新建本科院校教学档案管理

[提要]教学档案是教育部教学水平评估的重要依据.本文围绕新建本科档案管理中存在的主要问题,提出解决办法.

关 键 词：新建本科；学档案；问题；思考

中图分类号：G64文献标识码：A

原标题：基于评估下的新建本科院校教学档案管理的思考

收录日期：2013年10月31日

2011教育部发布的《普通高等学校本科教学评估工作合格评估方案》（试行）指标体系包括一级指标7个,二级指标20个,39个观测点,各级指标都有相应的基本要求,每个指标和观测点都需要大量的材料支撑佐证,而这些支撑佐证材料大部分是由原始的教学档案或以原始教学档案为基础进行加工过的二次文献组成的,这些材料是专家组了解学校史、办学现状、办学水平的重要渠道.教学档案规范与否,直接体现了学校的教育水平和教学质量,甚至影响着评估工作的结果.可见,教学档案在合格评估中的地位和作用是多么重要.因此,各高校尤其是还未经过教育部评估的新升本科院校教学档案工作就必须做到制度化、规范化和经常化.

教学档案是教学管理过程产生的文件材料,真实地记录了教学活动过程的经验和教训,对学校的教学和研究,教学手段与方法的改进,教学计划的制定和实施等都起着非常重要的作用,能够真实而全面地反映出一个学校教学工作的全貌.新建本科院校是由原来的专科升格而来,处于专科向本科转型的时期,在相当长一段时间内,专科与本科教育并存,在办学理念、教学管理等方面的转型还需要一个过程,升本后的工作可以说是千头万绪,关于人才培养方案、师资等重大问题是新升本学校要着力解决的.对教学档案的管理往往重视与投入不够,新建本科院校在教学档案管理上主要存在以下几个方面的问题：

一是领导对教学档案工作的重要性认识不足,管理制度不健全.新建本科学校的一些领导对教学档案的重要性认识不足,只注重抓本科教学的建设任务,从主观意识上轻视档案工作,没有像对待教学工作、行政管理工作那样将教学档案工作列入年度工作目标进行考评,档案工作做的好坏,不与领导的业绩、职务升降挂钩.对教学档案的重要性认识的不足直接导致一些单位的领导不重视档案工作,会上不讲档案工作,检查不问档案工作,导致档案工作成为学校管理工作中的可有可无的事情.虽然,随着国家《档案法》以及《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台,各高校的档案法规建设制度也取得了长足的进步,但从新建本科院校档案现状管理来看,仍存在着管理制度不健全的问题,这就导致了档案管理缺乏有效的制度约束.再加上一些专、档案员责任心不够,业务能力不强,导致档案工作中的问题难以得到解决,严重影响了教学档案管理水平的提高.

二是归档范围不明确,归档格式不统一,职责不清,缺乏专职的教学档案管理人员.新建本科院校对教学档案缺乏规范的管理,造成管理不系统,搜集和整理带有很大的随意性,部分新建高校教学档案归档范围不明确,存在与实际想脱离的现象,只注重红头文件的搜集与整理,在归档内容上没有涵盖教学全过程,普遍缺乏规范的要求和长久保存档案的考虑.如：实验教学环节、试卷等档案材料都未列入收集范围之内,有的学校基本上没有收集教师的教案、备课记录等档案材料,只重视结果性的文档材料,忽视过程性文档材料,导致一些教学环节的文档材料贯通性差,致使一到评估时临时补东找西,使得教学档案管理的随意性很大.另外,由于新建本科院校“升本”时间不长,广大教职工对于档案的重要性缺乏足够的认识,各教学单位没有专职的档案管理人员,一般由教学秘书、教学管理人员或科研秘书、辅导员等兼任,由于他们身兼多职、事务繁杂、岗位更换频繁等原因,档案管理始终未纳入到档案人员规范化管理范畴之内,到年度归档立卷时常常敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利.

三是归档的手段落后,档案分散.有的教学档案管理手段,主要还是依靠传统的手工操作为主,文件立卷归档后,档案工作人员需对其进行再加工、调整和编目.这种机械的手工抄写,不仅重复劳动量大,同时也极大地限制了档案的处理速度,工作效率低下.因此,加强档案工作的网络化建设势在必行.

由于缺乏制度约束与对教学档案工作的统筹安排,教学档案来源的分散性给教学档案管理带来诸多困难.首先,教学档案的分散性源于档案形成层次与管理人员的分散性.学校的综合档案室人员、教务处教学档案管理人员、各教学单位档案管理人员,人数众多分散在各部门,这就导致了档案管理的分散性,归档又不及时,极易散失.其次,教学档案内容的分散性也影响了教学档案材料来源的分散性,升本后的教学文件的内容非常广泛：有来自教学管理机构的、来自学生手中的、来自教师的等等.正是这些内部机构产生的档案材料,分散在各个部门和个人手里,这就给教学档案的集中统一管理带来很多困难,要保证这部分文件的完整系统,确实不容易.

四是档案的利用率低,编研工作滞后.新建本科院校重在收集整理,注重保藏而忽视其应用价值,其服务只是一种以收集、保存、借阅为主的模式.通过案卷目录、索引来反映档案信息,需要通过人工查档来传递信息,服务形式呈现被动性,缺乏多渠道、多层次的综合服务功能,没有形成档案管理者和信息需求之间的良性互动.轻编研开发的现象比较严重,致使档案的利用功能无法体现出来.主要原因在于对编研人员配备不到位,导致编研工作开展缓慢,档案员往往身兼数职,难以投入较多的时间和精力进行编研工作.

做好教学档案管理工作的几点思考：

1、建章立制,校级主管领导重视是关键.搞好档案工作,领导重视是关键.新建本科院校决策层领导应有全局眼光,统筹兼顾各项事业,包括档案管理工作.主管档案工作的校级领导更应高度重视,要充分认识教学档案在教学管理中不可或缺的信息情报作用,确立信息时代所必需的“教学档案一体化管理”新理念,建立教学档案科学管理新机制,使教学管理工作与档案工作真正地有机结合.首要任务就是制定出符合教学管理特点、具有可操作性的教学档案管理制度,如“专档案管理人员的职责”、“教学文件材料的归档范围、案卷格式、档案档号编制规则及教学档案收集、整理细则”等,确定教学档案人员的职责范围以及归档要求,使档案管理人员做到有法可依,有章可循.强化落实,在实际工作中认真贯彻落实,使教学档案管理工作步入制度化轨道,并逐步形成良好的运行机制.2、设立专门的档案管理人员管理档案.档案工作是一项专业性很强的工作,档案管理人员需要具备与教学相关的科学技术知识和档案专业知识.因此,设立专门的档案管理人员管理档案是提高档案管理工作规范化水平的关键.新建本科院校成立后,随着办学规模的扩大,各教学单位只配备一名教学秘书档案员的做法已无法适应形势发展.学校主管领导应考虑建立一支档案管理专职队伍,把一些教学管理人员安排到档案管理岗位上,同时要求档案专职管理员闲时协助教学秘书工作.这样,既减轻了教学秘书的工作压力,又能把档案管理工作做好,形成专兼具备,以专为主的队伍结构.

另外,对档案人员要加强业务培训,努力提高业务素质,培训的形式多种多样,如定期组织经验交流会、业务讲座、培训班等,同行之间多加强交流学习.从事教学档案管理的人员,应利用各种培训机会,学习档案专业知识和档案法规标准,并围绕教学改革和管理工作的任务要求,采取有效的措施,大力开发利用教学档案信息资源,为广大员工做好档案信息服务,不断提高自身工作水平和业务能力.

3、加强档案的收集、整理、立卷、归档及编研工作,提高档案的二次利用率.丰富、翔实的档案资源是开展编研工作的前提和基础.新建本科院校档案建设要从基础工作抓起,首先要做好教学档案的收集,收集可分为平时收集与集中收集两种.平时收集是对产 9983;的教学档案随时进行收集,它能有效避免资料的丢失.平时收集要求档案人员有高度的责任心,对收集的档案材料做到心中有数.集中收集是学期末或学年终对一学期或一学年以来产生的教学资料进行全面的收集,通过定期集中归档制度,做好档案的收集、整理工作,从而确保档案及时归档立卷.整理立卷是档案管理的一项重要内容,整理时应把握“准确、完整、有价值”的原则.首先,要对收集的档案材料进行准确性鉴定,教学档案材料是教学活动的原始记录,却不一定都是真实记录,要对其进行鉴别、评价,以供利用者进行参考；其次,对收集的档案材料要尽可能完整全面；最后,要对收集的材料进行鉴别,以确定归档与不归档和保管期限的长短.归档立卷要保持档案的系统性和连贯性,做到科学立档.在此基础上,要结合本校教学、科研和管理等中心工作开展档案编研工作,编研材料重点立足于那些重要的、利用频繁的教学档案上.

通过对教学档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编纂,把原始的、分散的、零碎的静态档案变成专指的、系统的、鲜活的动态信息,编研成果要通过宣传、印发和网络等形式及时提供利用,加快信息的传播和更新速度.档案人员要根据需求进行纵向延伸,有一次文献、二次文献向三次文献加工发展,形成系统、权威、深层次的信息,提高其利用率.

4、加强档案的信息化建设.教学档案工作的生命力在于开发利用,电子档案有便于检索查阅、节约纸张、节约空间等优点,因此新建本科院校应积极利用现代化管理手段开创科学的档案管理局面.一是购置档案软件系统,建立网上教学档案信息收存系统,可以在校园网上根据档案的类别属性,将学校简介、组织机构、规章制度、骨干教师基本情况、教育教学信息、荣誉登记、名师风采及各教学单位的工作计划、总结、大事记等公用性资料分门别类输入学校档案管理网站上,从而形成网络特色档案；二是建立教学档案查询系统,逐步实现档案内容的全文检索,方便教师和教学管理人员查询相关资料,实现档案资料共享；三是运用计算机网络信息技术,实现管理方法的现代化.依托于校园网,充分运用高校自身的计算机方面的人才开发更多更实用的教学档案管理软件,达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化,完全实现“教学档案一体化管理”,使教学部门档案更好地为学校改革、建设和发展服务.

主要参考文献：

[1]陈洪诚.浅谈如何推进新建本科院校档案规范化[J].文学教育,2011.7.

[2]徐艳芬.新建本科院校教学档案管理的问题与对策[J].百色学院学报,2009.6.

[3]沈晶.本科教学评估视角下的高校教学档案建设[J].湖北第二师范学院学报,2009.5.