本站原创【摘 要】随着我国计算机技术的迅速发展,人们对办公自动化要求也日益提高.因此,办公自动化系统的应用越来越广泛,其覆盖的范围也越来越大.包括电子邮件的传送、文件的传输、日常资料的收集等.由于传统的办公模式中文件传输速度比较慢,安全性不足,对文件信息的处理和统计相对较慢.因此传统的办公模式已经不能满足当代的需要了.工商管理办公自动化符合现公技术发展的潮流,可以提高单位内部和各部门的办公质量和办公效率,对推动各单位的信息化建设有着重要的作用.
【关 键 词】工商管理办公自动化系统设计
办公自动化是现公理念和计算机技术相结合的一种全新的办公模式.利用网络的传输,组织单位内部人员可以在不同时间、不同地点进行同时工作互不影响.办公自动化系统可以实现资源共享,使信息传递更加方便.在一定程度上扩展了办公领域,提高了单位整体的办公效率.办公自动化系统作为工商管理办公的重要工具,有提高工作效率、方便决策、规范办公制度的优点,越来越受到人们的高度重视,自动化办公将成为今后办公发展的趋势.
一、工商管理办公自动化系统概述
网络技术和信息化工程建设不断提高的同时,也改变着人们各个领域的工作方式.办公自动化可以节省人们的日常办公时间,减轻了办公负担,并且改善了工作环境,从而提高了工作效率.工商管理办公自动化系统简称0A,是一门新发展起来的综合性科学技术,是信息化社会的历史产物.它能实现文件的管理以及归档文件的查询功能,能够安全、准确的传输文件,快捷的处理和接受各式文件,同时工作人员能减少大量的文件处理明细工作.在实际工作中工商管理办公自动化系统目的是尽可能充分的利用信息资源,实现资源共享.在提高工作质量和工作效率的同时,最终达到文件传输灵活和畅通最大化的发展目标.
二、办公自动化的功能
办公自动化是一个综合性很强的自动化系统,所涉及的内容比较广,功能也比较强.办公自动化具有以下功能：
(一)数据处理功能
利用数据管理系统实现数据查询、数据共享、数据统计、数据修改等功能,根据人们不同的需要对数据就行调整,从而得出满足人们需要的单据.
(二)文字处理功能
计算机通过文字处理软件对输入的文字进行编辑、打印、复制、修改等操作,最后将改好的文件进行制版、印刷.
(三)网络通信功能
办公自动化最大的优点就是可以最大限度的实现资源共享,通过电子邮件或电子会议进行网络通信.
(四)决策支持功能
在使用办公自动化系统时,根据上级提出的相关要求,然后结合该单位的实际情况,对数据资料进行分析、探讨,并提出各种合理方案.当某个方案被选定后,下级就会把实际情况汇报给上级.之后,在根据数据内容需要进行研究、修改.
(五)行政管理功能
利用计算机设备记录日常办公事务,包括工作计划、日常安排、协调各种会议,避免日常事务和会议相冲突.
(六)文件处理功能
该功能对已经编好的文件进行整体处理,包含文件的输入输出、复制、转储等操作.计算机利用文件处理功能可以提高工作效率,实用性很强.
三、工商管理办公自动化系统设计的特点和目的
工商管理办公自动化系统可以实现重名查询、企业登记等功能,同时也实现了真正的无纸化办公.工商管理办公自动化系统可以帮助人们解决单位实际需求,具有一定的实用性和易用性.网络平台利用模块设计,随着时间的发展,模块可以灵活搭配各接口组件,更好地实现系统的第二次开发,达到技术可延伸性的目标.工商管理办公自动化系统设立大众化的操作接口,对大多数单位和用户来说,系统的界面简单和易操作给人们带来了许多方便.工商管理办公自动化系统设计具有很高的安全性,采用各模块之间进行相互监督的方式,系统在重要文件加密方面也进行了设计.工商管理办公自动化系统的设计能够使文件处理过程更加接近实际工作情况.
四、建立工商管理办公自动化系统的重要性
目前,工商管理系统具有一定的发展水平,但还不够完善.从整个工商管理系统来看,计算机设备的数量很少,部分单位尚未配置计算机.即使是配置了计算机,其计算机的使用率也比较低,使用范围仅限于资料查询和文字处理.还未涉及到管理控制、资源共享、决策支持等领域.在一定程度上,工商管理业务的规范化、管理的正规化制度还不完善,自动化程度也不是很高,在安全性、实用性等方面还存在一定的不足.导致以上事件发生的主要原因有：工商管理方面缺少计算机水平较高的应用型人才、相关负责人对计算机在工商管理方面应用的重要性认识还不够、自动化系统还不完善等.随着计划经济体制向市场经济体制发展的过程中,工商管理部门起着很重要的作用.因此,实现工商管理办公自动化系统是当前改革的首要任务.
五、总结
随着信息技术的不断发展,特别是网络科技的迅速发展,正在不断的改变人们的交流方式,同时也影响着工商部门的工作方式.国民经济和社会信息化水平在一定程度上决定着国家综合国力的高低.工商管理办公自动化系统在今后的发展中要遵循实用性、规范性、高效性、可操作性、安全性等原则.科学、合理的运用工商管理办公自动化系统,不仅可以实现真正的无纸化办公,节约了成本,还可以提高工商管理的品质和效率.因此,工商管理办公自动化系统对于工商管理具有重要的意义.