.硬件的建设合理与否,直接关系到医院档案管理工作的成效,同时也在一定程度上反映了医院的管理水平.为了有效地管理好医院档案,除修建符合防盗、防火、防潮、高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的档案专用库房,配备必要的空调机、除湿机、温湿度仪、消防灭火器和报警防护设备以外,还必须配备足够数量的电脑、复印机、速印机、扫描仪等现代化档案管理设备,并实现医院各部门、科室档案管理和查阅利用的网络化管理.

主要参考文献：

[1]周桁.医院档案计算机管理之我见[J].中国实用医药,2007.2.